Übersicht über die Kontenabstimmung
Das Modul „Abstimmungen“ ist der zentrale Arbeitsbereich für die Verwaltung, Nachverfolgung und Durchführung von Abstimmungen für Konten. Diese umfassende Oberfläche bietet einen Überblick über alle Abstimmungsaktivitäten für die ausgewählte Periode und ermöglicht es Erstellern, Prüfern und Genehmigern, Abstimmungen effizient vorzubereiten, zu überprüfen und zu genehmigen.
Account Reconciliation ist der Prozess, bei dem der Saldo des Hauptbuchs eines Kontos mit der zugrunde liegenden Quelle (Kontoauszug, Nebenbuch oder manuelle Dokumentation) abgeglichen und beliebige Differenzen aufgelöst werden.
Lineos beschleunigt die Kontenabstimmung für Finanzteams durch:
den direkten Abruf der Hauptbuchsalden aus dem ERP.
das Laden der zugrunde liegenden Daten (Kontoauszüge, Belegzeilen) in einen einzigen Arbeitsbereich.
den automatischen Abgleich von Transaktionen zwischen dem Hauptbuch und der Belegquelle mithilfe von KI.
die Bereitstellung von Workflows für Vorbereitung, Überprüfung und Genehmigung mit lückenlosen Prüfpfaden.
die Unterstützung gruppierter Abstimmungen, kategorisierter Risiken und Dashboards für Transparenz auf Portfolioebene.
Zugriff auf Abstimmungen
So greifen Sie auf Abstimmungen zu:
Melden Sie sich bei Account Reconciliation an.
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Auswählen Abstimmungen in der linken Navigationsleiste.
Die Liste der Abstimmungen wird geladen, wobei die aktuelle Periode in der Kopfzeile angezeigt wird (zum Beispiel Abstimmungen (Juli 2026)).
So zeigen Sie Abstimmungen für eine andere Periode an:
Klicken Sie oben rechts in der Kopfzeile auf die Periodenauswahl.
Wählen Sie die erforderliche Periode aus dem Kalender-Dropdown-Menü aus. Die Liste wird mit den Abstimmungen für die ausgewählte Periode aktualisiert.
Informationen zu den Arten von Abstimmkonten
Account Reconciliation unterstützt die folgenden Abstimmungsarten, die durch die in der Abstimmungsvorlage festgelegte Konfiguration der Quelle bestimmt werden:
Bankkontenabstimmung
Verwendet Kontoauszüge als Quelle.
Ermöglicht den automatischen Abgleich von Transaktionen mithilfe von KI.
Erforderlich ist das Hochladen von Kontoauszugsdateien (im Excel-, CSV- oder PDF-Format).
Das System analysiert die Kontoauszüge automatisch und stellt die Übereinstimmung der Transaktionen mit den Hauptbuchbuchungen fest.
Geeignet für Kassen-, Bank- und Kreditkarten-Konten.
Verwendet die Registerkarten „Nicht abgeglichen“ und „Abgeglichen“ für den Transaktionsabgleich.
Standardabstimmung [v26.3]
Verwendet manuell eingegebene Belegzeilen, die den Saldo belegen.
Gilt für Konten ohne Kontoauszüge (abgegrenzte Aufwendungen, vorausbezahlte Konten und andere Hauptbuchkonten, die eine auf Ermessensentscheidungen basierende Abstimmung erforderlich machen).
Der Hauptbuchsaldo wird aus dem ERP-System übernommen und kann nicht überschrieben werden.
Der Belegsaldo wird automatisch als Summe der Belegzeilen berechnet und kann nicht überschrieben werden.
Die Ersteller fügen Belegzeilen hinzu, die belegen, woraus sich der Belegsaldo zusammensetzt.
Es findet keine Übereinstimmung von Transaktionen statt. Die Abstimmung ist abgeschlossen, wenn die Differenz zwischen Hauptbuchsaldo und Belegsaldo innerhalb der konfigurierten Toleranz liegt.
Hinweis: Der Abstimmungs-Typ wird an der Vorlage unter Einstellungen > Abstimmungen festgelegt.
Den Abstimmungs-Workflow verstehen
Account Reconciliation folgt einem dreistufigen Workflow mit klarer Rollentrennung und Verantwortlichkeit.
Vorbereitungsphase
Phasenindikatoren: „Nicht begonnen“ (grau), bevor mit der Arbeit begonnen wird; „In Bearbeitung“ (blau), nachdem die Arbeit begonnen hat.
Der zugewiesene Ersteller führt die folgenden Aktionen durch:
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Für Bankkontenabstimmungen:
Lädt Kontoauszüge hoch.
Prüft die durch KI abgeglichenen Transaktionen.
Ordnet Übereinstimmungen bei Bedarf manuell zu oder hebt die Zuordnung auf.
Fügt nicht abgeglichene Einzelposten hinzu und dokumentiert Abweichungen mit Kategorien und Kommentaren.
Übermittelt die Abstimmung zur Überprüfung, wenn der Saldo ausgeglichen ist.
