Konzerninterne Abstimmungen [v26.3] 

Die konzerninterne Abstimmung ist eine Abstimmungsart, die es Finanzteams ermöglicht, Hauptbuchkonten zwischen zwei juristischen Personen im Rahmen von Account Reconciliation abzugleichen. Sie eignet sich für Konten wie konzerninterne Forderungen, Verbindlichkeiten, Darlehen, Kostenverrechnungen und Eigenkapitalübertragungen, bei denen entsprechende Erfassungen in zwei getrennten juristischen Personen vorhanden sind und deren Übereinstimmung am Periodenende bestätigt werden muss.

Bei einer konzerninternen Abstimmung werden auf der linken Seite die Hauptbuch-Transaktionen der primären juristischen Person und auf der rechten Seite die Hauptbuch-Transaktionen der Gegenpartei angezeigt. Beide Seiten stammen aus dem ERP-System – ein Hochladen von Kontoauszügen ist nicht erforderlich. Das System führt den Abgleich der Transaktionen auf beiden Seiten durch. Da konzerninterne Erfassungen vorzeichenentgegengesetzte Erfassungen sind, entspricht eine Belastung auf der einen Seite einem Betrag in gleicher Höhe auf der anderen Seite.

Bei konzerninternen Abstimmungen wird in der Spalte „Quelle“ der Liste der Abstimmungen ein Symbol für konzerninterne Transaktionen angezeigt.

Hinweis: Die konzerninterne Abstimmung unterstützt die Zuordnung von Vorlagen im Verhältnis 1:1, M:1, 1:M und M:M. Eine Gruppierung ist nur zwischen Konten möglich, die auf derselben Seite dieselbe Währung haben. Die linke und die rechte Seite können unterschiedliche Währungen verwenden.

Hinweis: Informationen zum Einrichten einer Vorlage für konzerninterne Abstimmungen finden Sie unter Verwalten von Abstimmungsvorlagen.

Hinweis: Informationen zu den Phasen des Abstimmungs-Workflows, zu eingeschränkten Aktionen in den einzelnen Phasen, zur Berechtigung für einen vorzeitigen Start von Abstimmungen für die nächste Periode und zum Verhalten beim automatischen Start finden Sie unter „Einschränkungen des Abstimmungs-Workflows“ in Übersicht über die Abstimmung.

Seite „Details zur konzerninternen Abstimmung“

Die Seite „Details zur konzerninternen Abstimmung“ enthält die folgenden Abschnitte:

• Kopfzeile – Zeigt den Namen der Abstimmung, die Periode, das Status-Symbol und die Aktionssymbole auf Seitenebene an.

• Zusammenfassungskarten – Zeigt die Karte „Konto“ und Zusammenfassungskarten mit Salden und Summen der Abgleichsübereinstimmungen an.

• Transaktionsabgleich – Führt den Transaktionsabgleich zwischen Hauptbuchkonteneinträgen und den Hauptbuchkonteneinträgen der Gegenpartei durch. Enthält die Registerkarten „Nicht abgeglichene“ und „Abgeglichene“.

Kopfzeile

Die Kopfzeile zeigt die Abstimmungs-ID an und zeigt Aktionssymbole auf Seitenebene an:

Hinweis: Am Button „Hochladen“ bei konzerninternen Abstimmungen werden nur allgemeine Anhänge gespeichert. Dateien werden nicht auf Transaktionsdaten analysiert. Beide Seiten werden automatisch aus der ERP-Integration als Quelle bezogen.

Zusammenfassungskarten

Die Zusammenfassungskarten unterhalb der Kopfzeile zeigen die Konten und die wichtigsten Salden für die Abstimmung an:

Hinweis: Bei konzerninternen Abstimmungen sind sowohl der Saldo des Hauptbuchs als auch der Saldo des Hauptbuchs des Geschäftspartners aus dem ERP-System als Quelle bekannt und können nicht manuell festgelegt werden.

Unterstützung mehrerer Währungen

Transaktionszeilen auf beiden Seiten können unabhängig von der funktionalen Währung des Kontos in jeder beliebigen Transaktionswährung erfasst werden. Alle Beträge auf der KPI-Karte – Hauptbuchsaldo, Gegenparteisaldo, Posten im Rahmen des Abgleichs und nicht abgeglichene Posten – werden in der funktionalen Währung des Hauptbuchkontos angezeigt, wobei für die Umrechnung Wechselkurse angewendet werden. Wenn man Eröffnungsübertragungszeilen hinzufügt oder importiert, ist ein Feld für die Währung verfügbar.

