Instance « Checklists »

Le module « Instance des listes de contrôle » aide les utilisateurs à gérer, suivre et mener à bien les activités de clôture financière grâce à des listes de tâches standardisées pour une période sélectionnée. Ce module affiche les modèles de listes de contrôle qu’un administrateur a activés, permettant ainsi aux utilisateurs d’effectuer les tâches qui leur sont attribuées, de soumettre leur travail pour révision et de suivre l’avancement par rapport aux échéances de clôture.

Les listes de contrôle n'apparaissent dans ce module qu'après avoir été activées par un administrateur dans Paramètres > Listes de contrôle.

Pour plus d’informations sur la configuration et l’activation des modèles, consultez la section « Gestion des modèles de listes de contrôle ».

Accès à l’instance « Listes de contrôle »

Pour accéder au module « Instance des listes de contrôle » :

1. Connectez-vous à Account Reconciliation.
2. Sélectionnez Listes de contrôle dans la barre de navigation de gauche.

La page « Listes de contrôle » se charge automatiquement et affiche les listes de contrôle activées pour la période de clôture en cours.

Comprendre le workflow des listes de contrôle

Les listes de contrôle suivent un workflow d'approbation à deux rôles : « Préparateur » et « Réviseur ».

• Rôle du préparateur

  Le préparateur effectue les tâches qui lui sont attribuées et soumet les tâches complétées pour révision.

• Rôle du réviseur

  Le réviseur examine les tâches complétées et peut soit les approuver, soit les renvoyer au préparateur pour qu’il les modifie. Les réviseurs peuvent, s'ils le souhaitent, ajouter des commentaires lors de l'approbation, mais doivent obligatoirement fournir des commentaires en cas de rejet afin d'expliquer les corrections requises. Le système affiche tous les commentaires dans l’historique du workflow.

Gestion de la page « Instance des listes de contrôle »

La page « Instance des listes de contrôle » fournit des outils complets pour filtrer, rechercher et gérer les tâches des listes de contrôle.

La page « Instance des listes de contrôle » affiche les modèles de listes de contrôle activés sous forme de sections développables. Chaque liste de contrôle comporte un en-tête contenant des informations récapitulatives et un tableau des tâches répertoriant toutes les tâches associées.

Exemple de modèle de liste de contrôle

Account Reconciliation comprend des modèles de listes de contrôle préconfigurés pour les processus de clôture courants :

Exemple : Processus de clôture mensuelle

Le modèle « Processus de clôture mensuelle » standardise toutes les activités de clôture financière de fin de mois. Cette liste de contrôle préconfigurée comprend des tâches organisées en dossiers, telles que le rapprochement des comptes d'exploitation, la vérification des chèques en circulation, la vérification et l'écriture des charges à payer, les rapprochements bancaires, la vérification des écritures comptables et la préparation des états financiers.

Pour gérer les listes de contrôle :

1. Accédez au module Listes de contrôle.

   La page « Listes de contrôle » s'affiche par défaut et présente toutes les listes de contrôle activées pour la période en cours.

2. Utilisez les boutons d’action de la barre d’en-tête pour filtrer et gérer les tâches des listes de contrôle :

   Contrôle	Fonction
   Recherche des listes de contrôle...	Recherche de dossiers et de tâches par nom ou par description
   Actualiser	Actualise la page des listes de contrôle avec les dernières données relatives aux tâches

3. Revue des informations d'en-tête de la liste de contrôle :

   Élément	Description et Usage
   Indicateur de progression	Indicateur circulaire indiquant le pourcentage d'achèvement de la liste de contrôle
   Nom de la liste de contrôle	Nom du modèle de liste de contrôle (par exemple, « Processus de clôture mensuelle »)
   Description	Brève description de l’objectif de la liste de contrôle
   Badge de statut	État actuel du workflow de la liste de contrôle (En cours, Complété)
   Nombre de tâches	Nombre total de tâches dans la liste de contrôle par statut (par exemple, « 0 sur 1 »)
   Alerte de retard	Compte d'éléments en retard affichés en rouge lorsque les tâches ont dépassé leur date d'échéance
   Développer/Réduire	Icône en forme de flèche permettant d'afficher ou de masquer la liste des tâches

4. Consultez les informations relatives aux tâches dans le tableau des tâches :

   Nom de la colonne	Description et Usage
   Intitulé	Nom et description de la tâche. Les tâches sont numérotées de manière hiérarchique (1, 1.1, 2, 2.1) pour indiquer les relations parent-enfant
   Préparateur	Utilisateur chargé de réaliser la tâche
   Réviseur	Utilisateur chargé de vérifier et d'approuver la tâche
   Date d'échéance	Date limite d'exécution de la tâche. Les dates de retard sont affichées en rouge
   Statut	État actuel du workflow indiqué par un badge de couleur (Non commencé, En cours, En attente de revue, Complété)
   Actions	Boutons « Soumettre pour révision », « Marquer comme complété » ou « Rejeter » en fonction de l'état actuel du workflow et du rôle de l'utilisateur

5. Cliquez sur Charger pour joindre des documents justificatifs à une tâche.
6. Cliquez sur Soumettre pour révision pour soumettre le travail complété au réviseur désigné.
7. Passez en revue les tâches soumises et cliquez sur Marquer comme complétée pour les approuver ou sur Rejeter pour renvoyer la tâche à son auteur afin qu’il y apporte des corrections.

