Checklisten-Instanz

Das Modul „Checklisten-Instanz“ unterstützt Benutzer dabei, Aktivitäten im Rahmen des Jahresabschlusses mithilfe standardisierter Aufgabenlisten für eine ausgewählte Periode zu verwalten, zu verfolgen und abzuschließen. Dieses Modul zeigt Checklistenvorlagen an, die ein Administrator aktiviert hat, und ermöglicht es Benutzern, zugewiesene Aufgaben abzuschließen, Arbeiten zur Überprüfung zu übermitteln und den Fortschritt im Hinblick auf Abschlussfristen zu verfolgen.

Checklisten werden in diesem Modul erst angezeigt, nachdem ein Administrator sie unter Einstellungen > Checklisten aktiviert hat.

Informationen zur Konfiguration und Aktivierung von Vorlagen finden Sie unter „Checklistenvorlagen verwalten“.

Aufrufen der Instanz „Checklisten“

So greifen Sie auf das Modul „Checklisten-Instanz“ zu:

Melden Sie sich bei Account Reconciliation an.
Wählen Sie Checklisten in der linken Navigationsleiste aus.

Die Seite „Checklisten“ wird automatisch geladen und zeigt die aktivierten Checklisten für die aktuelle Periode an.

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Den Checklisten-Workflow verstehen

Checklisten folgen einem Workflow mit zwei Rollen: „Ersteller“ und „Prüfer“.

Rolle des Erstellers

Der Ersteller erledigt die ihm zugewiesenen Aufgaben und übermittelt die abgeschlossenen Aufgaben für die Überprüfung.
Rolle des Prüfers

Der Prüfer prüft die abgeschlossenen Aufgaben und genehmigt sie entweder oder lehnt sie ab, woraufhin sie an den Ersteller zurückgehen. Prüfer können bei der Genehmigung optional Kommentare hinzufügen, müssen jedoch bei einer Ablehnung Kommentare angeben, um die erforderlichen Korrekturen zu erläutern. Das System zeigt alle Kommentare im Workflow-Verlauf an.

Verwalten der Checklisten-Instanz-Seite

Die Seite „Checklisten-Instanz“ bietet umfassende Werkzeuge zum Filtern, Suchen und Verwalten von Checklistenaufgaben.

Die Seite „Checklisten-Instanz“ zeigt aktivierte Checklistenvorlagen als erweiterbare Abschnitte an. Jede Checkliste zeigt eine Kopfzeile mit zusammenfassenden Informationen und eine Aufgabentabelle mit allen zugehörigen Aufgaben an.

Beispiel für eine Checklisten-Vorlage

Account Reconciliation enthält vorkonfigurierte Checklistenvorlagen für gängige Abschlussprozesse:

Beispiel: Monatsabschlussprozess

Die Vorlage „Monatlicher Abschlussprozess“ standardisiert alle Aktivitäten zum Monatsabschluss. Diese vorkonfigurierte Checkliste enthält Aufgaben, die in Ordnern organisiert sind, wie z. B. Abstimmung der Betriebskonten, Überprüfung ausstehender Schecks, Überprüfung und Buchung von Abgrenzungen, Bankabstimmungen, Überprüfung von Journalbuchungen und Erstellung des Jahresabschlusses.

So verwalten Sie Checklisten:

Navigieren Sie zum Modul Checklisten.
Standardmäßig wird die Seite „Checklisten“ angezeigt, auf der alle aktivierten Checklisten für die aktuelle Periode aufgeführt sind.

Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen in der Kopfzeile, um Checklist-Aufgaben zu filtern und zu verwalten:

Kontrolle	Funktion
Checklisten durchsuchen...	Durchsucht Ordner und Aufgaben nach Name oder Beschreibung
Aktualisieren	Aktualisiert die Checklisten-Seite mit den neuesten Daten zu den Aufgaben

Überprüfung der Informationen in der Kopfzeile der Checkliste:

Element	Beschreibung & Verwendung
Fortschrittsanzeige	Kreisförmige Anzeige, die den Fertigstellungsgrad der Checkliste in Prozent angibt
Name der Checkliste	Name der Checklistenvorlage (z. B. „Monatsabschlussprozess“)
Beschreibung	Kurzbezeichnung des Zwecks der Checkliste
Status-Symbol	Aktueller Workflow-Status der Checkliste (In Bearbeitung, Abgeschlossen)
Anzahl der Aufgaben	Gesamtzahl der Aufgaben in der Checkliste nach Status (z. B. „0 von 1 Elementen“)
Überfälligkeitswarnung	Anzahl der überfälligen Einträge, die rot angezeigt werden, wenn Aufgaben ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben
Erweitern/Zuklappen	Pfeilsymbol zum Ein- oder Ausblenden der Liste der Aufgaben

Aufgabeninformationen in der Aufgabentabelle anzeigen:

Spaltenname	Beschreibung & Verwendung
Titel	Name der Aufgabe und Beschreibung. Aufgaben sind hierarchisch nummeriert (1, 1.1, 2, 2.1), um Eltern-Kind-Beziehungen darzustellen
Ersteller	Für die Erledigung der Aufgabe verantwortlicher Benutzer
Prüfer	Anwender, der für die Überprüfung und Genehmigung der Aufgabe verantwortlich ist
Fälligkeitsdatum	Frist für die Erledigung der Aufgabe. Überfällige Termine werden rot angezeigt
Status	Aktueller Workflow-Status mit farbcodiertem Symbol („Noch nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Zur Überprüfung ausstehend“, „Abgeschlossen“)
Aktionen	Schaltflächen „Zur Überprüfung übermitteln“, „Als abgeschlossen markieren“ oder „Ablehnen“, je nach aktuellem Workflow-Status und Rolle des Benutzers

Klicken Sie auf Hochladen, um Begleitdokumente an eine Aufgabe anzuhängen.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung übermitteln, um die abgeschlossene Arbeit an den zugewiesenen Prüfer zu übermitteln.
Überprüfen Sie die übermittelten Aufgaben und klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren, um sie zu genehmigen, oder auf Ablehnen, um die Aufgabe zur Korrektur an den Ersteller zurückzusenden.

