Versionshinweise zu Account Reconciliation v26.1

In diesem Thema werden die Funktionserweiterungen von Account Reconciliation v26.1 beschrieben, die am 7. April 2026 veröffentlicht wurde.

Zusammenfassung der Funktionserweiterungen

Die folgenden neuen Funktionen und Verbesserungen wurden in Account Reconciliation v26.1 eingeführt.

Offene, nicht abgeglichene Posten

Ab Version 26.1 können Kunden, die Account Reconciliation erst im Laufe des Jahres nutzen, historische nicht abgeglichene Posten aus früheren Perioden in ihre erste aktive Abstimmungsperiode laden, um sicherzustellen, dass die Abstimmungsgleichung vom ersten Tag an aufgeht. Offene, nicht abgeglichene Posten werden sowohl auf der Hauptbuchseite als auch auf der Belegseite der Abstimmung unterstützt.

Ersteller können Posten auf zwei Arten erfassen: per Massenimport über eine CSV-Vorlage oder durch manuelle Erfassung einzelner Posten mithilfe der Option Offenen nicht abgeglichenen Posten hinzufügen. Jeder Posten erfordert ein Datum, eine Beschreibung und einen Betrag. Die Angabe eines Handelspartners ist optional. Beim Massenimport werden alle Zeilen vor der Verarbeitung validiert – sollte eine Zeile die Validierung nicht bestehen, wird die gesamte Datei abgelehnt. Alle hochgeladenen CSV-Dateien werden als Anhänge gespeichert.

Die Optionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ sind während der Vorbereitungsphase nur für manuell hinzugefügte Posten verfügbar. Per Massenimport hochgeladene und aus dem ERP stammende Posten verfügen nicht über Optionen zum Bearbeiten oder Löschen. Nach Abschluss der ersten Periode werden alle offenen Posten schreibgeschützt und automatisch in nachfolgende Perioden vorgetragen, bis sie abgeglichen sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Lizenz – Offene, nicht abgeglichene Posten für Kontoabstimmungen und Offene, nicht abgeglichene Posten für Kontoabstimmungen.

Verbesserungen bei der Abstimmung

Ab Version 26.1 wurden mehrere Verbesserungen hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Workflow im Abstimmungsprozess eingeführt. Diese Verbesserungen erhöhen die Genauigkeit, optimieren die Vorbereitung und bieten den Erstellern und Administratoren mehr Flexibilität. Die folgenden Verbesserungen sind in diesem Release enthalten:

Visuelle Warnung bei Unstimmigkeiten

Wenn sich eine Abstimmung in der Vorbereitungsphase befindet und nicht ausgeglichen ist, ist die Schaltfläche Zur Überprüfung übermitteln deaktiviert und daneben wird ein rotes Warnsymbol angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip angezeigt, der die Unstimmigkeit erklärt. Verfügbar für die kostenlose Lizenz und die Enterprise-Version.

Sortierung nach Konfidenzniveau

Die Registerkarte Abgeglichen auf der Seite „Abstimmungsdetails“ unterstützt die Sortierung nach Konfidenzgrad. Benutzer können auf die Spaltenüberschrift „Vertrauensgrad“ klicken, um Übereinstimmungen vom niedrigsten zum höchsten Vertrauensgrad zu sortieren, wodurch sich Übereinstimmungen, die möglicherweise eine manuelle Überprüfung erfordern, schneller identifizieren lassen. Nur für die Enterprise-Lizenz verfügbar.

Limit für Datei-Uploads

Datei-Uploads in der gesamten Anwendung sind auf maximal 20 Dateien pro Upload-Stapel begrenzt. Wenn ein Benutzer mehr als 20 Dateien auswählt, zeigt das System eine Fehlermeldung an. Benutzer können zusätzliche Dateien in nachfolgenden Stapeln hochladen. Diese Beschränkung gilt für alle Bereiche des Datei-Uploads, einschließlich des Hochladens von Kontoauszügen, Hauptbuchzeilen und Anhängen zu Checklisten. Verfügbar für die kostenlose Lizenz und die Enterprise-Version.

Frühzeitiger Start für Abstimmungen der Folgeperiode

Ersteller können mit der Abstimmung der nächsten Periode beginnen, sobald die aktuelle Periode die Phase „Vorbereitung“ hinter sich gelassen hat. Die Abstimmung der nächsten Periode kann erst für die Überprüfung übermittelt werden, wenn die Abstimmung der vorherigen Periode abgeschlossen ist. Wird die vorherige Periode abgelehnt oder wieder geöffnet, schränkt das System den automatischen/manuellen Abgleich, das Hochladen von Kontoauszügen, die Aktualisierung der Salden von Hauptbuch und Beleg sowie das Hinzufügen/Hochladen von Hauptbuchzeilen ein, bis die vorherige Periode wieder für die Überprüfung freigegeben ist. Automatische Abgleiche werden zurückgesetzt; manuelle Abgleiche bleiben erhalten. Verfügbar für die kostenlose Lizenz und die Enterprise-Version.

