Standardabstimmung [v26.3] 

Standardabstimmung (früher „Manuell“ genannt) wird für Konten zur Saldenüberprüfung verwendet, wo der Hauptbuchsaldo nicht durch den Abgleich von Transaktionen mit einem Kontoauszug, sondern durch Belegzeilen nachgewiesen wird, deren Summe dem Saldo entspricht.

Standardabstimmungen werden in der Regel für Konten wie abgegrenzte Aufwendungen, Vorauszahlungen, Rückstellungen und andere Hauptbuchkonten verwendet, deren Salden aus manuellen Journalbuchungen stammen, ohne dass zugrunde liegende Transaktionszeilen durch sie hindurchlaufen.

Standardabstimmungen werden in der Spalte Belegquelle der Liste der Abstimmungen mit dem Kennzeichen Standard angezeigt.

Hinweis: Der Abstimmungs-Typ wird durch die unter Einstellungen > Abstimmungen festgelegte Konfiguration für Quelle bestimmt.

Standardabstimmungen dienen dazu, einen Hauptbuchsaldo zu belegen, indem die Posten dokumentiert werden, aus denen sich der Saldo zusammensetzt.

Im Gegensatz zu Konto-Abstimmungen gibt es keine Transaktionen, die mit Hauptbuchtransaktionen abgeglichen werden können. Stattdessen erstellen die Ersteller Belegzeilen, die zusammen den Saldo des Hauptbuchs für die Periode erklären.

Wenn der Hauptbuchsaldo beispielsweise 50.000 $ beträgt, kann ein Ersteller die folgenden Belegzeilen anlegen:

Der Saldo der Belegzeilen beträgt 50.000 $, was zu einer Differenz von 0,00 $ führt.

Belegzeilen können manuell hinzugefügt oder in großen Mengen importiert werden und können Kategorien, Kommentare und Belege enthalten. Zusammen bilden die Belegzeilen den Belegplan, der zur Begründung des Saldos dient.

Standard-Abstimmungen berechnen Salden automatisch anhand der Belegzeilen:

• Hauptbuchsaldo: Aus dem ERP abgerufen.

• Belegsaldo: Summe aller Belegzeilen.

• Unterschied: Hauptbuchsaldo − Belegsaldo.

Weder der Belegsaldo noch die Differenz können manuell überschrieben werden.

Wenn Basiszeilen hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden, werden der Basis-Saldo und die Differenz automatisch neu berechnet.

Seite „Standard-Abstimmungsdetails“

Die Seite „Standard-Abstimmungsdetails“ enthält die folgenden Abschnitte:

• Kopfzeile – Zeigt den Namen der Abstimmung, die Periode, das Status-Symbol und die Aktionssymbole auf Seitenebene an.

• Zusammenfassungskarten – Zeigt die KPI-Karten „Hauptbuchkonto“, „Hauptbuchsaldo“, „Belegsaldo“ und „Differenz“ an.

• Belegzeilen – Wo die Ersteller Belegzeilen hinzufügen und verwalten, um den Saldo des Hauptbuchs zu belegen.

Kopfzeile

Die Kopfzeile zeigt die Abstimmungs-ID an und zeigt Aktionssymbole auf Seitenebene an.

Zusammenfassungskarten

Die KPI-Zusammenfassungskarten oben auf der Seite werden angezeigt und zeigen Folgendes an:

Belegzeilen

Belegzeilen sind die Einzelposten, die den Saldo des Hauptbuchs für die Periode belegen.

Jede Belegzeile enthält ein Datum, einen Betrag und eine Beschreibung sowie optional eine Kategorie, Kommentare und Anhänge auf Zeilenebene.

Der Belegsaldo wird automatisch als Summe aller Belegzeilen berechnet und dient zum Abgleich mit dem Hauptbuchsaldo.