Aufgabenorganisation verstehen

Das System organisiert Aufgaben in einer Hierarchie von übergeordneten Elementen unter Verwendung einer dezimalen Nummerierung.

Übergeordnete Elemente (1, 2, 3) fungieren als Ordner, die verwandte Aufgaben gruppieren.
Unteraufgaben (1.1, 2.1, 2.1.1) stellen die eigentlichen Aufgaben dar, die von den Anwendern abgeschlossen werden.

Benutzer können nur untergeordnete Aufgaben direkt abschließen. Das System markiert übergeordnete Elemente automatisch als abgeschlossen, wenn Benutzer alle darin enthaltenen Aufgaben erledigt haben.

Das System berechnet Fälligkeitstermine als Arbeitstage relativ zur Datumsperiode und schließt Wochenenden von der Berechnung aus. Beispielsweise ist eine Aufgabe mit dem Fälligkeitsdatum „-5 Tage“ fünf Arbeitstage vor dem Schließen der Periode fällig.

Kommentare hinzufügen

So fügen Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe hinzu:

Klicken Sie in der Zeile der Aufgabe auf Kommentar Hinzufügen.
Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
Klicken Sie auf Veröffentlichen, um den Kommentar zu speichern.

Das System versieht jeden Kommentar mit einem Zeitstempel und zeigt ihn im Workflow-Verlauf an, wodurch ein Prüfpfad der Aktivitäten der Aufgaben entsteht.

Anhänge hochladen

So fügen Sie Begleitdokumente bei:

Klicken Sie auf das Symbol zum Hochladen in der Zeile der Aufgaben.
Wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus.
Klicken Sie auf Öffnen, um die Dateien hochzuladen.

Das System akzeptiert die folgenden Dateiformate: Excel (.xlsx, .xls), CSV (.csv), PDF (.pdf) und Textdateien (.txt).

Hinweis: Kontoauszüge auf mehreren Seiten im PDF-Format werden vollständig unterstützt. Das System analysiert alle Seiten des Dokuments, identifiziert Transaktionstabellen und extrahiert Datumsangaben, Beschreibungen und Beträge für den automatischen Abgleich.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie unter „Auswertung von Kontoauszügen“.

[v26.1] Das System zeigt hochgeladene Dateien in der Anzahl der Anhänge für die Aufgabe an. Klicken Sie auf die Anzahl der Anhänge, um zur Seite „Dateien“ zu gelangen, auf der die Ergebnisse für diese Aufgabe gefiltert angezeigt werden.

Hinweis: Benutzer können Dateianhänge direkt zu einzelnen Checklistenpunkten hochladen. Nach dem Hochladen wird die Gesamtzahl der Anhänge am Checklistenpunkt angezeigt. Klicken Sie auf die Anzahl der Anhänge, um zur Seite „Dateien“ zu gelangen, auf der hochgeladene Dokumente angezeigt und verwaltet werden können.

Jedes Hochladen wird durch eine Erfolgsmeldung bestätigt. Wenn das Hochladen fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Aufgaben zur Überprüfung übermitteln

So übermitteln Sie eine Aufgabe für die Überprüfung:

Suchen Sie die Aufgabe in der Checkliste.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung übermitteln.
Das Dialogfeld „Aufgabe zur Überprüfung übermitteln“ wird geöffnet und zeigt den aktuellen Status der Aufgabe sowie ein Kommentarfeld an.
Geben Sie optional einen Kommentar in das Feld „Kommentar“ ein, um den Kontext der abgeschlossenen Arbeit zu erläutern.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung übermitteln, um die Übermittlung zu bestätigen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um ohne Übermittlung zur Aufgabenliste zurückzukehren.
Das System ändert den Status der Aufgabe in „Zur Überprüfung ausstehend“ und sendet eine Benachrichtigung an den zugewiesenen Prüfer.

Überprüfung der Aufgaben

So führen Sie die Überprüfung einer übermittelten Aufgabe durch:

Navigieren Sie zu den Aufgaben mit dem Status Zur Überprüfung ausstehend oder verwenden Sie den Filter „Mir zugewiesen“, um Aufgaben zu finden, die auf Ihre Überprüfung warten.
Prüfen Sie die Details der Aufgabe.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:
- Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren, um die Aufgabe zu genehmigen. Optional können Sie einen Kommentar hinzufügen. Das System ändert den Status der Aufgaben in „Abgeschlossen“.
- Klicken Sie auf Ablehnen, um die Aufgabe an den Ersteller zurückzusenden. Geben Sie Kommentare ein, in denen Sie die erforderlichen Korrekturen erläutern. Das System ändert den Status der Aufgabe auf „In Bearbeitung“ und fügt die Aufgabe wieder in die Aufgabenliste des Erstellers ein.

Überfällige Aufgaben anzeigen

Das System hebt Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, in der Spalte „Fälligkeitsdatum“ mit rotem Text hervor. In der Kopfzeile der Checkliste wird gegebenenfalls die Anzahl der überfälligen Einträge angezeigt, sodass Sie Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, schnell erkennen können.

So konzentrieren Sie sich auf überfällige Aufgaben:

Überprüfen Sie die Anzahl der überfälligen Aufgaben in der Kopfzeile der Checkliste.
Priorisieren Sie die Erledigung überfälliger Aufgaben, um die Einhaltung des Zeitplans sicherzustellen.