Page « Liste des rapprochements »
La page Rapprochements répertorie tous les rapprochements pour la période sélectionnée et propose des outils permettant de les rechercher, de les filtrer, de les trier et d'effectuer des opérations sur ceux-ci.
Gestion de la liste des rapprochements
Pour gérer les rapprochements :
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Accédez au module Rapprochements depuis la barre de navigation de gauche.
L'onglet « Liste des rapprochements » est indiqué par défaut et présente tous les comptes configurés.
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Utilisez les actions et commandes situées en haut de la page :
Contrôle
Fonction
Télécharger
Permet de télécharger les pièces justificatives associées aux périodes de rapprochement.
Actualiser
Actualise la page avec les dernières données de rapprochement.
Rechercher des rapprochements...
Recherche des rapprochements par nom de rapprochement, nom de compte général ou numéro de compte.
Type :
[v26.3]
Filtre la liste des rapprochements par type de rapprochement, tel que Compte bancaire ou Standard.
Menu déroulant des responsables
Filtre la liste par responsable (préparateur, réviseur ou approbateur).
Menu déroulant « Trier par »
Trie la liste selon le critère sélectionné. (Par défaut) Plus récent (mis à jour).
Filtre par statut
Filtre la liste en fonction du statut du workflow :
Tout - Indique tous les rapprochements, quel que soit leur statut.
Non démarré - Indique les rapprochements qui n'ont pas encore été lancés.
En cours - Indique les rapprochements en cours de préparation.
En cours de révision - Indique les rapprochements soumis pour révision.
En attente d'approbation - Indique les rapprochements en attente d'approbation.
Approuvés - Indique les rapprochements approuvés.
Effacer la recherche et les filtres
Supprime tous les critères de recherche et de filtrage appliqués et revient à l'affichage par défaut.
Pagination [v26.1]
Indique les commandes de navigation entre les pages au bas de la liste des rapprochements, notamment le sélecteur du nombre de lignes par page et les numéros de page.
La barre de pagination indique également une étiquette d’usage des rapprochements indiquant le nombre de comptes de rapprochement activés par rapport à la limite autorisée (par exemple, « Rapprochements : 6 sur 5 000 utilisés").
A noter: Lorsque la limite est atteinte, l’étiquette s’affiche en rouge : Rapprochements : 25 sur 25 utilisés (limite atteinte)«, indiquant qu’aucun compte supplémentaire ne peut être activé tant que des comptes existants n’ont pas été désactivés.
A noter: [v26.3] Si aucun rapprochement ne correspond aux critères de filtrage sélectionnés, la liste des rapprochements indique le message Aucun résultat de recherche. Utilisez Effacer la recherche et les filtres pour réinitialiser les filtres et revenir à la liste complète.
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Consultez les informations relatives aux comptes dans la liste des rapprochements.
Chaque ligne représente un rapprochement et indique les colonnes suivantes ainsi que des actions au niveau de la ligne :
Colonne / Action
Description
Nom du rapprochement
[v26.3]
Nom d'affichage du rapprochement. Pour les rapprochements groupés (plusieurs vers un), il s'agit du rapprochement combiné.
Compte du grand livre
[v26.3]
Le compte général associé au rapprochement. Pour les rapprochements groupés, un indicateur de nombre indique le nombre de comptes généraux inclus.
Source du support
[v26.3]
Le type de source justificative, soit Standard, soit un identifiant Compte bancaire.
Pour les rapprochements groupés, un badge de comptage indique le nombre de sources justificatives incluses.
Soldes
[v26.3]
Solde du grand livre - Le solde provenant de l’ERP.
Solde de la source justificative : le solde provenant de la source justificative (relevé bancaire pour « Compte bancaire » ou somme des lignes justificatives pour « Standard »).
Différences
[v26.3]
Solde non rapproché – La différence entre le solde du grand livre et le solde justificatif.
Lignes non rapprochées - Le nombre de lignes non appariées (compte bancaire uniquement). Indique un tiret (—) pour les rapprochements « Standard ».
Destinataires
Indique les responsables pour chaque rôle du workflow : Préparateur, Réviseur et Approbateur.
