Dateien

Das Modul „Dateien“ dient als zentrales Dokumentenmanagementsystem für alle Unterlagen im Zusammenhang mit Account Reconciliation. Dieser spezielle Arbeitsbereich ermöglicht es Benutzern, Belege hochzuladen, zu organisieren, einzusehen und zu verwalten, die für den Abstimmungsprozess unerlässlich sind.

Das Modul bietet ein umfassendes Repository, in dem alle Belege – einschließlich Kontoauszüge, Hauptbuchberichte, Prüfungsnachweise und Compliance-Dokumente – gespeichert, organisiert und leicht zugänglich sind. Die Dateien werden automatisch mit den entsprechenden Konten und Perioden verknüpft, wodurch ein lückenloser Nachweispfad für Prüfungs- und Compliance-Zwecke gewährleistet ist.

Zugriff auf „Dateien“

So rufen Sie das Modul „Dateien“ auf:

1. Melden Sie sich bei Account Reconciliation an.

2. Wählen Sie Dateien in der linken Navigationsleiste aus.

   Auf der Seite Dateien werden alle hochgeladenen Dateien für die aktuelle Periode angezeigt.

So zeigen Sie Dateien für verschiedene Perioden an:

1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Periode-Auswahl.

2. Wählen Sie die gewünschte Periode aus der Dropdown-Liste aus.

Hinweis: [v26.3] Fehlerdateien können keiner bestimmten Periode zugeordnet werden und bleiben unabhängig von der ausgewählten Periode in allen Perioden sichtbar.

So zeigen Sie Dateien für eine bestimmte juristische Person an: [v26.3] 

1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Auswahl für juristische Personen.

2. Wählen Sie eine juristische Person aus der Dropdown-Liste aus.

   Die Seite Dateien wird aktualisiert und zeigt nun nur noch Dateien an, die dieser juristischen Person zugeordnet sind.

Hinweis: Dateien, die keiner bestimmten juristischen Person zugeordnet werden können – wie beispielsweise Fehlerdateien –, bleiben in allen Ansichten der juristischen Personen sichtbar.

Verwalten der Seite „Dateien“

Die Seite „Dateien“ bietet umfassende Funktionen zum Anzeigen, Hochladen und Verwalten von Begleitdokumenten.

1. Navigieren Sie zum Modul Dateien.

   Auf der Seite Dateien werden alle für die aktuelle Periode hochgeladenen Dokumente angezeigt.

2. Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen und Filter in der Kopfzeile:

   Kontrolle	Funktion
   Hochladen	Fügt neue Belege hinzu (Kontoauszüge, Hauptbuchberichte, Prüfungsnachweise)
   Aktualisieren	Aktualisiert die Liste der Dateien, um neu hochgeladene Dokumente anzuzeigen
   Dateien durchsuchen...	Sucht die Dateien nach Name, Kontonummer oder Stichwörtern
   Nach Anhang filteren [v26.3]	Registerkarten, die Dateien nach Anhangsstatus filtern. Alle zeigt alle Dateien an. Angehängt zeigt Dateien an, die mit einer Abstimmung oder einer Checkliste verknüpft sind. Nicht angehängt zeigt Dateien an, die mit keiner Abstimmung oder Checkliste verknüpft sind, einschließlich Dateien mit den Status „Fehler“, „verwaist“ oder „Vorgang ausstehend“.
   Nach Typ der Datei filtern	Filtert Dateien nach Typ: PDF / Excel / CSV / Bild
   Nach Status der Dateien filtern [v26.3]	Filtert Dateien nach Verarbeitungsstatus: Alle Status (zeigt alle Dateien unabhängig vom Status an) Bereit (Datei erfolgreich verarbeitet – umfasst zuvor angehängte und abgeschlossene Dateien) Erfordert Aufmerksamkeit (Datei erfordert einen Anwendervorgang – zuvor „Ausstehend: Anwendervorgang“) Fehler (Datei konnte nicht verarbeitet werden)
   Sortieren nach	Sortiert Dateien nach Datum oder Name
   Suche & Filter löschen	Entfernt alle angewendeten Filter und kehrt zur Standardansicht zurück
   Rasteransicht	Zeigt Dateien als Karten in einem Rasterlayout mit Vorschaubildern an
   Listenansicht	Zeigt Dateien in einem herkömmlichen Tabellenformat mit sortierbaren Spalten an