Belegzeilen werden der Abstimmung zugeordnet und nicht einem bestimmten Hauptbuchkonto, wodurch eine konsolidierte Übersicht über die Komponenten entsteht, aus denen sich das Abstimmungssaldo zusammensetzt.

Belegzeilen können aus drei Quellen stammen:

• Manuell hinzugefügt – Einzelne Zeilen, die über die Aktion „Belegzeile hinzufügen“ erstellt wurden.

• Importiert – Über die Funktion „Belegzeilen importieren“ hinzugefügt.

• Übertragen – Automatisch aus der vorherigen Abstimmungsperiode kopiert.

Alle Belegzeilen fließen in den Belegsaldo ein, unabhängig davon, wie sie erstellt wurden.

Belegzeilen bleiben während der Vorbereitungsphase bearbeitbar, vorbehaltlich der später in diesem Artikel beschriebenen Einschränkungen.

So führen Sie eine Standardabstimmung durch:

1. Legen Sie den Hauptbuchsaldo über „Hauptbuchsaldo festlegen“ fest.

2. Belegdokumente hochladen.

3. Verwalten Sie Belegzeilen – Hinzufügen, Import, Bearbeiten, Löschen, Kommentieren und Kategorisieren

4. Hinzufügen von Anhängen auf Zeilenebene bei Bedarf.

5. Abstimmung zur Überprüfung übermitteln

6. Herunterladen Sie den Abstimmungsbericht.

7. Öffnen Sie die Abstimmung erneut.

8. Belegzeilen vortragen.

Belegdokumente hochladen

Bei Standard-Abstimmungen werden über die Schaltfläche Hochladen in der Kopfzeile Belege zur Abstimmung hinzugefügt, die zu Referenz- und Prüfungszwecken dienen. Im Gegensatz zu Konto-Abstimmungen wird keine Analyse durchgeführt. Die hochgeladenen Dateien werden als Anhänge gespeichert.

So laden Sie Belege hoch:

1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Hochladen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld zum Hochladen auf Dateien durchsuchen oder ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop in den Bereich zum Hochladen.

3. Markieren Sie die Belegdateien.

4. Klicken Sie auf Hochladen. Die Dateien werden der Abstimmung beigefügt.

Hinweis: Pro Upload-Stapel können maximal 20 Dateien hochgeladen werden. Wenn mehr als 20 Dateien markiert werden, zeigt das System eine Fehlermeldung an.

Hochgeladene Dateien können im Modul Dateien über die Aktion Zu den Dateien in der Kopfzeile angezeigt werden.

Belegzeilen verwalten

Die Tabelle „Belegzeilen“ zeigt alle Belegzeilen für die Periode an, einschließlich manuell hinzugefügter, importierter und vorgetragener Zeilen.

Ein Kategorie-Filter (Dropdown-Menü „Alle Kategorien“) und eine Suchleiste oben rechts ermöglichen es Ihnen, Zeilen schnell zu filtern und zu finden. Am unteren Rand der Tabelle werden die Gesamtanzahl der Zeilen und der Gesamtbetrag des Belegsaldos angezeigt.

Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Zum Hinzufügen von Belegzeilen sind zwei Optionen verfügbar:

• Belegzeile hinzufügen – Fügt Zeilen einzeln über ein Dialogfeld hinzu. Manuell hinzugefügte Zeilen können bearbeitet oder gelöscht werden.

• Belegzeilen importieren – Importiert mehrere Zeilen gleichzeitig mithilfe einer vordefinierten CSV-Vorlage. Importierte Belegzeilen können während der Vorbereitungsphase bearbeitet oder gelöscht werden. Änderungen werden automatisch im Belegsaldo und in der Differenz aktualisiert.