Indique « N'importe qui » si aucun utilisateur spécifique n'est attribué.
Statut
Indique le statut actuel du workflow : Non lancé, En cours, En revue, En attente d’approbation ou Approuvé.
Aller aux fichiers
Affiche le nombre de pièces justificatives jointes. Cliquez sur le nombre de fichiers pour accéder au module Fichiers filtré pour ce compte.
Exportation
[v26.3]
Télécharge le relevé de rapprochement.
Pour les rapprochements de comptes bancaires et inter-sociétés, cliquer sur « Exporter » ouvre la boîte de dialogue « Exporter le relevé de rapprochement », dans laquelle vous pouvez choisir le format (Excel, PDF ou CSV) et configurer les options d’exportation.
Pour les rapprochements standard, cliquer sur « Exporter » indique les formats Excel (.xlsx), PDF (.pdf) et CSV (.csv) ; la sélection d’un format entraîne le téléchargement immédiat du fichier.
Consultez la section « Exporter le relevé de rapprochement » dans l’article correspondant au type de rapprochement concerné.
Plus d'options
Menu à trois points proposant les options suivantes :
Ouvrir les détails du rapprochement.
[v26.1] Modifier les responsables
[v26.3] Synchroniser avec la dernière Version
[v26.3] Supprimer l'Instance
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Cliquez sur n'importe quel compte pour ouvrir la page Détails du rapprochement spécifique à ce rapprochement. La page « Détails » propose des actions et des commandes spécifiques au type :
Rapprochements de comptes bancaires - Voir Rapprochement de comptes bancaires.
Rapprochements standard[v26.3] - Voir Rapprochement standard.
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Cliquez sur Aller aux fichiers pour afficher ou télécharger les pièces justificatives de chaque compte.
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Cliquez sur Exporter pour télécharger l’état de rapprochement.
Pour les rapprochements de comptes bancaires et inter-sociétés, la boîte de dialogue « Exporter le relevé de rapprochement » s’ouvre.
Pour les rapprochements standard, sélectionnez le format dans la liste déroulante : le fichier se télécharge immédiatement.
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Cliquez sur les trois points (Plus d’options) pour accéder aux options suivantes :
Ouvrir les détails du rapprochement - Ouvre la page Détails du rapprochement pour le compte sélectionné.
Modifier les responsables[v26.1] - Ouvre la boîte de dialogue Modifier les responsables pour mettre à jour le préparateur, le réviseur ou l’approbateur. Réservé aux utilisateurs administrateurs.
Synchroniser avec la dernière version[v26.3] - Met à jour l’instance de rapprochement afin d’utiliser la dernière version du modèle de rapprochement. Disponible uniquement lorsque l’instance est en cours.
Supprimer l’instance[v26.3] - Supprime l’instance de rapprochement pour la période sélectionnée. Disponible uniquement lorsque l’instance est « En cours » et réservé aux rôles d’administrateur et de concepteur.
Modifier les responsables [v26.1]
L’action Modifier les responsables permet aux utilisateurs autorisés de réattribuer un ou plusieurs rôles de workflow à un rapprochement sans le supprimer ni le recréer.
Pour modifier les responsables :
Recherchez le rapprochement dans la liste.
Cliquez sur les trois points (Plus d’options) correspondant au rapprochement.
Sélectionnez Modifier les responsables. La boîte de dialogue Modifier les responsables indique les responsables à modifier.
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Mettez à jour les champs suivants selon vos besoins :
Champ
Description
Préparateur
L'utilisateur chargé de préparer le rapprochement. La valeur par défaut est Tout le monde si aucun utilisateur spécifique n’est attribué.
Réviseur
L'utilisateur chargé de vérifier le rapprochement. La valeur par défaut est N'importe qui.
Approbateur
L'utilisateur chargé d'approuver le rapprochement. La valeur par défaut est N'importe qui.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE). Les modifications apportées aux responsables sont appliquées immédiatement et apparaissent dans la colonne Responsables de la Liste.
