Verwalten von Checklistenvorlagen
Das Untermodul „Checklisten“ ermöglicht es Administratoren, Master-Checklistenvorlagen zu erstellen und zu verwalten. Diese Vorlagen definieren standardisierte Aufgaben für Abschlussprozesse, die für bestimmte Perioden aktiviert werden können, um periodenspezifische Checklisteninstanzen zu erstellen.
Hinweis: Checklisten können verwendet werden, um Abstimmungspositionen und andere Finanzprozesse außerhalb von Account Reconciliation nachzuverfolgen.
So verwalten Sie Checklistenvorlagen:
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Navigieren Sie zu Einstellungen > Checklisten.
Auf der Seite Checklisten „Vorlagen“ werden alle für Ihre Organisation konfigurierten Checklistenvorlagen angezeigt.
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Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente, um Kategorien zu filtern und zu verwalten:
Kontrolle
Funktion
Checklisten durchsuchen...
Sucht nach Benutzern anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse.
Quelltyp
Filtert die Kategorieliste nach dem Quelltyp der Abstimmung:
Alle – Zeigt alle Checklistenvorlagen unabhängig vom Status an.
Aktiv – Anzeigen derzeit verwendete Vorlagen.
Inaktiv – Zeigt deaktivierte Vorlagen an.
Neue Checkliste erstellen Öffnet den Vorlageneditor, um eine neue Checklistenvorlage zu erstellen. Neu laden
Synchronisiert die Benutzerliste mit der Plattform, um kürzlich hinzugefügte oder aktualisierte Benutzer anzuzeigen.
Paginierung
Zeigt die Auswahl für die Anzahl der Zeilen pro Seite an (Standardwert: 25), die Gesamtzahl der Anwender und die Steuerelemente für die Seitennavigation.
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Durchführen Sie die Überprüfung der Informationen zur Checklisten-Vorlage in der Tabelle:
Spalte
Beschreibung
Titel
Name der Checklistenvorlage mit einem integrierten Status-Symbol – „Aktiv“ (türkis) oder „Inaktiv“.
Beschreibung
Beschreibung des Zwecks der Checklisten-Vorlage
Einträge
Zahl der in der Vorlage definierten Checklistenpunkte (Aufgaben)
Erstellt
Datum der Erstellung der Vorlage (im Format MM/TT/JJJJ)
Aktivieren/Deaktivieren
Umschalter zum Aktivieren/Deaktivieren der Checklisten-Vorlage
Bearbeiten
Symbol zum Bearbeiten der Einstellungen der Vorlagen und Aufgaben
Duplizieren
Symbol zum Duplizieren der Vorlage
Löschen Papierkorb-Symbol zum Löschen der Vorlage.
Erstellen einer Checklistenvorlage
So erstellen Sie eine neue Checklisten-Vorlage:
Navigieren Sie zu Einstellungen > Checklisten.
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Klicken Sie oben rechts auf Neu erstellen. Der Editor für Vorlagen wird geöffnet.
Klicken Sie auf Unbenannte Checkliste und geben Sie einen Titel ein, der den Prozess des Schließens eindeutig beschreibt – zum Beispiel „Monatliche Checkliste“.
Klicken Sie auf Checklistenbeschreibung und geben Sie eine optionale Beschreibung ein.
Fügen Sie Ordner und Aufgaben über die Schaltflächen Ordner hinzufügen und Aufgabe hinzufügen hinzu. Siehe „Checklistenvorlagen bearbeiten“.
Klicken Sie auf Checkliste erstellen, um zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um den Vorgang abzubrechen.
Hinweis: Neue Checklistenvorlagen werden standardmäßig im Status „Inaktiv“ erstellt. Sie müssen die Vorlage aktivieren, bevor sie für Checklisteninstanzen verfügbar ist.
Checklistenvorlagen bearbeiten
So bearbeiten Sie eine Checklisten-Vorlage:
Suchen Sie die Vorlage in der Vorlagenliste.
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Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten, um den Editor für Vorlagen zu öffnen.
Der Vorlageneditor zeigt oben den Titel und die Beschreibung der Checkliste sowie die Gesamtanzahl der Elemente an. Die rechte Seitenleiste zeigt eine Baumstruktur der Checkliste zur einfachen Navigation an.