3. Angezeigte Dateiinformationen:

   Informationen	Beschreibung
   Symbol für den Typ der Datei	Visuelle Anzeige des Dateityps (PDF, Excel, CSV oder Bild)
   Dateiname	Name der hochgeladenen Datei
   Dateigröße	Größe der Datei in KB oder MB
   Upload-Datum	Datum und Uhrzeit des Hochladens der Datei
   Verarbeitungsstatus [v26.3]	Zeigt den Verarbeitungsstatus anhand visueller Anzeigen an: Grünes Häkchen – Erfolgreich verarbeitet Ladesymbol – Wird gerade verarbeitet Rotes Fehlersymbol – Verarbeitung fehlgeschlagen [v26.3]  Zeigt den Verarbeitungsstatus anhand visueller Anzeigen an: Angehängt (erfolgreich verarbeitet) – grünes Häkchen Vorgang des Benutzers ausstehend – orangefarbenes Symbol Wird verarbeitet (wird gerade analysiert) – Ladekreisel Fehler (Verarbeitung fehlgeschlagen) – rotes Symbol Verwaist – blaues Symbol (der Datei ist keine juristische Person oder kein Konto in der Buchhaltung zugeordnet)
   Rechtsperson	Name der zugehörigen juristischen Person
   Hauptbuchkonto	Zugeordnete Kontonummer und -bezeichnung
   Bankkonto	Kontoinformationen (falls zutreffend)
   Zeitraum	Vom Dokument abgedeckte Periode der Buchhaltung
   Datei-Hash	Eindeutige Kennung, die sich ändert, wenn die Datei geändert wird
   Aktionen	Herunterladen-Symbol – Lokale Kopie speichern Symbol „Löschen“ – Datei entfernen (mit Einschränkungen)

4. Klicken Sie auf Hochladen, um neue Belege hinzuzufügen.

5. Wählen Sie Dateien über den Dateibrowser aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop in den Bereich zum Hochladen.

   Hinweis: Die Dateien werden automatisch mit dem entsprechenden Konto und der entsprechenden Periode verknüpft.

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6. Verwenden Sie Dateien suchen, um Dateien nach Name oder Konto zu suchen.

7. Anwenden Sie Filter, um Dateien nach Typ oder Status anzuzeigen.

8. Sortieren Sie die Dateien nach Datum oder Name.

9. Wechseln Sie zwischen der Rasteransicht und der Listenansicht, um die hochgeladenen Dateien nach Ihren Vorlieben zu überprüfen:

10. Klicken Sie auf Aktualisieren, um neu hochgeladene Dokumente anzuzeigen.

11. Klicken Sie auf das Symbol Herunterladen an einer beliebigen Dateikarte, um eine lokale Kopie der Abstimmungsaufstellung zu speichern.

12. Klicken Sie auf das Symbol Löschen, um Dateien bei Bedarf zu entfernen.

Informationen zur Verarbeitung von Dateien

Account Reconciliation verarbeitet hochgeladene Dateien je nach Dateityp unterschiedlich:

Account Reconciliation nutzt eine intelligente Verarbeitung von Dateien:

• Doppelte Dateien: Wenn Sie eine Datei mit demselben Namen und identischem Inhalt hochladen, behält das System die Originaldatei bei und verwirft das Duplikat.

• Geänderte Dateien: Wenn Sie eine Datei mit demselben Namen, aber unterschiedlichem Inhalt hochladen, erstellt das System eine neue Erfassung mit einem anderen Datei-Hash, um die Änderungen zu kennzeichnen.

• Datei-Hash: Eine eindeutige Kennung, die sich ändert, wenn die Inhalt der Datei geändert wird, und so die Versionsverfolgung ermöglicht.

Hinweis: Dateien, die über das Modul „Dateien“ hochgeladen werden, stehen für alle Abstimmungen zur Verfügung. Dateien, die über eine bestimmte Seite mit Abstimmungsdetails hochgeladen werden, werden automatisch ausschließlich mit diesem Konto verknüpft.

Einschränkungen beim Löschen von Dateien

Dateien können nicht gelöscht werden, wenn:

• die zugehörige Abstimmung die Vorbereitungsphase („In Bearbeitung“) bereits durchlaufen hat

• sich die Abstimmung derzeit im Status „Überprüfung“, „Zur Genehmigung“ oder „Genehmigt“ befindet.

Diese Einschränkung schützt den Prüfpfad, indem sie das Löschen von Dokumenten verhindert, die in eingereichten Abstimmungen verwendet wurden. Um eine Datei zu löschen, die in einer eingereichten Abstimmung verwendet wurde, muss die Abstimmung zunächst zurück in die Vorbereitungsphase verwiesen werden.