Seite „Abstimmungsliste“
Auf der Seite Abstimmungen werden alle Abstimmungen für den ausgewählten Zeitraum aufgelistet und es stehen Werkzeuge zum Suchen, Filtern, Sortieren und Bearbeiten dieser Abstimmungen zur Verfügung.
Verwalten der Liste der Abstimmungen
So verwalten Sie Abstimmungen:
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Navigieren Sie über die linke Navigationsleiste zum Modul Abstimmungen.
Standardmäßig wird die Registerkarte „Abstimmungsliste“ angezeigt, auf der alle konfigurierten Konten aufgeführt sind.
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Verwenden Sie die Vorgänge und Steuerelemente oben auf der Seite:
Kontrolle
Funktion
Hochladen
Lädt Belege hoch, die mit den Abstimmungszeiträumen verknüpft sind.
Neu laden
Aktualisieren Sie die Seite mit den neuesten Abstimmungsdaten.
Abstimmungen durchsuchen...
Suche nach Abstimmungsnamen, Hauptbuchkontonamen oder Kontonummern.
Typ
[v26.3]
Filtert die Abstimmungsliste nach Abstimmungstyp, z. B. Bankkonto oder Standard.
Dropdown-Menü „Zuständige“
Filtert die Liste nach Verantwortlichem (Ersteller, Prüfer oder Genehmiger).
Dropdown-Menü „Sortieren nach“
Sortiert die Liste nach dem ausgewählten Kriterium. Standard: Neueste (geaktualisiert).
Statusfilter
Filtert die Liste nach Workflow-Status:
Alle – Zeigt alle Abstimmungen unabhängig vom Status an.
Noch nicht gestartet – Zeigt Abstimmungen an, die noch nicht eingeleitet wurden.
In Bearbeitung – Anzeigen von Abstimmungen, die derzeit vorbereitet werden.
Bei der Überprüfung – Zeigt Abstimmungen an, die zur Überprüfung übermittelt wurden.
Zur Genehmigung ausstehend – Anzeigen Abstimmungen, die auf ihre Genehmigung warten.
Genehmigt – Zeigt genehmigte Abstimmungen an.
Suche & Filter löschen
Entfernt alle angewendeten Such- und Filterkriterien und kehrt zur Standardansicht zurück.
Pagination [v26.1]
Zeigt am unteren Rand der Liste der Abstimmungen Steuerelemente zur Seitennavigation an, darunter die Auswahl der Zeilen pro Seite und die Seitenzahlen.
Die Paginierungsleiste zeigt außerdem eine Beschriftung zur Verwendung der Abstimmungen an, die die Anzahl der aktivierten Abstimmungskonten im Verhältnis zum zulässigen Limit angibt (zum Beispiel „Abstimmungen: 6 von 5000 verwendet“).
Hinweis: Wenn das Limit erreicht ist, wird die Beschriftung in roter Schrift angezeigt: Abstimmungen: 25 von 25 verwendet (Limit erreicht)“, was darauf hinweist, dass keine weiteren Konten aktiviert werden können, bis bestehende Konten deaktiviert werden.
Hinweis: [v26.3] Wenn keine Abstimmungen den ausgewählten Filterkriterien entsprechen, wird in der Abstimmungsliste die Meldung Keine Suchergebnisse angezeigt. Verwenden Sie Suche & Filter löschen, um die Filter zurückzusetzen und zur vollständigen Liste zurückzukehren.
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Überprüfen Sie die Informationen zu den Kontoschlüssen in der Abstimmungsliste.
Jede Zeile steht für eine Abstimmung und zeigt die folgenden Spalten und Vorgänge auf Zeilenebene an:
Spalte / Vorgang
Beschreibung
Name der Abstimmung
[v26.3]
Der Anzeigename der Abstimmung. Bei gruppierten (Viele-zu-Eins-)Abstimmungen steht dieser für die zusammengefasste Abstimmung.
Hauptbuchkonto
[v26.3]
Das mit der Abstimmung verknüpfte Hauptbuchkonto. Bei gruppierten Abstimmungen zeigt ein Zählsymbol die Anzahl der enthaltenen Hauptbuchkonten an.
Belegquelle
[v26.3]
Der Typ der Belegquelle, entweder Standard oder eine Bankkonto-Kennung.
Bei gruppierten Abstimmungen zeigt ein Zählsymbol die Anzahl der enthaltenen Quellen an.
Salden
[v26.3]
Hauptbuchsaldo – Der Saldo aus dem ERP-System.
Quellensaldo – Der Saldo aus der Quelle (Kontoauszug für „Bankkonto“ oder Summe der Zeilen der Quelle für „Standard“).
Unterschiede
[v26.3]
Nicht abgestimmter Saldo – Die Differenz zwischen Hauptbuchsaldo und Belegsaldo.
Nicht abgestimmte Zeilen – Die Anzahl der nicht abgeglichenen Zeilen (nur Konto). Zeigt bei Standard-Abstimmungen einen Strich (—) an.