Massenabgleich aufheben

Eine neue Schaltfläche Abgleich aufheben auf der Registerkarte Abgeglichen bietet ein Dropdown-Menü mit drei Optionen: Alle Abgleiche aufheben, KI-Abgleiche aufheben und Manuelle Abgleiche aufheben, sodass Benutzer mehrere Transaktionen gleichzeitig aus dem Abgleich entfernen können. Verfügbar für die kostenlose Lizenz und die Enterprise-Version.

Verbesserungen beim Abgleich

Ab Version 26.1 wurde die Abgleich-Engine erweitert, um zusätzliche Abgleichszenarien zu unterstützen und die allgemeine Abgleichgenauigkeit zu verbessern. Die folgenden Verbesserungen sind in diesem Release enthalten:

• Viele-zu-Eins- (M:1) und Eins-zu-Viele- (1:M) Abgleich: Mehrere Transaktionen auf der einen Seite können gruppiert und mit einer einzelnen Transaktion auf der anderen Seite abgeglichen werden, wenn die kombinierten Beträge übereinstimmen.

• Storno-Abgleich: Das System erkennt Stornobuchungen anhand von Referenznummern und Geschäftspartnern und ordnet sie zu.

• Nullsummen-Abgleich auf Hauptbuch- und Belegseite: Benutzer können Posten auswählen, die auf einer der beiden Seiten in Summe null ergeben, und diese direkt abgleichen.

Checklistenverwaltung: Dateianhänge

Ab Version 26.1 wird die Checklistenverwaltung um die Möglichkeit erweitert, Dateianhänge direkt an einzelne Checklistenelemente hochzuladen. Benutzer können jedem Checklistenpunkt Begleitdokumente wie Excel-Tabellen, CSV-Dateien, PDFs und Textdateien anhängen. Nach dem Hochladen wird die Gesamtzahl der Anhänge am Checklistenpunkt angezeigt, sodass die Anzahl der Begleitdokumente auf einen Blick erkennbar ist. Ein Klick auf die Anzahl der Anhänge oder das Anhangssymbol leitet den Benutzer zur Seite Dateien weiter, auf der hochgeladene Dokumente angezeigt und verwaltet werden können. Jedes Hochladen wird durch eine Erfolgsmeldung bestätigt; bei einem Fehlschlag wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Lizenz – Transaktionsabgleich für den Bankkontenabgleich und Seite „Checklisten verwalten“.

Geplante Integrationsaktualisierungen

Ab Version 26.1 führt Account Reconciliation automatisierte, geplante Aufgaben aus, um die Hauptbuchdaten ohne manuellen Eingriff mit den Quellen synchron zu halten. Das geplante Aktualisieren führt drei wichtige Vorgänge durch: Es erkennt und erstellt fehlende Abstimmungen für aktivierte Konten, aktualisiert die Salden der Hauptbuchkonten aus dem verbundenen ERP-System und ruft neue oder aktualisierte Hauptbuch-Transaktionszeilen ab – und das alles ohne vollständige Neuverladung der Daten.

Auf der Registerkarte Integrationen unter Administration wird nun auf jeder Integrationskarte ein Zeitstempel der letzten Aktualisierung angezeigt, der angibt, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat – unabhängig davon, ob sie manuell oder durch den geplanten Job ausgelöst wurde. Die manuelle Aktualisierung ist weiterhin über die Schaltfläche Aktualisieren an jeder aktivierten Integrationskarte verfügbar.

Weitere Informationen finden Sie unter Integrationen verwalten.

Verwaltung der Anzahl der Lizenzen

Ab Version 26.1 erzwingt Account Reconciliation abonnementbasierte Abstimmungslimits, die auf der SKU-Konfiguration basieren. Das Limit gilt für die Aktivierung von Konten, nicht für deren Erstellung – Benutzer können eine unbegrenzte Anzahl von Konten hinzufügen, jedoch nur bis zu dem durch die SKU definierten Limit aktivieren. Der Listenbildschirm Abstimmungen zeigt eine Echtzeit-Nutzungsanzeige an (z. B. „3 von 25 genutzt“), die aktualisiert wird, sobald Abstimmungen gestartet oder abgeschlossen werden.

Wenn das Aktivierungslimit erreicht ist, zeigt das System Folgendes an: „Sie haben Ihr Limit für die Kontenabstimmung erreicht. Erweitern Sie Ihr Abonnement, um weitere Konten hinzuzufügen. Wenn ein Benutzer versucht, eine Aktion an einer Abstimmung durchzuführen, die das Limit überschreitet, wird der Zugriff gesperrt. Für Benutzer der kostenlosen Lizenz hat sich das Limit von „maximal 20 Konten erstellen“ zu „unbegrenzt erstellen, maximal 20 aktivieren“ geändert.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Lizenz – Konten verwalten und Konten verwalten.