A noter: Les modifications apportées aux responsables sont consignées dans le journal d'audit avec l'horodatage et le nom de l'utilisateur à l'origine de la modification.
A noter: L'option Modifier les responsables est disponible pour tout rapprochement, quel que soit son statut, et est réservée aux utilisateurs « Admin ».
A noter: La modification d’un responsable réinitialise le statut du rapprochement à En cours. Une note dans la boîte de dialogue avertit : « La modification du responsable réinitialisera le Statut à En cours. »
La liste des responsables utilise la même liste de responsables que celle disponible dans Paramètres du compte. La modification s’applique uniquement à l’instance de rapprochement concernée et n’affecte pas la configuration du compte de l’entité juridique. La modification est enregistrée dans l’historique du workflow avec une traçabilité complète.
[v26.3] Synchroniser une instance de rapprochement avec la dernière Version
Lorsqu’un modèle de rapprochement est modifié, une nouvelle version du modèle est créée.
Les instances de rapprochement non lancées utilisent automatiquement la version la plus récente. Les rapprochements déjà lancés continuent d’utiliser la Version qui était active quand ils sont entrés dans la phase de préparation.
Les administrateurs peuvent utiliser Synchroniser avec la dernière Version pour appliquer la dernière configuration du modèle aux instances de rapprochement éligibles.
Pour synchroniser une instance avec la dernière version :
Recherchez le rapprochement dans la liste.
Cliquez sur les trois points (Plus d’options) correspondant au rapprochement.
Cliquez sur Synchroniser avec la dernière Version.
L’instance est mise à jour pour utiliser la dernière configuration du modèle.
Lorsqu’une instance est synchronisée et qu’un compte mappé (côté grand livre ou côté justificatif) a été supprimé ou remplacé, le système :
Supprime les appariements existants.
Remplace les opérations du grand livre ou des comptes auxiliaires pour les comptes concernés.
Supprime les lignes de report d’ouverture.
Réinitialise les soldes en fonction de la dernière configuration du modèle.
Supprime les pièces jointes associées aux comptes supprimés.
Les modifications qui n’affectent pas les mappages de comptes, telles que les noms de rapprochement ou les affectations de responsables, font l’objet d’une actualisation sans réinitialisation des transactions ni des soldes.
A noter: Si la modification du modèle correspond à une actualisation silencieuse, par exemple un simple changement de responsable ou de nom de rapprochement, aucun des effets secondaires ci-dessus ne se produit. Seules les modifications des mappages de comptes déclenchent la réinitialisation des lignes et des soldes.
A noter: L'option Synchroniser avec la dernière version est disponible uniquement lorsque l'instance est En cours. Les instances « Non démarrées » sont synchronisées automatiquement. Pour une instance ayant dépassé la phase de « Préparation » (en cours de revue, en attente d’approbation ou approuvée), ramenez-la d’abord à la phase de « Préparation » en la réinitialisant ou en la rejetant, puis synchronisez-la.
[v26.3] Supprimer une instance de rapprochement
Lorsqu’un modèle est supprimé, les instances déjà lancées restent actives jusqu’à la fin de leur période. L’option Supprimer l’instance permet à un administrateur de supprimer une telle instance.
Pour supprimer une instance de rapprochement :
Recherchez le rapprochement dans la liste.
2. Cliquez sur les trois points (Plus d’options) correspondant au rapprochement.
Sélectionnez Supprimer l'instance.
Confirmez la suppression.
Une fois la suppression effectuée, le système :
Désapparie toutes les lignes précédemment appariées.
Supprime les lignes d'ouverture (report) et dissocie leurs pièces jointes (qui deviennent orphelines).
Supprime l’instance de la période.
A noter: L'option Supprimer l'instance n'est disponible que lorsque l'instance est En cours. Pour une instance ayant dépassé la phase de « Préparation », ramenez-la d’abord à la phase de « Préparation » en la réinitialisant ou en la rejetant, puis supprimez-la.
A noter: Supprimer une instance est réservé aux rôles d’administrateur et de concepteur. Les préparateurs, réviseurs et approbateurs ne peuvent pas supprimer d’instances.