Belegzeile hinzufügen

So fügen Sie eine Kontrollzeile manuell hinzu:

1. Klicken Sie auf der Seite Abstimmungsdetails auf Belegzeile Hinzufügen.

2. Geben Sie im Dialogfeld Belegzeile Hinzufügen die folgenden Felder ein:

   Feld	Beschreibung
   Datum	Datum der Belegzeile. Pflichtfeld. Unterstützt Daten außerhalb der Periode, jedoch keine zukünftigen Daten.
   Betrag	Betrag der Belegzeile in der funktionalen Währung des Kontos. Pflichtfeld.
   Beschreibung	Beschreibung des Inhalts der Zeile. Pflichtfeld.

3. Klicken Sie auf Zeile Hinzufügen.

   Die Belegzeile wird in der Tabelle angezeigt. Die Felder Belegsaldo und Differenz werden automatisch neu berechnet.

   Hinweis: Nachdem die Zeile hinzugefügt wurde, können Sie optional eine Kategorie zuweisen und Kommentare hinzufügen, indem Sie die am Ende der Zeile der Belegzeile verfügbaren Steuerelemente verwenden.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis die Belegzeilen den gesamten Hauptbuchsaldo abdecken.

Hinweis: Duplizierte Zeilen werden anhand der Kombination aus Datum, Betrag und Beschreibung erkannt. Beim Duplizieren einer Zeile wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Import von Belegzeilen

So importieren Sie Belegzeilen in großen Mengen:

1. Klicken Sie auf der Seite Abstimmungsdetails auf Belegzeilen importieren.

2. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die vordefinierte CSV-Vorlage herunterzuladen.

3. Füllen Sie die CSV-Vorlage mit den Belegzeilen aus. Die Vorlage enthält die folgenden Spalten:

   Spalte	Beschreibung
   Datum	Pflichtfeld. Kann außerhalb der Abstimmungsperiode liegen.
   Betrag	Pflichtfeld. Nur numerische Werte.
   Beschreibung	Pflichtfeld.

4. Klicken Sie auf Hochladen und markieren Sie die ausgefüllte CSV-Datei.

   Die Belegzeilen werden importiert und erscheinen in der Tabelle. Der Belegsaldo und die Differenz werden automatisch neu berechnet.

   Hinweis: Nach dem Import können Sie optional Kategorien zuweisen und Kommentare hinzufügen, indem Sie die Steuerelemente, die auf den einzelnen Zeilen der Belegzeilen verfügbar sind, verwenden.

Hinweis: Beim Massenimport werden alle zuvor importierten Zeilen durch die neuen Zeilen ersetzt – es erfolgt keine Anfügung. Aus früheren Perioden übertragene Zeilen werden durch das neue Hochladen nicht ersetzt.

Hinweis: Jedes Hochladen oder erneute Hochladen der CSV-Datei wird als neuer Anhang gespeichert; frühere Anhänge verhalten sich wie bestehende Anhänge. Zu jedem Zeitpunkt wird nur ein Anhang für Belegzeilen beibehalten.

Belegzeile bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Belegzeile:

1. Suchen Sie die Belegzeile in der Tabelle „Belegzeilen“.

2. Klicken Sie in der Zeile auf Bearbeiten (Bleistift-Symbol).

3. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf.

4. Klicken Sie auf Zeile aktualisieren.

   Die Felder Belegsaldo und Differenz werden automatisch neu berechnet.

   Hinweis: Nachdem die Zeile hinzugefügt wurde, können Sie optional eine Kategorie zuweisen und Kommentare hinzufügen, indem Sie die am Ende der Zeile der Belegzeile verfügbaren Steuerelemente verwenden.

Hinweis: Die Funktion Bearbeiten ist nur für manuell hinzugefügte Belegzeilen während der Vorbereitungsphase verfügbar. Importierte und vorgetragene Zeilen können nicht bearbeitet werden. Bei bearbeiteten Zeilen wird anhand der Kombination aus Datum, Betrag und Beschreibung auf Duplikate geprüft.