Checklistenvorlagen verwenden eine hierarchische Struktur mit zwei Elementtypen:
Elementtyp
Beschreibung
Ordner
Übergeordnetes Element, das verwandte Aufgaben organisiert.
Ordner werden durch ein Ordnersymbol angezeigt und können mehrere Aufgaben und Unterordner enthalten
Aufgabe
Einzelnes Arbeitselement mit zugewiesenen Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten. Aufgaben werden mit einem Dokumentensymbol angezeigt und enthalten die Zuweisungsfelder.
Hinweis: Sie können Ordner und Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um die Struktur der Checkliste innerhalb der Hierarchie neu zu organisieren.
Ordner hinzufügen
Ordner organisieren zusammengehörige Aufgaben in logische Gruppen wie „Durchführung einer Abstimmung“ oder „Überprüfung und Verbuchung von Abgrenzungen“.
So fügen Sie einen Ordner hinzu:
Klicken Sie am bestehenden Ordner auf das Symbol Ordner hinzufügen, um einen gleichrangigen Ordner hinzuzufügen, oder auf Ebene der Vorlagen, um einen neuen Ordner der obersten Ebene hinzuzufügen.
Geben Sie den Name des Ordners ein.
Geben Sie optional eine Beschreibung für den Ordner ein.
Aufgaben hinzufügen
Aufgaben sind die einzelnen Arbeitsschritte, die Anwender während des Schließens erledigen. Aufgaben müssen innerhalb von Ordnern hinzugefügt werden.
So fügen Sie eine Aufgabe hinzu:
Klicken Sie am übergeordneten Ordner auf das Symbol Aufgabe hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Aufgabe ein.
Geben Sie optional eine Beschreibung für die Aufgabe ein.
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Füllen Sie die erforderlichen Aufgabenfelder aus:
Feld
Beschreibung
Ersteller
Benutzer, der für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Der Standardzuweisungsempfänger ist „Jeder“, wodurch jeder Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Sie können dies ändern, um einen bestimmten Benutzer zuzuweisen.
Prüfer
Benutzer, der für die Überprüfung der abschließenden Aufgabe verantwortlich ist. Der Standardzuweisungsempfänger ist „Jeder“, wodurch jeder Anwender die Überprüfung vornehmen kann. Sie können dies ändern, um einen bestimmten Benutzer zuzuweisen.
Dauer (Tage)
Geschätzte Zahl der Tage, die erforderlich sind, um die Aufgabe abzuschließen.
Fälligkeitstag (Abweichung vom Periodenende)
Zahl der Arbeitstage vor oder nach dem Periodenende, wenn die Aufgabe fällig ist.
Beispielsweise bedeutet -5 fünf Arbeitstage vor dem Periodenabschluss und 5 bedeutet fünf Arbeitstage nach dem Periodenabschluss.
Klicken Sie auf Checkliste aktualisieren, um die Änderungen zu speichern, oder auf Schließen, um das Ende des Vorgangs ohne Speichern zu erreichen.
Hinweis: Bei Checklist-Aufgaben können der Ersteller und der Verantwortliche für die Überprüfung dieselbe Person sein. Dies unterscheidet sich von Abstimmungsworkflows, bei denen möglicherweise eine Aufgabentrennung gilt.
Hinweis: Aufgaben werden anhand relativer Fälligkeitstermine auf Basis des Datums des Periodenabschlusses geplant. Das System berechnet Fälligkeitsdaten ausschließlich anhand von Arbeitstagen und schließt Wochenenden automatisch aus der Berechnung aus. Dies gewährleistet eine realistische Planung, die die tatsächlichen Geschäftstage berücksichtigt.
Elemente löschen
So löschen Sie einen Ordner oder eine Aufgabe:
Klicken Sie auf das Symbol Löschen (roter Papierkorb) am rechten Rand des Ordner- oder Aufgabenfensters.
Bestätigen Sie das Löschen, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Durch das Löschen eines Ordners werden alle darin enthaltenen Aufgaben entfernt.