Transaktionsabgleich

Der Abschnitt Transaktionsabgleich führt den Transaktionsabgleich zwischen Hauptbuchkonto-Erfassungen und Hauptbuchkonto-Erfassungen der Gegenpartei durch. Er enthält zwei Registerkarten: Nicht abgeglichen und Abgeglichen.

So führen Sie den Transaktionsabgleich für eine konzerninterne Abstimmung durch:

1. Verwalten Sie die Transaktionen auf der Registerkarte Nicht abgeglichen.

2. Verwalten Sie die Transaktionen auf der Registerkarte Abgeglichen.

3. Übermitteln Sie die Abstimmung für die Überprüfung.

Abstimmungs-Workflow und automatischer Start

Die konzerninterne Abstimmung folgt demselben Workflow wie andere Abstimmungstypen: Nicht gestartet → In Bearbeitung → In Überprüfung → Zur Genehmigung ausstehend → Genehmigt.

Verhalten beim automatischen Start:

• Erste Periode – Die Abstimmung wechselt automatisch in den Status „In Bearbeitung“, wenn auf einer der beiden Seiten ein Saldo vorliegt, auch wenn noch keine Zeilen manuell hinzugefügt wurden. Ersteller können die Abstimmung auch manuell starten, indem sie eine Eröffnungsübertragungszeile hinzufügen oder importieren oder indem sie ein Transaktionspaar manuell abgleichen.

• Folgende Perioden – Sobald ein Ersteller eine Abstimmung für die Überprüfung übermittelt, wechselt die Abstimmung der nächsten Periode automatisch in den Status „In Bearbeitung“, sofern auf einer der beiden Seiten ein Saldo vorliegt.

Transaktionen auf der Registerkarte „Nicht abgeglichen“ verwalten

Die Registerkarte Nicht abgeglichen zeigt nicht abgeglichene Hauptbuchkonto-Erfassungen und Hauptbuchkonto-Erfassungen der Gegenpartei in nebeneinander angeordneten Tabellen an: Hauptbuchkonto auf der linken Seite und Hauptbuchkonto des Geschäftspartners auf der rechten Seite.

Die Registerkarte „Nicht abgeglichen“ bietet folgende Steuerelemente:

Die Registerkarte „Nicht abgeglichen“ zeigt auf jeder Seite die folgenden Spalten an:

Hinweis: Wenn keine nicht abgeglichenen Posten vorhanden sind, werden in beiden Bereichen „Keine nicht abgeglichenen Transaktionen – Dieses Konto weist keine nicht abgeglichenen Transaktionen mehr auf.“ angezeigt. Wenn Posten vorhanden sind, werden auf jeder Seite unten die Anzahl der Posten und der Gesamtbetrag angezeigt.

Eröffnungsübertragungszeilen

Wenn ein Hauptbuchkonto zum ersten Mal in einer Abstimmung erscheint, können die Ersteller nicht abgeglichene Posten aus früheren Perioden als Zeilen für die Eröffnung auf beiden Seiten laden. Eröffnungsübertragungszeile hinzufügen (+) und Eröffnungsübertragungszeilen importieren (↑) sind auf beiden Seiten verfügbar, wenn das Konto zum ersten Mal in einer Abstimmung erscheint, und zwar in den Status „Nicht begonnen“ und „In Bearbeitung“.

Hinzufügen von Eröffnungsübertragungszeilen

So fügen Sie auf einer der beiden Seiten manuell eine einzelne Eröffnungsübertragungszeile hinzu:

1. Klicken Sie auf der jeweiligen Seite auf Eröffnung-Übertragungszeile Hinzufügen (+).

2. Geben Sie im Dialogfeld Zeile hinzufügen die erforderlichen Felder und gegebenenfalls optionale Informationen ein:

   Feld	Beschreibung
   Datum	Das Datum der zugrunde liegenden Transaktion.
   Betrag	Der Betrag des vorgetragenen Postens.
   Währung	Die Transaktionswährung des Postens.
   Beschreibung	Eine Beschreibung des Postens.
   Ref. #	Optional. Referenznummer des Postens.
   Kategorie	Optional. Die Risikokategorie für diesen Posten.
   Kommentar	Optional. Zusätzlicher Kontext

3. Klicken Sie auf Zeile Hinzufügen.

   Der Posten erscheint sofort auf der jeweiligen Seite. Das System löst automatisch die Engine für den Abgleich aus, um den neuen Posten zu bewerten.

