Gérer les modèles de listes de contrôle
Le sous-module « Listes de contrôle » permet aux administrateurs de créer et de gérer des modèles de listes de contrôle de référence. Ces modèles définissent des tâches standardisées pour les processus de clôture financière qui peuvent être activées pour des périodes spécifiques afin de créer des instances de liste de contrôle propres à chaque période.
A noter: Les listes de contrôle peuvent être utilisées pour suivre les éléments de rapprochement et d’autres processus financiers en dehors de Account Reconciliation.
Pour gérer les modèles de listes de contrôle :
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Accédez à Paramètres > Listes de contrôle.
La page des modèles Listes de contrôle indique tous les modèles de listes de contrôle configurés pour votre organisation.
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Utilisez les commandes suivantes pour filtrer et gérer les catégories :
Contrôle
Fonction
Recherche des listes de contrôle...
Recherche d'utilisateurs par nom ou adresse e-mail.
Type de source
Filtre la liste des catégories par type de source de rapprochement :
Tout — Indique tous les modèles de listes de contrôle, quel que soit leur statut.
Actif — Indique les modèles actuellement utilisés.
Inactifs — Indique les modèles désactivés.
Créer une nouvelle liste de contrôle Ouvre l'éditeur de modèles pour créer un nouveau modèle de liste de contrôle. Actualiser
Synchronise la liste des utilisateurs avec la plateforme pour afficher les utilisateurs récemment ajoutés ou mis à jour.
Pagination
Indique le sélecteur du nombre de lignes par page (par défaut : 25), le nombre total d’utilisateurs et les commandes de navigation entre les pages.
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Consultez les informations relatives au modèle de liste de contrôle dans le tableau :
Colonne
Description
Intitulé
Nom du modèle de liste de contrôle avec un indicateur d’état intégré — Actif (bleu sarcelle) ou Inactif.
Description
Brève désignation de l’objectif du modèle de liste de contrôle
Articles
Nombre d’éléments de liste de contrôle (tâches) définis dans le modèle
Créé
Date de création du modèle (format MM/JJ/AAAA)
Activer/désactiver
Bouton à bascule pour activer/désactiver le modèle de liste de contrôle
Modifier
Icône permettant de modifier les paramètres du modèle et les Tâches
Dupliquer
Icône permettant de dupliquer le modèle
Supprimer Icône de corbeille pour supprimer le modèle.
Créer un modèle de liste de contrôle
Pour créer un nouveau modèle de liste de contrôle :
Accédez à Paramètres > Listes de contrôle.
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Cliquez sur Créer un nouveau modèle de liste de contrôle dans le coin supérieur droit. L'éditeur de modèle s'ouvre.
Cliquez sur Liste de contrôle sans titre et saisissez un titre qui identifie clairement le processus de clôture — par exemple, « Liste de contrôle mensuelle ».
Cliquez sur Description de la liste de contrôle et saisissez une désignation (facultative).
Ajoutez des dossiers et des tâches à l'aide des boutons Ajouter un dossier et Ajouter une tâche. Voir Modification des modèles de listes de contrôle.
Cliquez sur Créer une liste de contrôle pour enregistrer, ou sur Annuler pour abandonner.
A noter: Les nouveaux modèles de listes de contrôle sont créés par défaut dans un état « Inactif ». Vous devez activer le modèle avant qu’il ne soit disponible pour les instances de liste de contrôle.
Modification des modèles de listes de contrôle
Pour modifier un modèle de liste de contrôle :
Recherchez le modèle dans la liste des modèles.
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Cliquez sur l’icône Modifier pour ouvrir l’éditeur de modèle.
L'éditeur de modèle indique en haut le titre et la désignation de la liste de contrôle, ainsi que le nombre total d'éléments. La barre latérale de droite présente une arborescence de la structure de la liste de contrôle pour faciliter la navigation.
Les modèles de listes de contrôle utilisent une structure hiérarchique comportant deux types d'éléments :
Type d'élément
Description
Dossier
Regroupement parent qui organise les tâches associées.
Les dossiers indiquent une icône de dossier et peuvent contenir plusieurs tâches et sous-dossiers
Tâche
Élément de travail individuel avec des responsabilités et des dates d'échéance attribuées. Les tâches indiquent une icône de document et contiennent les champs d'attribution.
A noter: Vous pouvez glisser-déposer des dossiers et des Tâches pour réorganiser la structure de la liste de contrôle au sein de la hiérarchie.
Ajout de dossiers
Les dossiers permettent de regrouper des tâches connexes en ensembles logiques, tels que « Effectuer un rapprochement » ou « Vérifier et comptabiliser les charges à payer ».
Pour ajouter un dossier :
Cliquez sur l’icône Ajouter un dossier sur un dossier existant pour ajouter un dossier au même niveau, ou au niveau du modèle pour ajouter un nouveau dossier de niveau supérieur.
Saisissez le nom du dossier.
Vous pouvez également saisir une désignation du dossier.
Ajout de tâches
Les tâches sont les éléments de travail individuels que les utilisateurs effectuent au cours du processus de clôture. Les tâches doivent être ajoutées dans des dossiers.
Pour ajouter une tâche :
Cliquez sur l'icône Ajouter une tâche du dossier parent.
Saisissez le nom de la tâche.
Vous pouvez également saisir une désignation de la tâche.
