Rapprochement standard [v26.3] 

Rapprochement standard (anciennement appelé « Manuel ») est utilisé pour la vérification des comptes où le solde du grand livre est justifié par des lignes justificatives dont le total correspond au solde, plutôt que par l’appariement des transactions avec un relevé bancaire.

Les rapprochements standard sont généralement utilisés pour des comptes tels que les charges à payer, les comptes de prépaiement, les provisions et d’autres comptes du grand livre où les soldes proviennent d’écritures comptables manuelles sans lignes de transaction sous-jacentes.

Les rapprochements standard indiquent un indicateur Standard dans la colonne Source justificative de la liste de rapprochement.

A noter: Le type de rapprochement est déterminé par la configuration Source justificative définie dans Paramètres > Rapprochements.

Les rapprochements standard sont conçus pour justifier un solde du grand livre en répertoriant les éléments qui le composent.

Contrairement aux rapprochements de comptes bancaires, il n’y a pas de transactions justificatives à apparier avec les transactions du grand livre. À la place, les préparateurs créent des lignes justificatives qui, ensemble, expliquent le solde du grand livre pour la période.

Par exemple, si le solde du grand livre est de 50 000 $, un préparateur peut créer les lignes justificatives suivantes :

Le solde justificatif devient 50 000 $, ce qui donne un écart de 0,00 $.

Les lignes justificatives peuvent être ajoutées manuellement ou importées en masse, et elles peuvent inclure des catégories, des commentaires et des pièces justificatives. Ensemble, les lignes justificatives constituent le tableau justificatif utilisé pour étayer le solde.

Les rapprochements standard calculent automatiquement les soldes à l’aide des lignes justificatives :

• Solde du grand livre : Extrait de l’ERP.

• Solde justificatif : Somme de toutes les lignes justificatives.

• Différence : Solde du grand livre − Solde justificatif.

Ni le solde justificatif ni la différence ne peuvent être modifiés manuellement.

Lorsque des lignes justificatives sont ajoutées, modifiées ou supprimées, le solde des lignes justificatives et la différence sont recalculés automatiquement.

Page « Détails du rapprochement standard »

La page « Détails du rapprochement standard » contient les sections suivantes :

• Barre d’en-tête - Indique le nom du rapprochement, la période, l’icône de statut et les icônes d’action au niveau de la page.

• Fiches récapitulatives - Indique les fiches KPI « Compte général », « Solde du grand livre », « Solde justificatif » et « Écart ».

• Lignes justificatives - Où les préparateurs ajoutent et gèrent les lignes justificatives qui justifient le solde du grand livre.

Barre d'en-tête

La barre d'en-tête indique l'identifiant du rapprochement et propose des icônes d'action au niveau de la page.

Fiches récapitulatives

Les fiches récapitulatives des indicateurs clés de performance (KPI) en haut de la page indiquent :

Lignes justificatives

Les lignes justificatives sont les écritures détaillées qui justifient le solde du grand livre pour la période.

Chaque ligne justificative comporte une date, un montant et une désignation, ainsi qu’une catégorie, des commentaires et des pièces jointes au niveau de la ligne (facultatifs).

Le solde justificatif est calculé automatiquement comme la somme de toutes les lignes justificatives et sert à effectuer le rapprochement avec le solde du grand livre.

Les lignes justificatives sont rattachées au rapprochement plutôt qu’à un compte général spécifique, offrant ainsi une vue consolidée des éléments qui composent le solde de rapprochement.

Les lignes justificatives peuvent provenir de trois sources :

• Ajoutées manuellement – Créées individuellement à l’aide de l’action « Ajouter une ligne justificative ».

• Importées : ajoutées via la fonctionnalité « Importer des lignes justificatives ».

• Reporté – Copiées automatiquement depuis la période de rapprochement précédente.

Toutes les lignes de justificative contribuent au solde justificatif, quelle que soit la manière dont elles ont été créées.

Les lignes justificatives restent modifiables pendant la phase de préparation, sous réserve des restrictions décrites plus loin dans cet article.