Eröffnungsübertragungszeilen importieren

So importieren Sie mehrere Eröffnungsübertragungszeilen per CSV auf einer der beiden Seiten:

1. Klicken Sie am jeweiligen Seite auf Import von Eröffnungsübertragungszeilen (↑).

2. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen.

3. Füllen Sie die CSV-Vorlage aus. Erforderliche Felder: Datum, Betrag, Währung, Beschreibung. Optionale Felder: Referenznummer, Kategorie, Kommentar.

4. Klicken Sie auf Hochladen und markieren Sie die ausgefüllte CSV-Datei.

   Erfolgreich hochgeladene Einträge werden auf der entsprechenden Seite der Registerkarte Nicht abgeglichen angezeigt.

Wenn eine Zeile die Validierung nicht besteht, wird die gesamte Datei abgelehnt und eine Fehlermeldung angezeigt.

Transaktionen manuell abgleichen

Der konzerninterne Abgleich erfolgt ausschließlich 1:1 – eine Hauptbuchzeile wird mit einer Hauptbuchzeile des Geschäftspartners in Übereinstimmung gebracht. Eine Übereinstimmung ist gültig, wenn von jeder Seite eine Zeile ausgewählt wird, die Beträge im absoluten Wert gleich und im Vorzeichen entgegengesetzt sind und beide Zeilen dieselbe Transaktionswährung aufweisen.

Hinweis: Zeilen in unterschiedlichen Transaktionswährungen können nicht abgeglichen werden. Die Schaltfläche „Übereinstimmung“ bleibt deaktiviert, wenn die markierten Posten in unterschiedlichen Währungen vorliegen oder sich nicht auf Null aufrechnen lassen.

So führen Sie den Abgleich von Transaktionen durch:

1. Markieren Sie auf der Registerkarte Nicht abgeglichen eine Zeile aus dem Bereich Hauptbuchkonto und eine Zeile aus dem Bereich Hauptbuchkonto des Geschäftspartners aus.

2. Vergewissern Sie sich, dass die Zusammenfassung der Auswahl eine Nettosumme von Null anzeigt und beide Zeilen dieselbe Transaktionswährung haben.

3. Klicken Sie auf Übereinstimmung.

   Das abgeglichene Paar wird in die Registerkarte Abgeglichen verschoben, und die Zusammenfassungskarten werden automatisch aktualisiert.

Berechnung des nicht abgeglichenen Saldos

Im Gegensatz zur Bankkontenabstimmung – bei der der nicht abgeglichene Betrag die Differenz zwischen den beiden Seiten ist – wird der nicht abgeglichene Betrag bei konzerninternen Transaktionen als Summe beider Seiten berechnet. Da konzerninterne Zeilen immer entgegengesetzte Vorzeichen aufweisen, heben sich abgeglichene Paare gegenseitig auf, und nur die verbleibenden nicht abgeglichenen Zeilen tragen zum nicht abgeglichenen Saldo bei.

Kommentieren und Kategorisieren nicht abgeglichener Transaktionen

Für konzerninterne Transaktionen, die in der aktuellen Periode nicht dem Abgleich unterzogen werden können, können die Ersteller diese über das Dialogfeld Kommentar hinzufügen dokumentieren. Der Dialog ermöglicht zudem die Zuordnung einer Kategorie, die die Art der nicht abgeglichenen Transaktion klassifiziert und zur Risikobewertung im Dashboard für nicht abgeglichene Risiken beiträgt. Dokumentierte Posten werden in zukünftige Perioden vorgetragen.

Hinweis: Kategorien müssen unter Einstellungen → Kategorien konfiguriert werden, bevor sie zur Zuordnung verfügbar sind. Siehe Kategorien.

So fügen Sie einem einzelnen Posten einen Kommentar und eine Kategorie hinzu:

1. Markieren Sie die nicht abgeglichene Transaktion entweder auf der Seite „Hauptbuchkonto“ oder auf der Seite „Hauptbuchkonto des Geschäftspartners“.

