Verwalten von Integrationen

Das Untermodul „Integrationen“ zeigt alle für Ihre Organisation verfügbaren Integrationsverbindungen an. Mithilfe von Integrationen kann Account Reconciliation Daten automatisch aus externen Systemen abrufen, wodurch die manuelle Erfassung von Daten entfällt.

Um zum Untermodul „Integrationen“ zu gelangen:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen.

Auf der Registerkarte „Integrationen“ werden alle verfügbaren und konfigurierten Integrationen für Ihre Organisation angezeigt.

Die Enterprise-Version von Account Reconciliation unterstützt zwei Arten von Integrationen:

• Data Fabric – stellt eine Verbindung zu Ihrer ERP-Plattform her, um Salden des Hauptbuches, Hauptbuch-Transaktionszeilen, Stammdaten der Konten und Wechselkurse zu synchronisieren.

• Bankintegration (Plaid)[v26.2] – Verbindet Konten über Plaid, um Transaktionen und Schlussstände automatisch für die Kontenabstimmung abzurufen.

Jede Integrationskachel auf der Seite „Integrationen“ zeigt Folgendes an:

• Den aktuellen Verbindungsstatus („In Ordnung“, „Fehlerhaft“, „Mit Konfiguration“, „Ohne Konfiguration“)

• Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Aktualisierung der Daten

• Steuerelemente zum manuellen Aktualisieren der Daten, zum Aktivieren oder Deaktivieren der Integration und zur Konfiguration der Verbindungseinstellungen

Aktivieren oder Deaktivieren von Integrationen

So schalten Sie Integrationen direkt über die Integrationskarten ein oder aus:

Klicken Sie am Schalter toggle auf einer beliebigen Integrationskarte, um die Integration zu aktivieren (Aktivieren) oder zu deaktivieren (Disable).

• Aktiviert – Die Integrationen synchronisieren Daten aktiv gemäß ihren konfigurierten Zeitplänen.

• Deaktiviert – Die Integrationen stellen die Synchronisierung ein, behalten jedoch ihre Konfigurationseinstellungen für die zukünftige Verwendung bei.

Hinweis: Nur Administratoren können Integrationen aktivieren oder deaktivieren.

Integrationsdaten aktualisieren

So aktualisieren Sie Integrationsdaten manuell:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren am Rand einer beliebigen Kachel einer aktivierten Integration, um die neuesten Daten aus dem verbundenen System manuell zu synchronisieren.

2. Warten Sie, bis der Vorgang des Aktualisierens abgeschlossen ist.

3. Überprüfen Sie, ob der Status weiterhin In Ordnung lautet.

Hinweis: Wenn in Ihrem ERP- oder Quellsystem Änderungen vorgenommen werden – wie z. B. neue Konten, aktualisierte Salden des Hauptbuches oder geänderte Transaktionen –, müssen Sie die Integration manuell aktualisieren, um die neuesten Daten in Account Reconciliation zu übernehmen.

Hinweis: Jede Integrationskachel auf der Registerkarte „Integrationen“ zeigt einen Zeitstempel der letzten Aktualisierung an, der angibt, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat – unabhängig davon, ob sie manuell oder durch einen Zeitplan ausgelöst wurde. [v26.1] 

Aktualisierung planen [v26.1] 

Account Reconciliation führt automatisierte, geplante Aufträge aus, um die Hauptbuchdaten ohne manuellen Eingriff mit den Quellen synchron zu halten. Der Zeitplan für das Aktualisieren wird automatisch ausgeführt und führt die folgenden Vorgänge durch:

• Erkennt fehlende Abstimmungen für aktivierte Konten und erstellt diese.

• Aktualisiert die Hauptbuchsalden aus dem verbundenen ERP-System.

• Ruft neue oder aktualisierte Hauptbuch-Belegzeilen ab, ohne eine vollständige Datenneuladung durchzuführen.

Zum Aktivieren der geplanten Aktualisierung ist keine manuelle Konfiguration erforderlich.

[v26.2]  Der geplante Zeitplan zum Aktualisieren der Bankkonten nachts gilt auch für über Plaid verbundene Bankkonten.

Hinweis: Die manuelle Aktualisierung ist weiterhin über das Symbol „Aktualisieren“ an jeder aktivierten Integrationskachel verfügbar.

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Data Fabric-Integration – Konfiguration und Verwaltung der Data Fabric-ERP-Integration.