Pour effectuer un rapprochement standard :

1. Définissez le solde du grand livre à l’aide de la fonction « Définir le solde du grand livre ».

2. Chargez les pièces justificatives.

3. Gérez les lignes justificatives : ajoutez, importez, modifiez, supprimez, commentez et classez-les

4. Ajoutez des pièces jointes au niveau des lignes si nécessaire.

5. Soumettre le rapprochement à l’examen

6. Téléchargez le relevé de rapprochement.

7. Rouvrir le rapprochement.

8. Reporter les lignes justificatives.

Charger des pièces justificatives

Pour les rapprochements standard, le bouton Charger situé dans l'en-tête permet de joindre des pièces justificatives au rapprochement à des fins de référence et d'audit. Contrairement aux rapprochements de comptes bancaires, aucune analyse syntaxique n’est effectuée. Les fichiers chargés sont stockés en tant que pièces jointes.

Pour charger des pièces justificatives :

1. Cliquez sur Charger dans la barre d'en-tête.

2. Dans la boîte de dialogue pour charger, cliquez sur Parcourir les fichiers ou glissez-déposez les fichiers dans la zone de chargement.

3. Sélectionnez les fichiers des pièces justificatives.

4. Cliquez sur Charger. Les fichiers sont joints au rapprochement.

A noter: Le nombre de fichiers à charger est limité à 20 par lot. Si plus de 20 fichiers sont sélectionnés, le système indique un message d’erreur.

Les fichiers chargés peuvent être consultés dans le module Fichiers à l’aide de l’action Accéder aux fichiers située dans l’en-tête.

Gérer les lignes justificatives

Le tableau « Lignes justificatives » indique toutes les lignes justificatives pour la période, y compris celles ajoutées manuellement, importées et reportées.

Un filtre par catégorie (menu déroulant « Toutes les catégories ») et une barre de recherche en haut à droite vous permettent de filtrer et de trouver rapidement des lignes. Le bas du tableau indique le nombre total de lignes et le montant total du solde justificatif.

Les colonnes suivantes apparaissent dans le tableau :

Deux options sont disponibles pour ajouter des lignes justificatives :

• Ajouter une ligne justificative - Ajoute les lignes une par une à l'aide d'une boîte de dialogue. Les lignes ajoutées manuellement peuvent être modifiées ou supprimées.

• Importer des lignes justificatives - Importe plusieurs lignes à la fois à l'aide d'un modèle CSV prédéfini. Les lignes justificatives importées peuvent être modifiées ou supprimées pendant la phase de préparation. Les modifications mettent automatiquement à jour le solde justificatif et la différence.

Ajouter une ligne justificative

Pour ajouter manuellement une ligne justificative :

1. Sur la page Détails du rapprochement, cliquez sur Ajouter une ligne justificative.

2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne justificative, renseignez les champs suivants :

   Champ	Description
   Date	Date de la ligne justificative. Obligatoire. Prend en charge les dates hors période, mais pas les dates futures.
   Montant	Montant de la ligne justificative dans la devise fonctionnelle du compte. Obligatoire.
   Description	Désignation de ce que représente la ligne. Obligatoire.

3. Cliquez sur Ajouter une ligne.

   La ligne justificative apparaît dans le tableau. Les champs Solde justificatif et Différence sont recalculés automatiquement.

   A noter: Une fois la ligne ajoutée, vous pouvez, si vous le souhaitez, lui attribuer une catégorie et ajouter des commentaires à l’aide des commandes disponibles sur la ligne justificative.

4. Répétez l’opération jusqu’à ce que les lignes justificatives reflètent l’intégralité du solde du grand livre.

A noter: Les lignes en double sont détectées en fonction de la combinaison de la Date, du Montant et de la Désignation. L’ajout d’une ligne dupliquée indique un message d’erreur.