Empfänger
Zeigt die Verantwortlichen für jede Workflow-Rolle an: Ersteller, Prüfer und Genehmiger.
Zeigt „Jeder“ an, wenn kein bestimmter Anwender zugewiesen ist.
Status
Zeigt den aktuellen Workflow-Status an: Nicht gestartet, In Bearbeitung, In Überprüfung, Zur Genehmigung ausstehend oder Genehmigt.
Zu „Dateien“ wechseln
Zeigt die Anzahl der angehängten Belege an. Klicken Sie auf die Dateianzahl, um zum Modul Dateien zu gelangen, das nach diesem Konto gefiltert ist.
Exportieren
[v26.3]
Lädt den Abstimmungsbericht herunter.
Bei Konto- und konzerninternen Abstimmungen öffnet sich durch Klicken auf „Exportieren“ das Dialogfeld „Abstimmungsbericht exportieren“, in dem Sie das Format (Excel, PDF oder CSV) auswählen und die Exportoptionen konfigurieren können.
Bei Standard-Abstimmungen wird durch Klicken auf „Exportieren“ ein Dropdown-Menü mit den Optionen Excel (.xlsx), PDF (.pdf) und CSV (.csv) angezeigt – durch Markieren eines Formats wird die Datei sofort heruntergeladen.
Siehe „Abstimmungsbericht für den Export“ im Artikel zum jeweiligen Abstimmungstyp.
Weitere Optionen
Drei-Punkte-Menü mit den folgenden Optionen:
Abstimmungsdetails öffnen.
[v26.1] Zuständige ändern
[v26.3] Mit der neuesten Version synchronisieren
[v26.3] Instanz löschen
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Klicken Sie auf ein beliebiges Konto, um die Seite Abstimmungsdetails für diese Abstimmung zu öffnen. Die Details-Seite bietet typspezifische Vorgänge und Steuerelemente:
Bankkontenabstimmungen – Siehe Bankkontenabstimmung.
Standardabstimmungen[v26.3] – Siehe Standardabstimmung.
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Klicken Sie auf Zu den Dateien, um Belege für jedes Konto anzuzeigen oder hochzuladen.
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Klicken Sie auf Export, um den Abstimmungsbericht herunterzuladen.
Bei Konto- und konzerninternen Abstimmungen öffnet sich das Dialogfeld „Abstimmungsbericht exportieren“.
Bei Standardabstimmungen markieren Sie das Format aus der Dropdown-Liste – die Datei wird sofort heruntergeladen.
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Klicken Sie auf die drei Punkte (Weitere Optionen), um auf die folgenden Optionen zuzugreifen:
Abstimmungsdetails öffnen – Öffnet die Seite Abstimmungsdetails für das markierte Konto.
Zuständige ändern[v26.1] – Öffnet das Dialogfeld Zuständige ändern, um den Ersteller, Prüfer oder Genehmiger zu aktualisieren. Nur für Administratoren.
Mit der neuesten Version synchronisieren[v26.3] – Aktualisiert die Abstimmungsinstanz, sodass die neueste Version der Abstimmungsvorlage verwendet wird. Nur verfügbar, wenn sich die Instanz im Status „In Bearbeitung“ befindet.
Instanz löschen[v26.3] – Löscht die Abstimmungsinstanz für den ausgewählten Zeitraum. Nur verfügbar, wenn sich die Instanz im Status „In Bearbeitung“ befindet, und beschränkt auf die Rollen „Administrator“ und „Designer“.
Zuständige ändern [v26.1]
Mit dem Vorgang Zugeordnete ändern können autorisierte Anwender eine oder mehrere Workflow-Rollen für eine Abstimmung neu zuweisen, ohne diese zu löschen oder neu zu erstellen.
So ändern Sie die Zuordnungen:
Suchen Sie die Abstimmung in der Liste.
Klicken Sie auf die drei Punkte (Weitere Optionen) für die Abstimmung.
Auswählen Zuständige ändern. Das Dialogfeld Zuständige ändern wird angezeigt.
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Aktualisieren Sie die folgenden Felder nach Bedarf:
Feld
Beschreibung
Ersteller
Den Anwender, der für die Erstellung der Abstimmung verantwortlich ist. Standardmäßig Jeder, wenn kein bestimmter Anwender zugewiesen ist.
Prüfer
Der Anwender, der für die Überprüfung der Abstimmung verantwortlich ist. Standardmäßig ist Jeder eingestellt.
Genehmiger
Der für die Genehmigung der Abstimmung zuständige Anwender. Standardmäßig ist Jeder eingestellt.
Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen der Zuweisungen werden sofort übernommen und in der Spalte Zugewiesene der Liste angezeigt.
Hinweis: Änderungen an den Verantwortlichen werden im Prüfpfad mit dem Zeitstempel und dem Namen des Anwenders, der die Änderung vorgenommen hat, protokolliert.