Belegzeile Löschen

So löschen Sie eine Belegzeile:

1. Suchen Sie die Belegzeile in der Tabelle „Belegzeilen“.

2. Klicken Sie in der Zeile auf Löschen (Papierkorbsymbol).

3. Bestätigen Sie das Löschen.

   Die Felder Belegsaldo und Differenz werden automatisch neu berechnet.

Hinweis: Löschen ist nur für manuell hinzugefügte Belegzeilen während der Vorbereitungsphase verfügbar, nicht jedoch für importierte Belegzeilen. Importierte Belegzeilen können nicht gelöscht werden. Das Löschen einer Übertragungszeile gilt nur für die aktuelle Periode und hat keine Auswirkungen auf die vorherige Periode.

Kommentare und Kategorisieren von Belegzeilen

Kommentare und Kategorien können direkt in der Tabelle „Belegzeilen“ auf Zeilenebene zugewiesen werden. Kategorien klassifizieren die Art jeder Belegzeile und werden für die Risikoklassifizierung am Dashboard für nicht abgeglichene Risiken verwendet. Kategorien für Standardabstimmungen werden getrennt von Bankkontoabstimmungen verwaltet und unter der Registerkarte Standardkategorien in den Einstellungen > Kategorien konfiguriert.

So weisen Sie einer einzelnen Belegzeile einen Kommentar oder eine Kategorie zu:

1. Suchen Sie die Belegzeile in der Tabelle „Belegzeilen“.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kategorie an der Zeile und markieren Sie die entsprechende Kategorie.
3. Klicken Sie auf das Feld Kommentar in der Zeile und geben Sie den Kommentartext ein.

So aktualisieren Sie Kommentare oder Kategorien für mehrere Belegzeilen [v26.2]  gleichzeitig:

1. Markieren Sie das Kontrollkästchen für jede Belegzeile, die aktualisiert werden soll. Die Aktionsschaltfläche zeigt die Anzahl der ausgewählten Zeilen an (z. B. 6 Zeilen aktualisieren).
2. Klicken Sie auf Aktualisieren [N] Zeilen. Das Dialogfeld für die Massenfortschreibung wird geöffnet.
3. Geben Sie einen Kommentar ein, wählen Sie eine Kategorie aus oder beides.
4. Klicken Sie auf Aktualisieren. Der Kommentar und die Kategorie werden auf alle ausgewählten Zeilen angewendet.

Hinweis: Kategorien sind optional. Zeilen, denen keine Kategorie zugewiesen ist, werden standardmäßig als hohes Risiko behandelt.

Hinweis: Bei übertragenen Zeilen können Kommentare und Kategorien aus der Vorperiode in der aktuellen Periode bearbeitet werden.

Anhänge auf Zeilenebene [v26.3] 

Jede Belegzeile unterstützt Anhänge von Dateien, sodass Ersteller Belege – wie Rechnungen, E-Mail-Bestätigungen oder Verträge – direkt an die entsprechende Zeile anhängen können.

So fügen Sie eine Datei an eine Belegzeile an:

1. Suchen Sie die Belegzeile in der Tabelle „Belegzeilen“.

2. Klicken Sie in der Zeile auf „Dateien hochladen (↑)“, um eine neue Datei direkt an diese Zeile anzuhängen.

3. Um alle an eine Zeile angehängten Dateien anzuzeigen, klicken Sie auf „Dateien anzeigen“ – das Modul „Dateien“ wird gefiltert nach dieser Zeile geöffnet.

4. So verwalten Sie vorhandene Anhänge an einer Zeile: Klicken Sie auf „Anhänge verwalten“.

Regeln für Anhänge auf Zeilenebene:

• Anhänge können nur während der Vorbereitungsphase hinzugefügt oder entfernt werden.

• Dieselbe Datei kann an mehrere Belegzeilen angehängt werden.

• Das Löschen eines Anhangs aus einer Zeile entfernt ihn nur aus dieser Zeile. Wenn dieselbe Datei an andere Zeilen angehängt ist, bleibt sie auf diesen Zeilen unverändert.

