Auswertung von Kontoauszügen

In diesem Artikel wird erläutert, wie Account Reconciliation Kontoauszugsdateien analysiert, um Daten zu Transaktionen für den Abgleich zu extrahieren.

Übersicht über die Analyse

Die Analyse ist der Vorgang des Einlesens und Extrahierens strukturierter Daten aus hochgeladenen Kontoauszugsdateien. Wenn Sie einen Kontoauszug hochladen, führt das System automatisch folgende Schritte durch:

1. die Datei (PDF, CSV oder Excel) identifiziert
2. sucht die Transaktionstabellen innerhalb der Datei
3. Es extrahiert die Details der Transaktionen (Daten, Beschreibungen, Beträge)
4. Extrahiert den Schlussbestand (sofern verfügbar)
5. Bereitet die Daten für den KI-gestützten Abgleich mit Hauptbuchtransaktionen vor

Der Parsing-Vorgang läuft automatisch ab, wenn Sie Kontoauszugsdateien in eine Kontenabstimmung hochladen. Es ist keine manuelle Konfiguration erforderlich.

Unterstützte Dateiformate

Account Reconciliation unterstützt die folgenden Kontoauszugsformate:

Parsing-Regeln

Wenn Kontoauszugsdateien hochgeladen werden, befolgt das System diese einfachen Regeln:

Regel 1: CSV-/Excel-Dateien werden stets gegenüber PDF-Dateien bevorzugt

CSV- und Excel-Dateien enthalten strukturierte Daten, die das System direkt und präzise auslesen kann. PDF-Dateien erfordern eine zusätzliche Verarbeitung, um Daten aus den grafischen Layouts zu extrahieren.

Regel 2: Transaktionen werden aus CSV-/Excel-Dateien extrahiert, wenn vorhanden

Wenn Sie eine CSV- oder Excel-Datei hochladen, extrahiert das System die Daten zu Transaktionen aus dieser Datei. PDF-Dateien werden für Transaktionen nur dann verwendet, wenn keine CSV-/Excel-Datei hochgeladen wird.

Regel 3: Die Quelle des Schlussbestandes hängt davon ab, was verfügbar ist

• Wenn die CSV-/Excel-Datei einen Schlussbestand enthält → Das System verwendet diesen
• Wenn die CSV-/Excel-Datei keinen Schlussbestand enthält, aber eine PDF-Datei hochgeladen wird → Das System extrahiert den Schlussbestand aus der PDF-Datei
• Wenn nur eine CSV- oder Excel-Datei ohne Schlussbestand hochgeladen wird → müssen Sie den Schlussbestand manuell eingeben

Regel 4: PDF erfüllt je nach dem, was zusätzlich hochgeladen wird, unterschiedliche Funktionen

• Nur PDF → Primäre Quelle für alle Daten
• PDF zusammen mit CSV/Excel (CSV enthält einen Schlussbestand) → Das PDF wird ausschließlich zu Referenz- und Prüfungszwecken beigefügt
• PDF mit CSV/Excel (CSV enthält keinen Schlussbestand) → Das PDF wird ausschließlich für den Schlussbestand verwendet

Szenarien für den Parsing-Workflow

Die folgende Tabelle erläutert, wie das System verschiedene Kombinationen beim Hochladen von Dateien verarbeitet:

Auswertung mehrseitiger PDF-Dateien

Die Analyse mehrseitiger PDF-Dateien bezeichnet die Fähigkeit des Systems, Kontoauszüge zu verarbeiten, die sich über mehrere Seiten innerhalb eines einzigen PDF-Dokuments erstrecken. Viele Kontoauszüge, insbesondere bei Konten mit hohem Transaktionsvolumen, erstrecken sich über mehrere Seiten. Account Reconciliation liest und verarbeitet alle Seiten einer PDF-Datei als ein einheitliches Dokument und extrahiert Daten zu Transaktionen unabhängig davon, auf welcher Seite sie erscheinen.

Wenn mehrseitige PDF-Dateien verarbeitet werden, führt das System folgende Schritte durch:

• analysiert alle Seiten innerhalb des Dokuments
• identifiziert Transaktionstabellen über mehrere Seiten hinweg
• Extrahiert Transaktionsdaten, Beschreibungen und Beträge
• konsolidiert die Daten aller Seiten zu einem einzigen Transaktionssatz
• löst eine KI-Übereinstimmung mit Hauptbuch-Transaktionen aus

Bewährte Verfahren für das Parsen von PDF-Dateien

Um optimale Ergebnisse beim Parsen von PDF-Dateien zu gewährleisten:

• Verwenden Sie elektronisch erstellte PDF-Dateien – Diese enthalten eingebettete Textdaten, die das System direkt lesen kann. Bei gescannten Dokumenten ist möglicherweise eine OCR erforderlich, was zu Fehlern führen kann.
• Vermeiden Sie passwortgeschützte Dateien – Das System kann nicht auf geschützte Dateien zugreifen und gibt einen Fehlerstatus zurück.
• Bringen Sie die Perioden-Übereinstimmung mit dem Abstimmungszeitraum auf – Abweichungen zwischen den Perioden können zu einer falschen Datenzuordnung und zu Fehlern beim Parsen führen.
• Verwenden Sie originale, von der Bank erstellte PDF-Dateien – Von Dritten bearbeitete PDF-Dateien oder aus anderen Anwendungen exportierte Kontoauszüge können eine nicht standardmäßige Formatierung aufweisen.

Fehler bei der PDF-Verarbeitung

Wenn die PDF-Verarbeitung fehlschlägt, wird für die Datei der Status „Fehler“ angezeigt. In der folgenden Tabelle werden häufige Fehler und deren Behebung beschrieben: