Analyse des relevés bancaires

Cet article explique comment Account Reconciliation analyse les fichiers de relevés bancaires afin d'extraire les données de transaction nécessaires au rapprochement.

Présentation de l'analyse

L'analyse consiste à lire et à extraire des données structurées à partir des fichiers de relevés bancaires chargés. Lorsque vous chargez un relevé bancaire, le système effectue automatiquement les opérations suivantes :

1. Identifie le format du fichier (PDF, CSV ou Excel)
2. Localise les tableaux de transactions dans le fichier
3. Extrait les détails des transactions (dates, descriptions, montants)
4. Extrait le solde de clôture (lorsqu’il est disponible)
5. Prépare les données pour un rapprochement automatisé par IA avec les transactions du grand livre

Le processus d'analyse s'exécute automatiquement quand vous chargez des fichiers de relevés bancaires dans un processus de rapprochement. Aucune configuration manuelle n’est requise.

Types de fichiers pris en charge

Account Reconciliation prend en charge les formats de relevés bancaires suivants :

Règles d'analyse

Lorsque vous chargez des relevés bancaires, le système applique les règles simples suivantes :

Règle n° 1 : Les fichiers CSV/Excel sont toujours préférés aux fichiers PDF

Les fichiers CSV et Excel contiennent des données structurées que le système peut lire directement et avec précision. Les fichiers PDF nécessitent un traitement supplémentaire pour extraire les données à partir de la mise en page visuelle.

Règle n° 2 : Les transactions sont extraites des fichiers CSV/Excel lorsqu’elles y sont disponibles

Si vous chargez un fichier CSV ou Excel, le système extrait les données de transaction de ce fichier. Le format PDF n'est utilisé pour les transactions que lorsque aucun fichier CSV ou Excel n'est chargé.

Règle n° 3 : La source du solde de clôture dépend des données disponibles

• Si le fichier CSV/Excel contient un solde de clôture → Le système l'utilise
• Si le fichier CSV/Excel ne contient pas de solde de clôture mais que le fichier PDF est chargé → Le système extrait le solde de clôture du fichier PDF
• Si seul un fichier CSV/Excel est chargé sans solde de clôture → Vous devez saisir le solde de clôture manuellement

Règle n° 4 : Le PDF joue différents rôles en fonction des autres fichiers chargés

• PDF uniquement → Source primaire pour toutes les données
• PDF avec fichier CSV/Excel (le fichier CSV contient le solde de clôture) → Le PDF est joint à titre de référence et à des fins d’audit uniquement
• PDF avec fichier CSV/Excel (le fichier CSV ne contient pas de solde de clôture) → Le PDF est utilisé uniquement pour le solde de clôture

Scénarios de traitement des fichiers

Le tableau suivant explique comment le système gère les différentes combinaisons de fichiers chargés :

Analyse d'un PDF de plusieurs pages

L’analyse d’un PDF de plusieurs pages désigne la capacité du système à traiter des relevés bancaires s’étendant sur plusieurs pages au sein d’un même document PDF. De nombreux relevés bancaires, en particulier ceux des comptes présentant un volume élevé de transactions, s’étendent sur plusieurs pages. Account Reconciliation lit et traite toutes les pages d’un fichier PDF comme un document unique, en extrayant les données de transaction quelle que soit la page sur laquelle elles apparaissent.

Lors du traitement de fichiers PDF de plusieurs pages, le système :

• Analyse toutes les pages du document
• Identifie les tableaux de transactions sur l'ensemble des pages
• Extrait les dates, les descriptions et les montants des transactions
• Regroupe les données de toutes les pages en un seul ensemble de transactions
• Déclenche un recoupement par IA avec les transactions du grand livre

Bonnes pratiques pour l'analyse des fichiers PDF

Pour garantir des résultats d'analyse de fichiers PDF optimaux :

• Utilisez des PDF générés électroniquement — Ceux-ci contiennent des données textuelles intégrées que le système peut lire directement. Les documents numérisés peuvent nécessiter une reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui peut entraîner des erreurs.
• Évitez les fichiers protégés par mot de passe — Le système ne peut pas accéder aux fichiers protégés et renverra un message d’erreur.
• Faites correspondre la période du relevé à la période de rapprochement — Les décalages entre les périodes peuvent entraîner un mauvais alignement des données et des échecs d’analyse.
• Utilisez les PDF originaux générés par la banque — Les PDF modifiés par des tiers ou les relevés exportés depuis d’autres applications peuvent présenter une mise en forme non standard.

Erreurs de traitement des PDF

Si le traitement du PDF échoue, le fichier affiche un statut « Erreur ». Le tableau suivant décrit les erreurs courantes et la manière de les résoudre :