• Aus früheren Perioden vorgetragene Belegzeilen zeigen ihre Anhänge der Vorperiode schreibgeschützt an. Anhänge aus früheren Perioden können nicht aus der aktuellen Periode gelöscht werden.

• Das Symbol für die Anzahl der Anhänge in der Kopfzeile gibt die Gesamtzahl einschließlich aller Anhänge auf Zeilenebene an.

Bearbeitungsbeschränkungen

Die Pflege von Belegzeilen ist nur während der Vorbereitungsphase verfügbar.

Während der Vorbereitungsphase können Anwender:

• Belegzeilen hinzufügen.
• Belegzeilen bearbeiten.
• Belegzeilen löschen.
• Belegzeilen importieren.
• Kategorien aktualisieren.
• Kommentare aktualisieren.
• Anhänge auf Zeilenebene hinzufügen oder entfernen.

Sobald die Abstimmung die Vorbereitungsphase überschritten hat, werden die Belegzeilen schreibgeschützt und können nicht mehr geändert werden.

Abstimmung zur Überprüfung übermitteln

Eine Standardabstimmung kann erst dann für die Überprüfung übermittelt werden, wenn die Abstimmung innerhalb der konfigurierten Toleranz liegt.

Das System berechnet:

Differenz = Hauptbuchsaldo − Belegsaldo

• Liegt die Differenz innerhalb der Toleranz, kann die Datei für die Überprüfung übermittelt werden.

• Wenn die Differenz die Toleranz überschreitet, bleibt Zur Überprüfung übermitteln deaktiviert.

• Die Ersteller müssen die Belegzeilen so lange fortschreiben, bis die verbleibende Differenz innerhalb des konfigurierten Schwellenwerts liegt.

Dadurch wird sichergestellt, dass das Hauptbuchsaldo ausreichend belegt ist, bevor die Abstimmung in die Phase der Überprüfung übergeht.

So übermitteln Sie eine Standardabstimmung für die Überprüfung:

1. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Abstimmung:

   • Der Hauptbuchsaldo spiegelt die aktuelle Periode wider.

   • Die Belegzeilen belegen den gesamten Hauptbuchsaldo.

   • Die Differenz zwischen dem Hauptbuchsaldo und dem Belegsaldo liegt innerhalb der konfigurierten Toleranzgrenze.

2. Klicken Sie auf Zur Überprüfung übermitteln.

3. Fügen Sie optional Kommentare zur Abstimmung hinzu.

4. Klicken Sie auf Bestätigen. Die Abstimmung wechselt in die Phase Überprüfung und die Statusanzeige wird aktualisiert.

Hinweis: Zur Überprüfung übermitteln ist nur aktiviert, wenn die Differenz zwischen dem Hauptbuchsaldo und dem Belegsaldo innerhalb der konfigurierten Toleranz liegt. Übersteigt die Differenz die Toleranz, wird der Ersteller vom Übermitteln gehindert. Um die Sperre aufzuheben, fügen Sie eine Belegzeile hinzu, um die Differenz zu erklären (z. B. eine Zeile mit der Kategorie Unerklärte Differenz), bis die verbleibende Differenz innerhalb der Toleranz liegt.

Warnung bei Unstimmigkeit [v26.1] 

Wenn der Saldo der Abstimmung nicht ausgeglichen ist, ist die Schaltfläche Zur Überprüfung übermitteln deaktiviert und daneben wird ein rotes Symbol der Warnung angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip angezeigt, der die Unstimmigkeit erklärt. Beheben Sie die Unstimmigkeit, bevor Sie die Abrechnung übermitteln.

Abstimmungsbericht exportieren [v26.3] 

Bei Standard-Abstimmungen zeigt das Export-Symbol direkt ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Exportformaten an – durch Markieren eines Formats wird die Aufstellung sofort und ohne Dialogfeld heruntergeladen.