Weitere Informationen finden Sie unter „Bankkontenabstimmung“.
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Für Standard-Abstimmungen [v26.3] :
Fügt Belegzeilen hinzu, die aufzeigen, woraus sich der Saldo zusammensetzt.
Weist den Belegzeilen auf Zeilenebene Kategorien und Kommentare zu.
Übermitteln Sie die Abstimmung für die Überprüfung, wenn die Differenz zwischen dem Hauptbuchsaldo und dem Belegsaldo innerhalb der konfigurierten Toleranz liegt.
Das System berechnet automatisch die Differenz zwischen dem Hauptbuchsaldo und dem Belegsaldo.
Der Ersteller übermittelt die Abstimmung zur Überprüfung, wenn die Abstimmung ausgeglichen ist (bei Standardabstimmungen: innerhalb der konfigurierten Toleranz).
Weitere Informationen finden Sie unter „Bankkontenabstimmung“ und „Standardabstimmung“.
Überprüfungsphase
Phasenindikator:Während der Überprüfung (gelb).
Der zugewiesene Prüfer:
Prüft die abgeschlossene Abstimmung.
Überprüft die Richtigkeit der Transaktionen, die einer Übereinstimmung unterliegen, und der Erklärungen zu Abweichungen.
Genehmigt entweder zur endgültigen Freigabe oder sendet an die Vorbereitungsphase zurück.
Genehmigungsphase
Phasenindikatoren:Zur Genehmigung ausstehend (orange), wenn die Genehmigung aussteht; Genehmigt (grün), wenn die Genehmigung erteilt wurde.
Der zuständige Genehmiger:
Prüft alle Unterlagen und Abweichungserklärungen.
Erteilt die endgültige Freigabe oder lehnt den Vorgang ab und leitet ihn zurück in die Vorbereitungsphase.
Nach der Genehmigung wird die Abstimmung gesperrt. Nur der ursprüngliche Genehmiger kann die Genehmigung rückgängig machen, wodurch die Abstimmung wieder in den Status In Bearbeitung versetzt wird.
Abstimmung erneut öffnen
Die Funktion Abstimmung erneut öffnen startet den Abstimmungsprozess neu, wenn sich der Saldo des Hauptbuchs ändert. Die Zurücksetzung erfolgt automatisch, wenn das System nach der Einreichung oder Genehmigung Änderungen am Saldo des Hauptbuchs feststellt.
Während der Abstimmungsperiode können sich die Hauptbuchsalden ändern aufgrund der folgenden Gründe:
Verspätete Journalbuchungen, die im ERP verbucht wurden.
Korrekturen oder Anpassungen an bestehenden Buchungen.
Zusätzliche Transaktionen, die nach der ersten Datensynchronisation verarbeitet wurden.
Wenn das System feststellt, dass sich der Saldo des Hauptbuchs eines Kontos nach dem Übermitteln oder Genehmigen einer Abstimmung geändert hat:
versetzt der Workflow den Abstimmungsvorgang automatisch zurück in die Phase Vorbereitung (Status In Bearbeitung).
Wenn sich die Änderung des Hauptbuchsaldos auf frühere Perioden auswirkt, öffnet das System alle Perioden bis einschließlich der Periode, in der die Änderung aufgetreten ist, erneut.
Sobald die Abstimmung in der betroffenen Periode abgeschlossen ist, müssen nachfolgende Perioden manuell erneut eingegeben und durch den Workflow geführt werden.
Regeln für den Abstimmungs-Workflow
Rollenzuweisung
Ersteller und Prüfer können dieselbe Person sein.
Prüfer und Genehmiger dürfen nicht dieselbe Person sein (das System erzwingt die Aufgabentrennung).
Jede Rolle kann Beliebig zugewiesen werden, sodass jeder Anwender diese Funktion ausführen kann.
Anforderungen an Kommentare
Kommentare sind beim Übermitteln an die Prüfer oder Genehmiger optional.
Kommentare sind obligatorisch, wenn eine Abstimmung abgelehnt wird.
Genehmigung zurücknehmen
Nur der Anwender, der eine Abstimmung genehmigt hat, kann die Genehmigung rückgängig machen.
Durch das Rückgängigmachen wird die Abstimmung in den Status In Bearbeitung zurückversetzt.
Einschränkungen im Abstimmungs-Workflow
Um die Datenintegrität zu schützen und ordnungsgemäße Prüfpfade zu gewährleisten, werden Aktionen zum Bearbeiten automatisch deaktiviert, sobald eine Abstimmung die Phase „Vorbereitung“ hinter sich lässt.
Aktionen werden ebenfalls blockiert, wenn die Abstimmung für das gleiche Konto in einer früheren Periode noch offen ist. Das System zeigt eine Meldung an, dass keine Aktion durchgeführt werden kann, bis die Abstimmung der vorherigen Periode abgeschlossen ist.
Bankkontenabstimmungen
Sobald die Abstimmung für die Überprüfung übermittelt wurde, sind die folgenden Aktionen gesperrt:
Transaktionen abgleichen/Abgleich aufheben.