• Bankintegrationen: Plaid – Verbinden und Verwalten Sie Bankkonten über Plaid. [v26.2] 

Daten-Fabric-Integration [v26.1] 

Die Data Fabric-Integration verbindet die Kontenabstimmung mit Ihrer ERP-Plattform und ermöglicht so eine automatisierte Datensynchronisation. Nach der Konfiguration ruft die Integration die folgenden Daten aus dem verbundenen ERP-System ab:

• Über 200 unterstützte ERP-Integrationen.
• Hauptbuchsalden
• Hauptbuch-Journale
• Hauptbuch-Stammdaten
• Wechselkurse.

So erhalten Sie Zugang zur Data Fabric-Integration:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen.

   Die Kachel Data Fabric zeigt den aktuellen Status der Verbindung und den Zeitstempel der letzten Aktualisierung an.

So ändern Sie eine bestehende Integrationskonfiguration:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen.

2. Klicken Sie auf der Kachel Data Fabric auf Konfiguration bearbeiten. Das Fenster zur Konfiguration wird geöffnet.

   

3. Überprüfen Sie den Integrationsstatus oben im Fenster, um den aktuellen Status zu überprüfen.

4. Aktualisieren Sie die Konfigurationsfelder nach Bedarf:

   Feld	Beschreibung
   Statusanzeige	Zeigt den aktuellen Status der Integration an – „In Ordnung“, „Warnung“ oder „Fehler“.
   API-Basis	Der Basis-URL-Endpunkt für die Data Fabric-Integration – zum Beispiel https://demo.reconcile.insightsoftware.com. .
   API-Schlüssel:	Sicherer Authentifizierungsschlüssel für den Zugang zu der Integration. erforderlich Klicken Sie auf API-Schlüssel und Zugriffstoken in der Plattform verwalten, um die Schlüssel zu verwalten.
   Integration nach dem Speichern ausführen	Umschaltfeld, um die Integration unmittelbar nach dem Speichern der Konfiguration automatisch auszuführen.

5. Klicken Sie auf Übermitteln, um Ihre Änderungen zu speichern, oder auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.
6. Wenn die Integration so eingestellt ist, dass sie nach dem Speichern ausgeführt wird, überwachen Sie die Status-Anzeige, um zu überprüfen, ob die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde.

Hinweis: Nur Administratoren können Integrationskonfigurationen ändern. Stellen Sie sicher, dass API-Schlüssel sicher aufbewahrt und regelmäßig ausgetauscht werden, um die Sicherheitsvorschriften einzuhalten.

Hinweis: Wenn in Ihrem ERP- oder Quellsystem Änderungen vorgenommen werden – wie z. B. neue Konten, aktualisierte Salden des Hauptbuches oder geänderte Transaktionen –, verwenden Sie das Symbol Aktualisieren an der Kachel Data Fabric, um die neuesten Daten in die Kontenabstimmung zu übernehmen.

Bankintegrationen: Plaid [v26.2] 

Account Reconciliation unterstützt die direkte Anbindung von Bankkonten über Plaid, einen sicheren Drittanbieter für Bankdaten.

Über die Kachel Bankintegration auf der Seite Integrationen können Administratoren Bankkonten über Plaid verbinden, um Banktransaktionen und den Schlussbestand (Belegsaldo) automatisch abzurufen.

Nach der Verbindung werden Banktransaktionen schrittweise in die Kontenabstimmungen synchronisiert, und nach jedem Aktualisieren wird ein automatischer Abgleich durchgeführt.

Hinweis: Nur Administratoren können die Plaid-Bankintegration verbinden, konfigurieren und verwalten.

So greifen Sie auf die Kachel Bankintegration zu:

1. Navigieren Sie zum Modul Administration.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Integrationen. Auf der Seite Integrationen werden alle verfügbaren Integrationskacheln angezeigt. Die Kachel Bankintegration zeigt den aktuellen Status der Verbindung von Plaid an.

Die Kachel Bankintegration zeigt die folgenden Verbindungsinformationen an:

Konten über Plaid verbinden

Plaid unterstützt Verbindungen zu Banken in den USA, Kanada und europäischen Ländern über zwei separate Verbinden-Schaltflächen an der Kachel Bankintegration.

So verbinden Sie Konten über Plaid:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung > Integrationen.

2. Klicken Sie am entsprechenden Button Verbinden auf der Kachel Bankintegration:

   • US- und kanadische Bankkonten verbinden – für Banken in den USA und Kanada.