2. Klicken Sie in der Zeile des Postens auf das Symbol Kommentar. Das Dialogfeld Kommentar Hinzufügen wird geöffnet.

3. Geben Sie einen Kommentar ein und wählen Sie eine Kategorie aus.

4. Klicken Sie auf Speichern.

So fügen Sie mehreren Posten gleichzeitig einen Kommentar und eine Kategorie hinzu:

1. Markieren Sie das Kontrollkästchen für jede nicht abgeglichene Position, die zur Fortschreibung aktualisiert werden soll.

2. Klicken Sie auf [N] Zeilen aktualisieren. Der Dialog für die Sammelfortschreibung wird geöffnet.

3. Geben Sie einen Kommentar ein, markieren Sie eine Kategorie oder beides.

4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Transaktionen auf der Registerkarte „Abgeglichen“ verwalten

Auf der Registerkarte Abgeglichen werden alle erfolgreich abgeglichenen Transaktionspaare angezeigt. In der Kopfzeile des Abschnitts wird Übereinstimmungen mit einer zusammengefassten Ansicht der Übereinstimmungen zwischen Hauptbuchkonten und Gegenparteien-Hauptbuchkonten angezeigt.

So überprüfen und verwalten Sie abgeglichene Transaktionen:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Mit Übereinstimmung.

2. Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente, um abgeglichene Transaktionen zu suchen oder zu filtern:

   Kontrolle	Beschreibung
   Suchen	Sucht nach abgeglichenen Transaktionen anhand der Beschreibung oder des Betrags.
   Nach Vertrauensniveau filtern	Filtert abgeglichene Transaktionen nach dem Konfidenzgrad der KI.
   Nach Konfidenzgrad sortieren	Sortiert abgeglichene Transaktionen nach Konfidenzgrad. Wählen Sie Niedrigste aus, um Übereinstimmungen zu identifizieren, die möglicherweise manuell überprüft werden müssen.
   Suche & Filter löschen	Entfernt alle angewendeten Such- und Filterkriterien.
   Massenabgleich aufheben	Hebt den Abgleich mehrerer Transaktionen gleichzeitig auf: „Alle Abgleiche aufheben“, „KI-Abgleiche aufheben“ oder „Manuelle Abgleiche aufheben“.

3. Um eine einzelne Übereinstimmung aufzuheben, klicken Sie auf das Symbol Übereinstimmung aufheben am rechten Rand des Einzelpostens. Beide Transaktionen werden in die Registerkarte Nicht abgeglichen verschoben.

Hinweis: Die Funktionen zum Aufheben der Zuordnung sind nur während der Vorbereitungsphase (Status „In Bearbeitung“) verfügbar. Sobald Transaktionen für die Überprüfung übermittelt wurden, sind sie gesperrt.

Abstimmung zur Überprüfung übermitteln

Sobald alle Transaktionen bearbeitet sind:

1. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Abstimmung:

   • Alle möglichen Übereinstimmungen wurden vorgenommen.

   • Verbleibende Abweichungen wurden dokumentiert.

   • Die Zusammenfassungskarten weisen akzeptable Salden aus.

2. Klicken Sie auf Zur Überprüfung übermitteln. Das Dialogfeld „Abstimmung zur Überprüfung übermitteln“ wird geöffnet.

3. Optional können Sie Kommentare zur Abstimmung hinzufügen.

4. Klicken Sie auf Übermitteln.

   Die Abstimmung wechselt in die Phase Überprüfung und die Statusanzeige wird aktualisiert.

Warnung bei Abweichung vom Saldo

„Zur Überprüfung übermitteln“ ist nur aktiviert, wenn die Differenz zwischen dem Hauptbuchsaldo und dem Hauptbuchsaldo der Gegenpartei innerhalb der konfigurierten Toleranz liegt. Die konfigurierte Toleranz ist die an der Abstimmungsvorlage festgelegte Toleranzüberschreibung oder, wenn die Vorlage die Systemstandardwerte verwendet, die unter Einstellungen > Konfiguration festgelegte Standardtoleranz.