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Remplissez les champs requis de la tâche :
Champ
Description
Préparateur
Utilisateur chargé de réaliser la tâche. Le destinataire par défaut est « Tous les utilisateurs », ce qui permet à n'importe quel utilisateur d'effectuer la tâche. Vous pouvez modifier ce paramètre pour désigner un utilisateur spécifique.
Réviseur
Utilisateur chargé de vérifier la tâche terminée. Le destinataire par défaut est « Tous les utilisateurs », ce qui permet à n'importe quel utilisateur de procéder à la revue. Vous pouvez modifier ce paramètre pour désigner un utilisateur spécifique.
Durée (jours)
Nombre estimé de jours requis pour mener à bien la tâche.
Jour d'échéance (décalage de fin de période)
Nombre de jours ouvrés avant ou après la fin de la période où la tâche doit être terminée.
Par exemple, -5 correspond à cinq jours ouvrés avant la clôture de la période, et 5 correspond à cinq jours ouvrés après la clôture de la période.
Cliquez sur Mettre à jour la liste de contrôle pour enregistrer les modifications, ou cliquez sur Fermer pour finir sans enregistrer.
A noter: Pour les tâches de liste de contrôle, la personne chargée de la préparation et celle chargée de la revue peuvent être la même. Cela diffère des workflows de rapprochement, où une séparation des tâches peut s’appliquer.
A noter: Les tâches sont planifiées à l’aide de dates d’échéance relatives basées sur la date de clôture de la période. Le système calcule les dates d’échéance en utilisant uniquement les jours ouvrés, en excluant automatiquement les week-ends du calcul. Cela garantit une planification réaliste qui tient compte des jours ouvrables réels de l’entreprise.
Suppression d’éléments
Pour supprimer un dossier ou une tâche :
Cliquez sur l’icône Supprimer (corbeille rouge) située à droite de la ligne du Dossier ou de la Tâche.
Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité.
Supprimer un dossier supprime toutes les tâches qu'il contient.
A noter: Si vous supprimez une tâche instanciée à partir du modèle, celle-ci reste présente dans les instances existantes où elle a déjà été créée. Seules les futures instances ou les tâches dont le statut est « Non démarré » sont concernées par la suppression du modèle.
Enregistrement des changements...
Après avoir apporté des modifications au modèle :
Cliquez sur Mettre à jour la liste de contrôle pour enregistrer toutes les modifications.
Cliquez sur Fermer pour finir l'éditeur.
Toutes les modifications apportées à un modèle de liste de contrôle désactivent automatiquement ce dernier. Un administrateur doit réactiver manuellement le modèle pour que les modifications s'appliquent aux instances.
Les modifications apportées au modèle affectent les instances de la liste de contrôle en fonction du statut des tâches :
Tâches dont le statut est « Non démarré » : Les modifications issues du modèle réactivé s’appliquent à ces tâches.
Tâches ayant dépassé le statut « Non commencé » (En cours, En revue ou Approuvé) : les modifications ne sont pas appliquées. Ces tâches conservent leur configuration d'origine afin de préserver le travail déjà en cours.
Les instances précédemment activées pour des périodes clôturées ne sont pas affectées par les modifications apportées au modèle.
Dupliquer les modèles de listes de contrôle
Pour dupliquer un modèle de liste de contrôle existant :
Recherchez le modèle dans la liste des modèles.
Cliquez sur l’icône Dupliquer dans la colonne Actions.
Saisissez un nouveau nom pour le modèle dupliqué.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Le modèle dupliqué contient toutes les tâches du modèle d'origine et peut être modifié indépendamment.
Activation ou désactivation des modèles de listes de contrôle
Les modèles actifs sont disponibles pour les instances de liste de contrôle dans le module « Listes de contrôle ». Les modèles inactifs ne sont pas disponibles pour les nouvelles instances de période, mais conservent leur configuration en vue d’une utilisation future.
Remarque : Par défaut, les nouveaux modèles sont créés à l'état « Inactif ».
Pour modifier le statut d'un modèle de liste de contrôle :
Recherchez le modèle dans la liste des modèles.
Cliquez sur le bouton bascule dans la colonne « Actions » pour basculer entre les états « Actif » et « Inactif ».
Activation d’un modèle de liste de contrôle
Lorsque vous activez un modèle de liste de contrôle, le système crée une instance de liste de contrôle pour les périodes ouvertes, contenant toutes les tâches définies dans le modèle. Les utilisateurs peuvent alors accéder à cette instance de liste de contrôle depuis le module « Listes de contrôle » dans le menu de navigation de gauche.
Désactivation d’un modèle de liste de contrôle
Lorsque vous désactivez un modèle de liste de contrôle, l’effet sur les instances existantes dépend du statut des tâches :
Tâches dont le statut est « Non démarré » : Ces tâches sont supprimées de l'instance de liste de contrôle pour cette période.
Tâches déjà commencées (En cours, Revue ou au-delà) : Ces tâches restent dans l'instance et peuvent toujours être menées à bien. Le travail déjà entamé est conservé, quel que soit le statut du modèle.
Lorsque vous réactivez le modèle, les tâches qui avaient été supprimées (celles qui étaient auparavant au statut « Non commencé ») réapparaissent dans l'instance.
Chaque période peut comporter une ou plusieurs listes de contrôle actives. Si votre organisation a besoin de plusieurs modèles de listes de contrôle, créez des modèles distincts dans le module Administration et activez-les selon vos besoins.