   • Europäische Bankkonten verbinden – für Banken in Europa.

     Das Plaid-Modalfenster öffnet sich und zeigt den Bildschirm Ihr Institut auswählen an, auf dem eine Übersicht der unterstützten Finanzinstitute mit einer Suchleiste oben angezeigt wird.

3. Suchen Sie nach dem Institut, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, oder markieren Sie es. Der Bildschirm Anmelden für das ausgewählte Institut wird angezeigt.

4. Überprüfen Sie die von Plaid angeforderten Berechtigungen und markieren Sie Weiter zur Anmeldung.

   Der Anmeldebildschirm des Finanzinstituts wird geöffnet.

   Die Anmeldemethode variiert je nach Bank – möglicherweise werden Sie zur Eingabe einer Kunden-ID und eines Passworts, einer mobilen PIN oder einer anderen von Ihrer Bank erforderlichen Authentifizierungsmethode aufgefordert.

5. Geben Sie Ihre Bankzugangsdaten ein, um sich zu authentifizieren.

   Nach erfolgreicher Authentifizierung werden auf dem Bildschirm die Bankkonten angezeigt, auf die Sie beim Markieren der Bank Zugang haben. Nach dem Auswählen der Konten wird das verbundene Institut mit einem grünen Häkchen angezeigt.

   Hinweis: Der Anmeldebildschirm und die Authentifizierungsschritte werden vollständig von der Bank gesteuert. Account Reconciliation speichert Ihre Bankzugangsdaten nicht.

6. Um weitere Institute zu verbinden, klicken Sie auf + Hinzufügen eines weiteren und wiederholen Sie die Schritte 3–5. Wenn alle erforderlichen Institute verbunden sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

7. Klicken Sie auf Fertigstellen.

   Das Plaid-Modalfenster wird geschlossen. Die verbundenen Bankkonten sind nun auf der Registerkarte Bankkonten im Bereich „Verwaltung“ verfügbar.

   Die Kachel Bankintegration wird aktualisiert und zeigt Folgendes an:

   • Status-Symbol: Konfiguriert

   • Aktualisierte Anzahl der verbundenen Banken

   • Aktualisierte Anzahl der angelegten Bankkonten

   • Autorisierungsstatus mit der Zahl der Konten in jedem Status (OK, Warnung, Fehler)

   Der Abschnitt Autorisierungsstatus am Tile zeigt die Anzahl der Konten in jedem Status an. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um direkt zur Registerkarte Bankkonten zu gelangen, auf der die Konten bereits nach diesem Status gefiltert sind.

   Kontostatus	Indikator	Aktion
   X Konten OK	Grüner Punkt	Klicken Sie hier, um die einwandfreien Konten auf der Registerkarte Bankkonten anzuzeigen.
   X Konten mit Warnung	Orangefarbenes Dreieck	Klicken Sie hier, um zu den Konten mit Warnung auf der Registerkarte Bankkonten zu gelangen. Klicken Sie bei jedem Konto auf Fortschreibung erforderlich, um die Autorisierung erneut durchzuführen.
   X Konten mit Fehler	Roter Punkt	Klicken Sie hier, um zu den Kontos mit Fehlern auf der Registerkarte Bankkonten zu gelangen. Klicken Sie bei jedem Konto auf Fortschreibung erforderlich, um die Autorisierung erneut durchzuführen.

   Hinweis: Banken können im Rahmen ihrer Sicherheitsrichtlinien eine regelmäßige erneute Autorisierung erforderlich machen. Wenn eine erneute Autorisierung fällig ist, ändert sich der Status des Kontos in „Warnung“ oder „Fehler“. Klicken Sie auf die entsprechende Statuszeile, um zur Registerkarte Bankkonten zu gelangen, und klicken Sie bei den betroffenen Konten auf Aktualisierung erforderlich, um die Verbindung wiederherzustellen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verwalten von Konten finden Sie unter Bankkonten verwalten.

Verbundene Bankkonten anzeigen und verwalten

Nach der Verbindung sind die Bankkonten auf der Registerkarte Bankkonten im Bereich „Verwaltung“ verfügbar. Über Plaid verbundene Konten werden mit PLAID-Integration als Quelle aufgeführt und zeigen in der Spalte Kontonummer/IBAN einen integrierten Autorisierungsstatus an.

Um ein über Plaid verbundenes Bankkonto mit einem Abstimmkonto zu verknüpfen, navigieren Sie zu Verwaltung > Abstimmungen und konfigurieren Sie die Belegquelle für das entsprechende Konto. Nach der Zuordnung ruft das System automatisch den Schlussbestand und die Banktransaktionen aus Plaid ab.