Hinweis: Wenn Sie eine instanziierte Aufgabe aus der Vorlage löschen, bleibt die Aufgabe in den bestehenden Instanzen erhalten, in denen sie bereits erstellt wurde. Nur zukünftige Instanzen oder Aufgaben im Status „Nicht gestartet“ sind vom Löschen der Vorlage betroffen.
Änderungen werden gespeichert...
Nachdem Sie Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben:
Klicken Sie auf Checkliste aktualisieren, um alle Änderungen zu speichern.
Klicken Sie auf Schließen, um das Ende des Editors zu erreichen.
Beliebige Änderung an einer Checklistenvorlage deaktiviert die Vorlage automatisch. Ein Administrator muss die Vorlage manuell reaktivieren, damit die Änderungen auf Instanzen angewendet werden.
Änderungen an der Vorlage wirken sich je nach Status der Aufgaben auf die Checklisteninstanzen aus:
Aufgaben mit dem Status „Nicht begonnen“: Änderungen aus der reaktivierten Vorlage werden auf diese Aufgaben angewendet.
Aufgaben, die den Status „Nicht begonnen“ bereits überschritten haben („In Bearbeitung“, „Für Überprüfung“ oder „Genehmigt“): Änderungen werden nicht übernommen. Diese Aufgaben behalten ihre ursprüngliche Konfiguration bei, um bereits laufende Arbeiten zu erhalten.
Zuvor aktivierte Instanzen für abgeschlossene Zeiträume sind von den Änderungen der Vorlagen nicht betroffen.
Checklistenvorlagen duplizieren
So duplizieren Sie eine vorhandene Checklisten-Vorlage:
Suchen Sie die Vorlage in der Vorlagenliste.
Klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ auf das Symbol Duplizieren.
Geben Sie einen neuen Namen für die duplizierte Vorlage ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Die duplizierte Vorlage enthält alle Aufgaben der Originalvorlage und kann unabhängig davon bearbeitet werden.
Checklistenvorlagen aktivieren oder deaktivieren
Aktivierte Vorlagen stehen für Checklisten-Instanzen im Modul „Checklisten“ zur Verfügung. Inaktive Vorlagen stehen für neue Periodeninstanzen nicht zur Verfügung, behalten jedoch ihre Konfiguration für die zukünftige Verwendung bei.
Anmerkung: Neue Vorlagen werden standardmäßig im Status „Inaktiv“ angelegt.
So ändern Sie den Status einer Checklisten-Vorlage:
Suchen Sie die Vorlage in der Vorlagenliste.
Klicken Sie auf den Umschalter in der Spalte „Aktionen“, um zwischen den Statusen „Aktiv“ und „Inaktiv“ zu wechseln.
Checklistenvorlage aktivieren
Wenn Sie eine Checklistenvorlage aktivieren, erstellt das System für die offenen Zeiträume eine Checklisteninstanz, die alle in der Vorlage definierten Aufgaben enthält. Benutzer können dann über das Modul „Checklisten“ in der linken Navigationsleiste auf diese Checklisteninstanz zugreifen.
Checklisten-Vorlage deaktivieren
Wenn Sie eine Checklisten-Vorlage deaktivieren, hängt die Auswirkung auf bestehende Instanzen vom Status der Aufgaben ab:
Aufgaben mit dem Status „Nicht begonnen“: Diese Aufgaben werden aus der Checklisteninstanz für diesen Zeitraum entfernt.
Bereits begonnene Aufgaben („In Bearbeitung“, „Überprüfung“ oder weiter fortgeschritten): Diese Aufgaben verbleiben in der Instanz und können weiterhin abgeschlossen werden. Bereits begonnene Arbeiten bleiben unabhängig vom Status der Vorlage erhalten.
Wenn Sie die Vorlage wieder aktivieren, erscheinen die entfernten Aufgaben (die zuvor den Status „Noch nicht begonnen“ hatten) wieder in der Instanz.
Jeder Zeitraum kann eine oder mehrere aktive Checklisten haben. Wenn Ihre Organisation mehrere Checklistenvorlagen erforderlich hat, erstellen Sie im Verwaltungsmodul separate Vorlagen und aktivieren Sie diese nach Bedarf.