Fichiers

Le module « Fichiers » fait office de système centralisé de gestion des documents pour l'ensemble de la documentation relative à Account Reconciliation. Cet espace de travail dédié permet aux utilisateurs de charger, d'organiser, de consulter et de gérer les pièces justificatives indispensables au processus de rapprochement.

Le module offre un référentiel complet où tout les documents justificatifs — notamment les relevés bancaires, les états du grand livre, les pièces d'audit et les documents de conformité — sont stockés, organisés et facilement accessibles. Les fichiers sont automatiquement associés aux comptes et aux périodes correspondants, garantissant ainsi des pistes d’audit adéquates à des fins d’audit et de conformité.

Accéder au module « Fichiers »

Pour accéder au module « Fichiers » :

1. Connectez-vous à Account Reconciliation.

2. Sélectionnez Fichiers dans la barre de navigation de gauche.

   La page Fichiers indique tous les documents chargés pour la période en cours.

Pour consulter les fichiers correspondant à d’autres périodes :

1. Cliquez sur Sélecteur de période dans la barre d'en-tête.

2. Sélectionnez la période souhaitée dans le menu déroulant.

A noter: [v26.3] Les fichiers d'erreur ne peuvent pas être associés à une période spécifique et restent visibles pour toutes les périodes, quelle que soit la période sélectionnée.

Pour afficher les fichiers d’une entité juridique spécifique : [v26.3] 

1. Cliquez sur le Sélecteur d’entité juridique dans la barre d’en-tête.

2. Sélectionnez une entité juridique dans le menu déroulant.

   La page Fichiers s'actualise pour indiquer seulement les fichiers associés à cette entité juridique.

A noter: Les fichiers qui ne peuvent pas être associés à une entité juridique spécifique — tels que les fichiers d’erreur — restent visibles dans toutes les vues des entités juridiques.

Page de gestion des fichiers

La page « Fichiers » propose des outils complets pour consulter, charger et gérer les pièces justificatives.

1. Accédez au module Fichiers.

   La page Fichiers indique tous les documents chargés pour la période en cours.

2. Utilisez les boutons d’action et les filtres situés dans la barre d’en-tête :

   Contrôle	Fonction
   Télécharger	Ajoute de nouveaux documents justificatifs (relevés bancaires, états du grand livre, pièces d'audit)
   Actualiser	Actualise la liste des fichiers pour afficher les documents récemment chargés
   Rechercher des fichiers...	Recherche des fichiers par nom, numéro de compte ou mots-clés
   Filtrer par pièce jointe [v26.3]	Onglets permettant de filtrer les fichiers en fonction de leur statut de pièce jointe. Tout indique tous les fichiers. Joints indique les fichiers liés à un rapprochement ou à une liste de contrôle. Non joints indique les fichiers non liés à un rapprochement ou à une liste de contrôle, y compris les fichiers présentant les statuts « Erreur », « Orphelins » ou « En attente d’action ».
   Filtrer par type de fichier	Filtre les fichiers par type : PDF / Excel / CSV / Image
   Filtrer par statut du fichier [v26.3]	Filtre les fichiers en fonction de leur statut de traitement : Tous les statuts (indique tous les fichiers, quel que soit leur statut) Prêt (fichier traité avec succès — inclut les fichiers précédemment joints et complétés) Nécessite une intervention (le fichier nécessite une action de l'utilisateur — précédemment « En attente d'une action de l'utilisateur ») Erreur (le fichier n'a pas pu être traité)
   Trier par	Trie les fichiers par date ou par nom
   Effacer la recherche et les filtres	Supprime tous les filtres appliqués et revient à l'affichage par défaut
   Vue en grille	Indique les fichiers sous forme de fiches dans une grille avec des vignettes d'aperçu
   Vue en liste	Affiche les fichiers dans un format de tableau classique avec des colonnes triables

3. Consultez les informations indiquées sur les fichiers :

   Informations	Description
   Icône du type de fichier	Indicateur visuel du type de fichier (PDF, Excel, CSV ou image)
   Nom du fichier	Nom du fichier chargé
   Taille du fichier	Taille du fichier en Ko ou Mo
   Date de chargement	Date et heure auxquelles le fichier a été chargé
   Statut du traitement [v26.3]	Affiche le statut du traitement à l'aide d'indicateurs visuels : Coche verte : traitement réussi Icône tournante : traitement en cours Icône d'erreur rouge : échec du traitement [v26.3]  Affiche le statut du traitement à l'aide d'indicateurs visuels : Joint (traitement réussi) — coche verte En attente d’une action de l’utilisateur — icône orange Traitement en cours (analyse en cours) — icône tournante Erreur (échec du traitement) — icône rouge Orphelin — badge bleu (aucune entité juridique ni aucun compte général n’est attribué au fichier)
   Entité légale	Nom de l’entité juridique associée
   Compte du grand livre	Numéro de compte et nom du compte associé
   Compte bancaire	Informations sur le compte bancaire (le cas échéant)
   Période	Période de comptabilité couverte par le document
   Hachage de fichier	Identifiant unique qui change lorsque le contenu du fichier est modifié
   Actions	Icône de téléchargement - Enregistrer une copie locale Icône « Supprimer » : supprimer le fichier (sous réserve de certaines restrictions)

4. Cliquez sur Charger pour ajouter de nouvelles pièces justificatives.

5. Sélectionnez les fichiers à l’aide de l’explorateur de fichiers ou glissez-déposez-les dans la zone de chargement.

   A noter: Les fichiers sont automatiquement associés au compte et à la période appropriés.

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6. Utilisez Recherche de fichiers pour trouver des fichiers par nom ou par compte.

7. Appliquez des filtres pour afficher les fichiers par type ou par Statut.

8. Triez les fichiers par date ou par nom.

9. Basculez entre l'affichage en grille et l'affichage de la liste pour consulter les fichiers chargés selon vos préférences :

10. Cliquez sur Actualiser pour afficher les documents récemment chargés.

11. Cliquez sur l’icône Télécharger sur n’importe quelle fiche de fichier pour enregistrer une copie locale du relevé de rapprochement.

12. Cliquez sur l’icône Supprimer pour supprimer des fichiers si nécessaire.

Comprendre le traitement des fichiers

Account Reconciliation traite les fichiers chargés différemment selon leur type :

Account Reconciliation utilise une gestion intelligente des fichiers :

• Fichiers en double : si vous chargez un fichier portant le même nom et dont le contenu est identique, le système conserve le fichier d’origine et supprime le doublon.

• Fichiers modifiés : Si vous chargez un fichier portant le même nom mais dont le contenu est différent, le système crée une nouvelle entrée de fichier avec un hachage différent pour signaler les modifications.

• Hachage de fichier : Il s'agit d'un identifiant unique qui change lorsque le contenu du fichier est modifié, ce qui permet de suivre les versions.

A noter: Les fichiers chargés à partir du module « Fichiers » sont disponibles pour tous les rapprochements. Les fichiers chargés à partir d’une page « Détails du rapprochement » spécifique sont automatiquement liés à ce compte uniquement.

Restrictions relatives à la suppression de fichiers

Les fichiers ne peuvent pas être supprimés si :

• Le rapprochement associé a dépassé la phase de préparation (En cours)

• Le rapprochement est actuellement en statut « Revue », « En attente d’approbation » ou « Approuvé ».

Cette restriction protège la piste d'audit en empêchant la suppression de documents ayant été utilisés dans des rapprochements soumis. Pour supprimer un fichier utilisé dans un rapprochement soumis, celui-ci doit d’abord être rejeté et renvoyé à l’étape de préparation.