Comprendre l’organisation des tâches

Le système organise les tâches selon une hiérarchie parent-enfant à l’aide d’une numérotation décimale.

• Les éléments parents (1, 2, 3) font office de dossiers regroupant des tâches connexes.

• Les tâches filles (1.1, 2.1, 2.1.1) représentent les éléments de travail concrets que les utilisateurs doivent réaliser.

Les utilisateurs ne peuvent effectuer directement que les tâches filles. Le système marque automatiquement les dossiers parents comme complétés lorsque les utilisateurs ont terminé toutes les tâches filles qu’ils contiennent.

Le système calcule les dates d’échéance en jours ouvrés par rapport à la date de clôture de la Période et exclut les week-ends de ce calcul. Par exemple, une tâche dont la date d’échéance est « -5 jours » est due cinq jours ouvrables avant que la période ne soit fermée.

Ajouter des commentaires

Pour ajouter un commentaire à une tâche :

1. Cliquez sur Ajouter un commentaire dans la ligne de la tâche.
2. Saisissez votre commentaire dans le champ de texte.
3. Cliquez sur Publier pour enregistrer le commentaire.

Le système horodate chaque commentaire et l'affiche dans l'historique du workflow, fournissant ainsi une piste d'audit de l'activité liée aux tâches.

Charger des pièces jointes

Pour joindre des pièces justificatives :

1. Cliquez sur l'icône de chargement située sur la ligne de la tâche.
2. Sélectionnez les fichiers sur votre ordinateur.
3. Cliquez sur Ouvrir pour les charger.

Le système accepte les types de fichiers suivants : Excel (.xlsx, .xls), CSV (.csv), PDF (.pdf) et fichiers texte (.txt).

A noter: Les relevés bancaires au format PDF de plusieurs pages sont entièrement pris en charge. Le système analyse toutes les pages du document, identifie les tableaux de transactions et extrait les dates, les désignations et les montants pour un rapprochement automatique.

A noter: Consultez la section « Analyse des relevés bancaires » pour plus d'informations.

[v26.1] Le système affiche les fichiers chargés dans le compteur de pièces jointes de la tâche. Cliquez sur le compte de pièces jointes pour accéder à la page « Fichiers » avec les résultats filtrés pour cette tâche.

A noter: Les utilisateurs peuvent charger des pièces jointes directement vers des éléments individuels de la liste de contrôle. Une fois le chargement effectué, le nombre total de pièces jointes s’affiche sur l’élément de la liste de contrôle. Cliquez sur le compte de pièces jointes pour accéder à la page « Fichiers », où vous pouvez consulter et gérer les documents chargés.

Un message de confirmation s'affiche à chaque chargement réussi. Un message d'erreur s'affiche si le chargement échoue.

Soumettre des tâches pour révision

Pour soumettre une tâche pour révision :

1. Repérez la tâche dans la liste de contrôle.
2. Cliquez sur Soumettre pour la revue.

   La boîte de dialogue « Soumettre la tâche pour révision » s'ouvre et affiche le statut actuel de la tâche et un champ de commentaire.

   

3. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir un commentaire dans le champ « Commentaire » afin de fournir des informations contextuelles sur le travail complété.
4. Cliquez sur Soumettre pour révision pour confirmer la soumission, ou cliquez sur Abandonner pour revenir à la liste des tâches sans soumettre.

   Le système fait passer le statut de la tâche à « En attente de révision » et envoie une notification au réviseur désigné.

Révision des tâches

Pour réviser une tâche soumise :

1. Accédez aux tâches affichant le statut En attente de revue ou utilisez le filtre « Attribuées à moi » pour trouver les tâches en attente de votre revue.
2. Examinez les détails de la tâche.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Cliquez sur Marquer comme complétée pour valider la tâche. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter un commentaire. Le système fait passer le statut de la tâche à « Complété ».
   • Cliquez sur Rejeter pour renvoyer la tâche à son auteur. Saisissez des commentaires expliquant les corrections requises. Le système fait passer le statut de la tâche à « En cours » et la renvoie dans la liste des tâches de son auteur.

Affichage des tâches en retard

Le système met en évidence les tâches dont la date d’échéance est dépassée en les affichant en rouge dans la colonne « Date d’échéance ». L'en-tête de la liste de contrôle affiche le compte des éléments en retard, le cas échéant, ce qui vous aide à identifier rapidement les tâches nécessitant une attention immédiate.

Pour vous concentrer sur les tâches en retard :

1. Vérifiez le compte d’éléments en retard dans l’en-tête de la liste de contrôle.
2. Donnez la priorité à la réalisation des tâches en retard afin de respecter au mieux le calendrier.