Hinweis: Die Option Zuständige ändern ist an jeder Abstimmung unabhängig vom Status verfügbar und ausschließlich Anwendern vorbehalten.
Hinweis: Durch das Ändern eines Zuweisungsempfängers wird der Abstimmungsstatus auf In Bearbeitung zurückgesetzt. Ein Hinweis am Dialogfeld warnt: „Durch das Ändern des Verantwortlichen wird der Status auf ‚In Bearbeitung‘ zurückgesetzt.“
Die Liste der Verantwortlichen verwendet dieselbe Liste, die auch unter Einstellungen des Kontos verfügbar ist. Die Änderung gilt nur für die jeweilige Instanz der Abstimmung und hat keine Auswirkungen auf die Konfiguration des Rechtsträger-Kontos. Die Änderung wird vollständig rückverfolgbar im Workflow-Verlauf protokolliert.
[v26.3] Synchronisation einer Abstimmungsinstanz mit der neuesten Version
Wenn eine Abstimmungsvorlage geändert wird, wird eine neue Version der Vorlage erstellt.
Noch nicht gestartete Abstimmungsinstanzen verwenden automatisch die neueste Version. Bereits gestartete Abstimmungen verwenden weiterhin die Version, die wenn man in die Vorbereitungsphase eintritt aktiv ist.
Administratoren können mit Mit der neuesten Version synchronisieren die neueste Konfiguration der Vorlagen auf berechtigte Instanzen der Abstimmung anwenden.
So führen Sie die Synchronisation einer Instanz mit der neuesten Version durch:
Suchen Sie die Abstimmung in der Liste.
Klicken Sie auf die drei Punkte (Weitere Optionen) für die Abstimmung.
Klicken Sie auf Mit der neuesten Version für die Synchronisation sorgen.
Die Instanz wird aktualisiert und verwendet nun die neueste Konfiguration der Vorlage.
Wenn eine Instanz synchronisiert wird und ein zugeordnetes Konto (Hauptbuch oder Belegseite) entfernt oder ersetzt wurde, führt das System Folgendes durch:
Entfernt vorhandene Zuordnungen.
Ersetzt Hauptbuch- oder Belegtransaktionen für betroffene Konten.
Es entfernt Eröffnungsübertragungszeilen.
Setzt die Salden auf der Grundlage der neuesten Vorlagenkonfiguration zurück.
Entfernt Anhänge, die mit entfernten Konten verknüpft sind.
Änderungen, die keine Auswirkungen auf die Kontenzuordnungen haben, wie z. B. Namen für die Abstimmungen oder die Zuweisung von Bearbeitern, werden fortgeschrieben, ohne dass Transaktionen oder Salden zurückgesetzt werden.
Hinweis: Wenn es sich bei der Änderung der Vorlage um eine stille Aktualisierung handelte – beispielsweise nur eine Änderung des Bearbeiters oder des Namens der Abstimmungen –, tritt keiner der oben genannten Nebeneffekte auf. Nur Änderungen an der Zuordnung der Konten lösen das Zurücksetzen der Zeilen und Salden aus.
Hinweis: Die Option Mit der neuesten Version für Synchronisationen verwenden ist nur verfügbar, solange sich die Instanz im Status In Bearbeitung befindet. Instanzen mit dem Status „Nicht gestartet“ werden automatisch synchronisiert. Bei einer Instanz, die sich nicht mehr in der Phase „Vorbereitung“ befindet (d. h. „In Überprüfung“, „Zur Genehmigung ausstehend“ oder „Genehmigt“), müssen Sie diese zunächst in den Status „Vorbereitung“ zurücksetzen oder ablehnen und anschließend eine Synchronisation durchführen.
[v26.3] Eine Abstimmungsinstanz löschen
Wenn eine Vorlage gelöscht wird, bleiben bereits gestartete Instanzen für die Dauer ihres Zeitraums aktiv. Mit der Option Instanz löschen kann ein Administrator eine solche Instanz entfernen.
So löschen Sie eine Abstimmungsinstanz:
Suchen Sie die Abstimmung in der Liste.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (Weitere Optionen) für die Abstimmung.
Wählen Sie Instanz löschen aus.
Bestätigen Sie das Löschen.
Nach dem Löschen führt das System folgende Schritte durch:
hebt alle zuvor abgeglichenen Zeilen auf.
Es entfernt Eröffnungszeilen (Übertragungszeilen) und trennt deren Anhänge (verwaist).
Löscht die Instanz aus dem Zeitraum.
Hinweis: Die Option Instanz löschen ist nur verfügbar, solange sich die Instanz im Status In Bearbeitung befindet. Bei einer Instanz, die sich bereits jenseits der Vorbereitungsphase befindet, setzen Sie diese zunächst in den Status „Vorbereitung“ zurück oder lehnen Sie sie ab und löschen Sie sie anschließend.
Hinweis: Das Löschen einer Instanz ist auf die Rollen „Administrator“ und „Designer“ beschränkt. Ersteller, Prüfer und Genehmiger können keine Instanzen löschen.