Importer des lignes justificatives

Pour importer des lignes justificatives en masse :

1. Cliquez sur Importer les lignes justificatives sur la page Détails du rapprochement.

2. Cliquez sur Télécharger le modèle pour télécharger le modèle CSV prédéfini.

3. Remplissez le modèle CSV avec les lignes justificatives. Le modèle contient les colonnes suivantes :

   Colonne	Description
   Date	Obligatoire. Peut se situer en dehors de la période de rapprochement.
   Montant	Obligatoire. Valeurs numériques uniquement.
   Description	Obligatoire.

4. Cliquez sur Charger et sélectionnez le fichier CSV rempli.

   Les lignes justificatives sont importées et apparaissent dans le tableau. Le solde justificatif et la différence sont recalculés automatiquement.

   A noter: Après l’importation, vous pouvez, si vous le souhaitez, attribuer des catégories et ajouter des commentaires à l’aide des commandes disponibles sur chaque ligne de dépense.

A noter: L’importation en masse remplace toutes les lignes précédemment importées par les nouvelles lignes — elle ne les ajoute pas simplement à la fin. Les lignes reportées des périodes précédentes ne sont pas remplacées par le nouveau fichier chargé.

A noter: Chaque chargement ou réchargement du fichier CSV est enregistré en tant que nouvelle pièce jointe ; les pièces jointes antérieures suivent le comportement habituel des pièces jointes existantes. À tout moment, une seule pièce jointe par ligne justificative est conservée.

Modifier une ligne justificative

Pour modifier une ligne justificative :

1. Recherchez la ligne justificative dans le tableau « Lignes justificatives ».

2. Cliquez sur Modifier (icône en forme de crayon) sur la ligne correspondante.

3. Mettez à jour les champs si nécessaire.

4. Cliquez sur Mettre à jour la ligne.

   Les champs Solde justificatif et Différence sont recalculés automatiquement.

   A noter: Une fois la ligne ajoutée, vous pouvez, si vous le souhaitez, lui attribuer une catégorie et ajouter des commentaires à l’aide des commandes disponibles sur la ligne justificative.

A noter: Modifier n'est disponible que pour les lignes justificatives ajoutées manuellement pendant la phase de préparation. Les lignes importées et reportées ne peuvent pas être modifiées. Les contrôles de doublons s’appliquent aux lignes modifiées en fonction de la combinaison de la Date, du Montant et de la Description.

Supprimer une ligne justificative

Pour supprimer une ligne justificative :

1. Recherchez la ligne justificative dans le tableau « Lignes justificatives ».

2. Cliquez sur Supprimer (icône de corbeille) sur la ligne.

3. Confirmez la suppression.

   Les champs Solde justificatif et Différence sont recalculés automatiquement.

A noter: Supprimer est disponible que pour les lignes justificatives ajoutées manuellement pendant la phase de préparation, et non pour les lignes justificatives importées. Les lignes justificatives importées ne peuvent pas être supprimées. La suppression d’une ligne reportée s’applique uniquement à la période en cours et n’a aucune incidence sur la période précédente.

Ajouter des commentaires et classer les lignes justificatives

Des commentaires et des catégories peuvent être attribués au niveau de chaque ligne directement depuis le tableau « Lignes justificatives ». Les catégories classent la nature de chaque ligne justificative et sont utilisées pour la classification des risques sur le tableau de bord des risques non appariés. Les catégories pour les rapprochements standard sont gérées séparément des rapprochements de comptes bancaires et sont configurées sous l’onglet Catégories standard, dans Paramètres > Catégories.

Pour attribuer un commentaire ou une catégorie à une ligne justificative :

1. Recherchez la ligne justificative dans le tableau « Lignes justificatives ».
2. Cliquez sur le menu déroulant Catégorie de la ligne et sélectionnez la catégorie appropriée.
3. Cliquez sur le champ Commentaire de la ligne et saisissez le texte du commentaire.

Pour mettre à jour en masse les commentaires ou les catégories de plusieurs lignes justificatives [v26.2]  :

1. Cochez la case de chaque ligne justificative à mettre à jour. Le bouton d’action indique le nombre de lignes sélectionnées (par exemple, Mettre à jour 6 lignes).
2. Cliquez sur Mettre à jour [N] lignes. La boîte de dialogue de mise à jour groupée s’ouvre.
3. Saisissez un commentaire, sélectionnez une catégorie, ou les deux.
4. Cliquez sur Mettre à jour. Le commentaire et la catégorie sont appliqués à toutes les lignes sélectionnées.