Für mit Plaid verbundene Abstimmkonten gilt Folgendes:

• Wenn ein über Plaid verbundenes Bankkonto einem Abstimmkonto zugeordnet ist, werden die Schaltflächen zum manuellen Hochladen von Kontoauszügen und die Schaltfläche Saldo festlegen für dieses Konto nicht angezeigt.

• Wenn der Status eines mit Plaid verbundenen Kontos fehlerhaft wird (Warnung oder Fehler), wird auf der Seite Abstimmungsdetails für jede Abstimmung, die dieses Konto als Quelle verwendet, ein Warnsymbol angezeigt. Autorisieren Sie die Verbindung der Bankkonten erneut, um die Warnung zu beseitigen und den automatischen Datenabruf wieder aufzunehmen.

• Bei über Plaid verbundenen Kredit- und Darlehenskonten werden Salden und Transaktionen mit umgekehrtem Vorzeichen (multipliziert mit -1) angezeigt, was der üblichen buchhalterischen Behandlung von Passivkonten entspricht.

• Der automatische Abgleich wird nach jedem Datenabruf automatisch ausgeführt. Wenn eine Abstimmung vom System automatisch in den Status In Bearbeitung verschoben wird, wird der Systembenutzer Lineos Agent im Workflow-Verlauf für diesen Übergang erfasst.

Weitere Informationen zum Verwalten von Bankkonten, Inline-Statusanzeigen und zur erneuten Autorisierung von Verbindungen finden Sie unter Verwaltung von Bankkonten.

Abstimmung erneut öffnen

Wenn bei einer abgeschlossenen Abstimmung eine Änderung des Saldos festgestellt wird, wird die Abstimmung automatisch wieder geöffnet und in den Status In Bearbeitung verschoben. Aktionen für die Abstimmung der Folgeperiode sind deaktiviert, bis die vorherige Periode über die Phase „Ersteller“ hinaus fortgeschritten ist.

Banktransaktionen über Plaid [v26.2]  aktualisieren

Die Daten der Plaid-Integration können auf zwei Arten aktualisiert werden: durch einen Zeitplan für die automatische Aktualisierung, der mehrmals täglich ausgeführt wird, oder durch eine manuelle Aktualisierung, die über die Kachel Bankintegration ausgelöst wird. Bei jedem Aktualisieren werden nur neue Transaktionen seit der letzten Synchronisierung abgerufen, wodurch Duplikate vermieden werden. Unmittelbar nach jedem Aktualisieren wird der automatische Abgleich durchgeführt, und nicht abgeglichene Transaktionen werden zur manuellen Klärung angezeigt.

Hinweis: Das Aktualisieren wird über die Kachel Bankintegration am Seite Integrationen ausgelöst.

Geplante Aktualisierung

Das System führt automatisch jede Nacht das Aktualisieren für alle verbundenen Konten durch. Dadurch wird sichergestellt, dass die Transaktionen stets auf dem neuesten Stand sind, ohne dass bei jeder Sitzung ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Manuelle Aktualisierung

So lösen Sie das Aktualisieren manuell aus und rufen die neuesten Transaktionen ab:

1. Klicken Sie auf der Kachel „Bankintegration“ auf Aktualisieren. Das System ruft neue Banktransaktionen von Plaid seit der letzten Synchronisierung ab. Der Status zum Aktualisieren wird auf der Kachel angezeigt, während die Synchronisierung läuft.

2. Durchführen Sie die Überprüfung der aktualisierten Abstimmungsdaten, sobald das Aktualisieren abgeschlossen ist:

   • Neue Transaktionen werden auf der Registerkarte Nicht abgeglichene Posten der entsprechenden Abstimmung angezeigt.

   • Der automatische Abgleich läuft automatisch ab, und abgeglichene Transaktionen werden auf der Registerkarte Abgeglichen angezeigt.

   • Die Zusammenfassungskarten Hauptbuchsaldo, Belegsaldo, Abgeglichen und Nicht abgeglichen werden aktualisiert und spiegeln die neuesten Daten wider.

Hinweis: Das manuelle Hochladen von Kontoauszügen ist für mit Plaid verknüpfte Abstimmkonten deaktiviert. Wird die Plaid-Verbindung getrennt, werden manuelle Uploads automatisch wieder aktiviert.