Wenn die Abstimmung die Toleranz überschreitet, ist die Schaltfläche „Zur Überprüfung übermitteln“ deaktiviert und daneben wird ein rotes Warnsymbol angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um einen Tooltip mit einer Erklärung zur Unstimmigkeit anzuzeigen.

Abstimmungsbericht exportieren

Die Export-Aktion öffnet das Dialogfeld „Abstimmungsbericht exportieren“, in dem Sie das Exportformat auswählen und vor dem Export die Konfiguration festlegen können, wie der Bericht dargestellt werden soll.

So exportieren Sie die Abstimmungsaufstellung:

1. Klicken Sie auf das Symbol Export in der Kopfzeile oder auf die Zeilenaktion auf der Seite „Liste der Abstimmungen“.

   Das Dialogfeld „Abstimmungsbericht für den Export“ wird geöffnet.

2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen:

   Option	Beschreibung
   Abschnitte	Markieren Sie, welche Zeilen exportiert werden sollen: „Vollständige Abrechnung“, „Nur Posten ohne Übereinstimmung“ oder „Nur Posten mit Übereinstimmung“.
   Format	Wählen Sie das Exportformat aus: Excel (.xlsx), PDF (.pdf) oder CSV (.csv).
   Detaillierungsgrad	Wählt den Detaillierungsgrad aus: Nur Zusammenfassung oder Zusammenfassung + Details. Gilt für alle Formate.
   Bild der ersten Seite des Kontoauszugs einbeziehen	Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Bild der ersten Seite des Kontoauszugs in den Export einbezogen. Gilt nur für Excel und PDF.
   Beschreibung – Maximale Länge	Die maximal zulässige Zeichenanzahl für Beschreibungen von Zeilen. Der Standardwert beträgt 100.

3. Klicken Sie auf Exportieren.

   Der Kontoauszug wird in Ihren Standard-Ordner zum Herunterladen heruntergeladen.

Der exportierte Kontoauszug kennzeichnet die rechte Seite als Kontrahent (Hauptbuchkonto), enthält der Saldo des Kontrahenten im Hauptbuch und trennt abgeglichene und nicht abgeglichene Zeilen entsprechend dem Layout auf dem Bildschirm.

Hinweis: Bei PDF-Exporten werden, sofern die Abstimmung Anhänge enthält, alle Anhangsseiten vollständig an das PDF angehängt, und zwar im Anschluss an den Kontoauszug. Anhänge werden bei CSV-Exporten nicht berücksichtigt.

Übertragungszeilen

Das Übertragungsverhalten richtet sich nach den an einer Abstimmung beteiligten Konten und nicht nach der Abstimmungsvorlage selbst. Nicht abgeglichene Transaktionen werden am Ende jeder Periode sowohl auf der Seite des Hauptbuchkontos als auch auf der Seite des Hauptbuchkontos der Gegenpartei automatisch vorgetragen.

• Vortragene Zeilen sind in zukünftigen Perioden schreibgeschützt und können weder bearbeitet noch gelöscht werden; es können jedoch Kommentare hinzugefügt werden.

• Die Zeilen werden von Periode zu Periode weiter vorgetragen, bis sie abgeglichen sind oder bis die zugrunde liegende ERP-Buchung korrigiert wird.

• Wenn Konten zwischen Vorlagen verschoben oder aus einer Abstimmung entfernt werden, werden bestehende Übertragungszeilen nicht automatisch übertragen. Zeilen der Eröffnung können manuell hochgeladen werden, um diese Posten weiterhin nachzuverfolgen.

Abstimmung erneut öffnen

Wird ein Hauptbuchsaldo in einer vergangenen Periode neu ausgewiesen, wird die betroffene Abstimmung wiedereröffnet und zurück in den Status „Vorbereitung“ versetzt. Die Logik zum Wiederöffnen folgt dem Schema Hauptbuchkonto, nicht der Vorlage.

• Alle historischen Abstimmungen, die das neu ausgewiesene Konto enthielten, werden über Vorlagengrenzen hinweg wiedereröffnet, wobei diesem Konto über alle Vorlagen hinweg gefolgt wird, zu denen es in den jeweiligen Perioden gehörte.

• Der Rückverfolgungsvorgang endet, wenn sich der Beitrag des Kontos zum Saldo nicht mehr ändert.

• Eine Vorlage, die das neu ausgewiesene Konto nicht mehr enthält, wird nicht erneut geöffnet.