A noter: Les catégories sont facultatives. Les lignes auxquelles aucune catégorie n’est attribuée sont considérées par défaut comme présentant un risque élevé.

A noter: Pour les lignes reportées, les commentaires et les catégories de la période précédente sont modifiables dans la période en cours.

Pièces jointes au niveau des lignes [v26.3] 

Chaque ligne justificative prend en charge les fichiers joints, ce qui permet aux déclarants de joindre des pièces justificatives — telles que des factures, des confirmations par e-mail ou des contrats — directement à la ligne correspondante.

Pour joindre un fichier à une ligne justificative :

1. Recherchez la ligne justificative dans le tableau « Lignes justificatives ».

2. Cliquez sur « Charger des fichiers (↑) » sur la ligne pour charger un nouveau fichier directement sur cette ligne.

3. Pour afficher tous les fichiers joints à une ligne, cliquez sur « Afficher les fichiers » : le module « Fichiers » s’ouvre avec un filtrage sur cette ligne.

4. Pour gérer les pièces jointes existantes sur une ligne, cliquez sur « Gérer les pièces jointes ».

Règles relatives aux pièces jointes au niveau des lignes :

• Les pièces jointes ne peuvent être ajoutées ou supprimées que pendant la phase de préparation.

• Un même fichier peut être joint à plusieurs lignes justificatives.

• La suppression d’une pièce jointe d’une ligne supprime seulement cette pièce jointe de cette ligne. Si ce même fichier est joint à d’autres lignes, il reste inchangé sur ces dernières.

• Les lignes justificatives reportées des périodes précédentes indiquent leurs pièces jointes de la période précédente en lecture seule. Les pièces jointes des périodes précédentes ne peuvent pas être supprimées de la période en cours.

• L’icône indiquant le nombre de pièces jointes dans la barre d’en-tête reflète le nombre total, y compris toutes les pièces jointes au niveau des lignes.

Restrictions de modification

La gestion des lignes justificatives est disponible uniquement pendant la phase Préparation.

Au cours de la phase de préparation, les utilisateurs peuvent :

• Ajouter des lignes justificatives.
• Modifier des lignes justificatives.
• Supprimer des lignes justificatives.
• Importer des lignes justificatives.
• Mettre à jour les catégories.
• Mettre à jour les commentaires.
• Ajouter ou supprimer des pièces jointes au niveau des lignes.

Une fois que le rapprochement a dépassé la phase de préparation, les lignes justificatives deviennent en lecture seule et ne peuvent plus être modifiées.

Soumettre le rapprochement à l’examen

Un rapprochement standard ne peut être soumis pour révision que quand le rapprochement respecte la tolérance configurée.

Le système calcule :

Différence = Solde du grand livre − Solde justificatif

• Si la différence se situe dans les limites de tolérance, l’option Soumettre pour la revue est activée.

• Si la différence dépasse la tolérance, l’option Soumettre pour la revue reste désactivée.

• Les préparateurs doivent mettre à jour les lignes justificatives jusqu’à ce que la différence restante se situe dans les limites du seuil configuré.

Cela garantit que le solde du grand livre est suffisamment justifié avant que le rapprochement n’entre dans la phase de Revue.

Pour soumettre un rapprochement standard à la vérification :

1. Vérifier que le rapprochement est complet :

   • Le solde du grand livre reflète la période en cours.

   • Les lignes justificatives justifient l'intégralité du solde du grand livre.

   • La différence entre le solde du grand livre et le solde justificatif se situe dans la marge de tolérance configurée.

2. Cliquez sur Soumettre pour la revue.

3. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter des commentaires concernant le rapprochement.