Dateien hochladen
Transaktionsdetails bearbeiten.
Transaktionen löschen.
Abstimmung zurücksetzen.
Saldo einstellen
Standardabstimmungen [v26.3]
Sobald die Abstimmung für die Überprüfung übermittelt wurde, sind die folgenden Aktionen gesperrt:
Belegzeilen hinzufügen.
Belegzeilen bearbeiten.
Belegzeilen löschen.
Belegdokumente hochladen.
Kategorien und Kommentare auf Zeilenebene hinzufügen oder bearbeiten.
Konzerninterne Abstimmungen [v26.3]
Sobald die Abstimmung für die Überprüfung übermittelt wurde, sind die folgenden Aktionen gesperrt:
Transaktionen abgleichen/Abgleich aufheben
Eröffnungsübertragungszeilen hinzufügen oder importieren
Übertragungszeilen bearbeiten oder Löschen
Kommentare und Kategorien hinzufügen oder bearbeiten
Frühzeitiger Start für Abstimmungen der nächsten Periode [v26.1]
Die Ersteller können mit der Abstimmung der Weiter-Periode beginnen, sobald die aktuelle Periode die Vorbereitungsphase verlassen hat.
Regeln:
Die Abstimmung für die nächste Periode kann gestartet werden, sobald die aktuelle Periode für die Überprüfung übermittelt wurde.
Die Abstimmung für die nächste Periode kann erst zur Überprüfung übermittelt werden, wenn die Abstimmung der vorherigen Periode abgeschlossen (genehmigt) ist.
Wird die vorherige Periode abgelehnt oder wieder geöffnet, setzt das System die automatischen Übereinstimmungen in der nächsten Periode automatisch zurück (manuelle Übereinstimmungen bleiben erhalten) und schränkt bestimmte Aktionen ein, bis die vorherige Periode wieder zur Überprüfung steht.
Hinweis: Die Ablehnungsmeldung für die vorherige Periode enthält folgende Warnung: „Dadurch werden die automatischen Übereinstimmungen in der zukünftigen Abstimmung zurückgesetzt.“
Verhalten beim automatischen Start der Abstimmung [v26.3]
Wenn Konten mit integrierten Datenquellen (ERP-Integrationen, Bankfeeds oder Konnektoren) verbunden sind, starten die Abstimmungen automatisch und durchlaufen die Perioden basierend auf den verfügbaren Salden. Dadurch entfällt die manuelle Einleitung von Perioden und es entsteht ein nahtloser Workflow.
Die Anforderungen an die Salden variieren je nach Art der Abstimmung:
Für Konto- und konzerninterne Abstimmungen sind Salden sowohl auf der Hauptbuchseite als auch auf der Beleg-/Gegenparteiseite erforderlich
Standardabstimmungen erfordern ein Saldo nur auf der Hauptbuchseite
Der automatische Ablauf folgt dieser Reihenfolge:
Erste Periode: Wenn Sie eine Abstimmungsinstanz anlegen, prüft das System, ob ausreichende Salden vorhanden sind. Wenn Salden vorhanden sind, wechselt die erste offene Periode automatisch vom Status „Nicht begonnen“ in den Status „In Bearbeitung“ und löst den automatischen Abgleich aus. Bei konzerninternen Abstimmungen können Sie den Vorgang auch manuell starten, indem Sie eine Eröffnungsübertragungszeile hinzufügen oder importieren oder ein Transaktionspaar abgleichen.
Folgende Perioden: Nachdem Sie eine Periode zur Überprüfung übermittelt haben, wertet das System die nächste Periode aus. Wenn auf den erforderlichen Seiten Salden vorhanden sind, wechselt die nächste Periode automatisch in den Status „In Bearbeitung“ und löst den automatischen Abgleich aus. Dieser Vorgang setzt sich über alle Perioden hinweg fort.
Nach einer Ablehnung: Wird eine übermittelte Periode während der Überprüfung abgelehnt und kehrt in den Status „In Bearbeitung“ zurück, wird die nächste Periode im Status „Nicht begonnen“ gehalten. Die nächste Periode wird erst weitergeleitet, wenn die aktuelle Periode die Vorbereitungsphase abgeschlossen hat. Sobald die aktuelle Periode die Vorbereitungsphase abgeschlossen hat, wird die nächste Periode auf einen automatischen Start geprüft und fortgesetzt, sofern die Anforderungen an den Saldo erfüllt sind. Dies gewährleistet die Periodenintegrität, indem verhindert wird, dass nachfolgende Perioden fortgesetzt werden, solange eine frühere noch unvollständig ist.
Ein automatischer Start erfolgt nur, wenn:
Konten mit aktiven integrierten Quellen verbunden sind
am erforderlichen Stellen ausreichende Salden vorhanden sind
sich die Periode im Status „Nicht gestartet“ befindet
Ein automatischer Start findet NICHT statt, wenn:
Konten sind nicht mit integrierten Datenquellen verbunden
Die erforderlichen Salden nicht vorhanden sind
Eine Periode manuell in einen anderen Status verschoben oder abgeschlossen wurde