So laden Sie die Abstimmungsaufstellung herunter:

1. Klicken Sie in der Kopfzeile oder über die Zeilenaktion auf der Seite „Abstimmungsliste“ auf Export.

2. Auswählen des Formats:

   1. Excel (.xlsx) – lädt die Aufstellung als Tabellenkalkulationsdatei herunter.

   2. PDF (.pdf) – lädt den Abgleichbericht als PDF-Dokument herunter. [v26.3] 

   3. CSV (.csv) – Die Aufstellung wird sofort als CSV-Datei heruntergeladen. Anhänge sind in CSV-Exporten nicht enthalten.[v26.3] 

Der Kontoauszug wird in Ihren Standard-Ordner zum Herunterladen heruntergeladen.

Die exportierte Datei enthält Details zu den Konten und Informationen zu den Perioden, den Hauptbuchsaldo und den Belegsaldo (Summe der Belegzeilen), alle Belegzeilen mit Kategorien und Kommentaren, aus früheren Perioden vorgetragene Belegzeilen, den Workflow-Verlauf (Ersteller, Prüfer und Genehmiger) sowie Kommentare aus allen Workflow-Phasen.

Hinweis: [v26.3]  Bei PDF-Exporten werden, sofern die Abstimmung Anhänge enthält, alle Seiten der Anhänge vollständig an das PDF angehängt, und zwar im Anschluss an den Kontoauszug. Anhänge werden bei CSV-Exporten nicht berücksichtigt.

Abstimmung erneut öffnen

Die Standardabstimmung wird automatisch wieder geöffnet, wenn nach der Einreichung oder Genehmigung Änderungen am Saldo des Hauptbuchs festgestellt werden. Der Workflow versetzt die Abstimmung zurück in die Phase Erstellung (Status In Bearbeitung).

Wenn sich die Änderung des Hauptbuchsaldos auf frühere Perioden auswirkt, öffnet das System alle Perioden bis einschließlich der Periode, wo die Änderung aufgetreten ist, erneut. Sobald die Abstimmung in der betroffenen Periode abgeschlossen ist, müssen nachfolgende Perioden manuell erneut eingegeben und durch den Workflow geführt werden.

Wenn eine aktuelle Periode zurück in den Status In Bearbeitung versetzt wird, werden alle an den Belegzeilen vorgenommenen Bearbeitungen auf zukünftige Perioden übertragen, die sich ebenfalls im Status In Bearbeitung befinden.

Wird eine gelöschte Belegzeile in der aktuellen Periode wieder hinzugefügt, wird sie auch in allen zukünftigen Perioden wiederhergestellt, die sich derzeit im Status In Bearbeitung befinden. Wenn der Anwender die Zeile in einer zukünftigen Periode nicht haben möchte, kann er sie in dieser Periode erneut löschen.

Das System zeigt die Meldung „Die Zeile ist in einer zukünftigen Periode bereits abgeschlossen“ an, um anwender über die Auswirkungen zu informieren und ihnen die Entscheidung zu überlassen, ob sie mit der Bearbeitung fortfahren möchten.

Übertragung von Belegzeilen

Belegzeilen werden automatisch von einer Periode in die nächste übertragen, wodurch die Notwendigkeit entfällt, in jeder Periode neue Belegpläne zu erstellen.

Wenn eine neue Periode verfügbar wird:

• wird der Saldo des Hauptbuchs aus dem ERP-System aktualisiert.

• Bestehende Belegzeilen werden automatisch vorgetragen.

• Der Belegsaldo wird neu berechnet.

• Die Differenz wird neu berechnet.

• Neue Belegzeilen können nach Bedarf hinzugefügt werden.

Übertragene Zeilen können nicht bearbeitet werden, lassen sich jedoch aus der aktuellen Periode löschen, ohne dass dies Auswirkungen auf frühere Perioden hat.