Verwalten der Registerkarte „Bankkonten“

Ab Version 26.1 ist im Modul Verwaltung eine eigene Registerkarte Bankkonten für das zentrale Verwalten von Bankkonten verfügbar. Die Registerkarte zeigt alle Bankkonten mit Spalten für Bankname, Kontonummer/IBAN, Währung und Quelle an. Mit den Filter-Schaltflächen unter „Quelle“ – Alle, Manuell und ERP-Integration – können Administratoren Konten nach ihrer Art der Erstellung filtern.

Administratoren können über die Schaltfläche + neue Bankkonten hinzufügen und bestehende Konten über die Aktionssymbole am Ende jeder Zeile bearbeiten, löschen oder aktivieren/deaktivieren. Über Integrationen bezogene Konten sind sichtbar, aber schreibgeschützt. Deaktivierte Konten werden in der Bankkontoauswahl unter Kontoeinstellungen nicht angezeigt. Das Löschen ist eingeschränkt, wenn das Bankkonto mit einem Hauptbuchkonto verknüpft ist.

Für Benutzer der kostenlosen Lizenz sind nur Bankkonten auswählbar, deren Währung mit der Währung der juristischen Person übereinstimmt.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Lizenz – Bankkonten verwalten und Bankkonten verwalten.

Rollen „Viewer“ und „Power User“

Ab Version 26.1 sind in Account Reconciliation zwei zusätzliche Benutzerrollen verfügbar: Viewer und Power User. Diese Rollen werden von der insightsoftware-Plattform synchronisiert und bieten eine detailliertere Zugriffskontrolle, die über die bestehenden Rollen „Admin“ und „Designer“ hinausgeht. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle wird sowohl auf UI-Ebene als auch auf API-Ebene durchgesetzt.

• Viewer-Benutzer können alle Seiten und Details in der gesamten Anwendung einsehen, jedoch keine Aktionen ausführen.

• Power User verfügen über definierte Berechtigungen in den Modulen „Abstimmung“ und „Checkliste“, haben jedoch keinen Zugriff auf die Gestaltung von Checklistenvorlagen oder auf Verwaltungseinstellungen.

Auf der Registerkarte Benutzer unter Verwaltung werden Rollenfilter-Schaltflächen angezeigt – Alle, Admins, Designer, Power User und Viewer –, um die Benutzerliste nach Rolle zu filtern.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Lizenz – Benutzer verwalten und Benutzer verwalten.

Dashboard „Altersstruktur nicht abgeglichener Posten“

Ab Version 26.1 enthält das Dashboard neben der bestehenden Registerkarte Übersicht eine neue Registerkarte Nicht abgeglichene Altersstruktur. Die Ansicht „Altersstruktur nicht abgeglichener Posten“ bietet einen konsolidierten Überblick über nicht abgeglichene Posten, die über juristische Personen und Konten hinweg vorgetragen wurden.

Die Alterstabelle zeigt Daten nach juristischer Person und Konto mit den folgenden Altersklassen an: Aktueller Monat, 1 Monat, 2 Monate, 3 Monate, 4 Monate, 5 Monate, 5+ Monate und Gesamt. Jede Zelle zeigt den nicht abgeglichenen Betrag sowie die Anzahl der Posten in Klammern an.

Das Dashboard unterstützt zwei Währungsansichten:

• Funktionswährung (die eigene Währung der jeweiligen juristischen Person)

• Währung für das Berichtswesen (eine konsolidierte Währung für den unternehmensübergreifenden Vergleich)

Benutzer können nach den Abstimmungsstatus Genehmigt oder Alle filtern.

Weitere Informationen finden Sie unter „Kostenlose Lizenz – Dashboard-Seite verwalten“ und „Dashboard-Seite verwalten“.

Änderung der Zuständigen

Ab Version 26.1 können Administratoren den einer Abstimmungsinstanz zugewiesenen Ersteller, Prüfer oder Genehmiger direkt aus der Abstimmungsliste heraus über das 3-Punkte-Menü ändern. Die Option Zuständige ändern ist für jede Abstimmung unabhängig von ihrem Status verfügbar und Administratoren vorbehalten.

Wenn ein Administrator einen Zuständigen ändert, wird der Abstimmungsstatus auf In Bearbeitung zurückgesetzt. Der Administrator kann eine, zwei oder alle drei Rollen in einem einzigen Schritt ändern. Die Liste der Zuständigen entspricht der Liste, die unter Kontoeinstellungen verfügbar ist. Die Änderung wird vollständig rückverfolgbar im Workflow-Verlauf protokolliert. Überschreibungen auf Instanzebene haben keine Auswirkungen auf die Konfiguration des Kontos der juristischen Person – Änderungen gelten nur für die jeweilige Abstimmungsinstanz.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Lizenz – Seite „Abstimmungen verwalten“ und Seite „Abstimmungen verwalten“.