4. Cliquez sur Confirmer. Le rapprochement passe à l’étape Revue et l’indicateur de statut se met à jour.

A noter: L’option Soumettre pour la revue n’est activée que lorsque la différence entre le solde du grand livre et le solde justificatif se situe dans la marge de tolérance configurée. Si la différence dépasse la tolérance, le préparateur ne peut pas effectuer la soumission. Pour débloquer la soumission, ajoutez une ligne justificative afin de comptabiliser l’écart (par exemple, une ligne avec la catégorie Différence inexpliquée) jusqu’à ce que la différence restante se situe dans les limites de la tolérance.

Avertissement de déséquilibre [v26.1] 

Si le rapprochement présente un déséquilibre, le bouton Soumettre pour révision est désactivé et une icône d’avertissement rouge est indiquée à côté. En survolant l’icône, une info-bulle indique le déséquilibre. Résolvez le déséquilibre avant de soumettre.

Exporter le relevé de rapprochement [v26.3] 

Pour les rapprochements standard, l'icône d'exportation indique directement un menu déroulant présentant les formats d'exportation disponibles ; sélectionner un format entraîne le téléchargement immédiat du relevé, sans boîte de dialogue.

Pour télécharger le relevé de rapprochement :

1. Cliquez sur Exporter dans la barre d'en-tête ou via l'action de ligne sur la page Liste de rapprochement.

2. Sélectionnez le format :

   1. Excel (.xlsx) — télécharge le relevé sous forme de feuille de calcul.

   2. PDF (.pdf) — télécharge le relevé sous forme de document PDF. [v26.3] 

   3. CSV (.csv) — le relevé est immédiatement téléchargé sous forme de fichier CSV. Les pièces jointes ne sont pas incluses dans les exportations CSV.[v26.3] 

Le relevé est téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

Le fichier exporté comprend les détails du compte et les informations relatives à la période, le solde du grand livre et le solde justificatif (somme des lignes justificatives), toutes les lignes justificatives avec leurs catégories et leurs commentaires, les lignes justificatives reportées des périodes précédentes, l’historique du workflow (préparateur, réviseur et approbateur), ainsi que les commentaires de toutes les étapes du workflow.

A noter: [v26.3]  Pour les exportations au format PDF, si le rapprochement comprend des pièces jointes, toutes les pages des pièces jointes sont ajoutées dans leur intégralité au fichier PDF après le relevé. Les pièces jointes ne sont pas incluses lors de l'exportation au format CSV.

Réouverture du rapprochement

Le rapprochement Standard est automatiquement rouvert lorsque des modifications du solde du grand livre sont détectées après la soumission ou l’approbation. Le workflow ramène le rapprochement à l’étape Préparation (statut En cours).

Si la modification du solde du grand livre affecte des périodes antérieures, le système rouvre toutes les périodes jusqu’à la période où la modification s’est produite, incluse. Une fois le rapprochement clôturé pour la période concernée, les périodes suivantes doivent être saisies à nouveau et suivre manuellement le workflow.

Lorsqu’une période actuelle est replacée au statut En cours, toute modification apportée aux lignes justificatives est propagée aux périodes futures également au statut En cours.

Si une ligne justificative supprimée est ajoutée dans la période en cours, elle est également restaurée dans toutes les périodes futures qui sont actuellement en statut En cours. Si l’utilisateur ne souhaite pas que la ligne figure dans une période future, il peut le supprimer à nouveau dans cette période.

Le système indique le message « La ligne est déjà clôturée dans une période future » pour informer les utilisateurs de l’impact et leur permettre de décider s’ils souhaitent poursuivre la modification.

Report des lignes justificatives

Les lignes justificatives sont automatiquement reportées d’une période à la suivante, ce qui évite d’avoir à recréer les tableaux justificatifs à chaque période.

Lorsqu’une nouvelle période est disponible :

• Le solde du grand livre est mis à jour à partir de l’ERP.

• Les lignes justificatives existantes sont reportées automatiquement.

• Le solde justificatif est recalculé.

• La différence est recalculée.

• De nouvelles lignes justificatives peuvent être ajoutées si nécessaire.

Les lignes reportées ne peuvent pas être modifiées, mais elles peuvent être supprimées de la période en cours sans affecter les périodes précédentes.