Rapprochements inter-sociétés [v26.3] 

Le rapprochement inter-sociétés est un type de rapprochement qui permet aux équipes financières de rapprocher les comptes généraux entre deux entités juridiques au sein de Account Reconciliation. Elle est adaptée aux comptes tels que les créances inter-sociétés, les dettes, les prêts, les refacturations de coûts et les transferts de capitaux propres, pour lesquels des entrées correspondantes existent dans deux entités juridiques distinctes et doivent être confirmées pour s'accorder en fin de période.

Dans un rapprochement inter-sociétés, le côté gauche indique les transactions du grand livre de l’entité juridique principale et le côté droit indique celles de l’entité juridique contrepartie. Les données des deux côtés sont issues de l’ERP : aucun chargement de relevé bancaire n’est requis. Le système apparie les transactions des deux côtés. Les entrées inter-sociétés étant de signes opposés, un débit d’un côté correspond à un crédit du même montant de l’autre.

Les rapprochements inter-sociétés indiquent une icône « inter-sociétés » dans la colonne « Source justificative » de la liste de rapprochement.

A noter: Le rapprochement inter-sociétés prend en charge les mappages de modèles 1:1, M:1, 1:M et M:M. Le regroupement ne peut être activé qu’entre des comptes partageant la même devise du même côté. Les côtés gauche et droit peuvent utiliser des devises différentes.

A noter: Pour plus d’informations sur la configuration d’un modèle de rapprochement inter-sociétés, consultez Gérer les modèles de rapprochement.

A noter: Pour plus d’informations sur les étapes du workflow de rapprochement, les actions restreintes à chaque étape, l’éligibilité au démarrage anticipé pour les rapprochements de la période suivante et le comportement de démarrage automatique, consultez la section « Restrictions du workflow de rapprochement » dans Présentation du rapprochement.

Page « Détails du rapprochement inter-sociétés »

La page Détails du rapprochement inter-sociétés contient les sections suivantes :

• Barre d’en-tête — Indique le nom du rapprochement, la période, l’icône de Statut et les icônes d’action au niveau de la page.

• Fiches récapitulatives — Indique la fiche Compte et les fiches récapitulatives indiquant les soldes et les totaux d’appariement.

• Appariement des transactions — Effectue l’appariement des transactions entre les entrées du grand livre et celles de la contrepartie. Contient les onglets « Non appariées » et « Appariées ».

Barre d'en-tête

La barre d’en-tête indique l’identifiant du rapprochement et propose des icônes d’action au niveau de la page :

A noter: Le bouton « Charger » des rapprochements inter-sociétés ne permet de stocker que des pièces jointes génériques. Les fichiers ne sont pas analysés pour extraire les données de transaction. Les données des deux parties sont sources automatiquement de l’intégration ERP.

Fiches récapitulatives

Les fiches récapitulatives situées sous l’en-tête indiquent les comptes et les soldes clés du rapprochement :

A noter: Pour les rapprochements inter-sociétés, le solde du grand livre et le solde du grand livre de la contrepartie proviennent tous deux du système ERP et ne peuvent pas être définis manuellement.

Prise en charge multidevises

Les lignes de transaction des deux côtés peuvent être enregistrées dans n’importe quelle monnaie de transaction, quelle que soit la devise fonctionnelle du compte. Tous les montants de la fiche KPI — solde du grand livre, solde du grand livre de la contrepartie, montants appariés et montants non appariés — sont indiqués dans la devise fonctionnelle du compte général, les taux de change étant appliqués pour la conversion. Un champ « Devise » est disponible lors de l’ajout ou de l’importation de lignes de report d’ouverture.

Rapprochement des transactions

La section Appariement des transactions effectue l’appariement des transactions entre les entrées du compte général et celles du compte général de la contrepartie. Elle contient deux onglets : Non appariées et Appariées.

Pour effectuer l’appariement des transactions dans le cadre d’un rapprochement inter-sociétés :

1. Gérez les transactions dans l'onglet Non appariées.

2. Gérez les transactions dans l'onglet Appariées.

3. Soumettez le rapprochement pour revue.

Workflow de rapprochement et démarrage automatique

Le rapprochement inter-sociétés suit le même workflow que les autres types de rapprochement : Non lancé → En cours → En revue → En attente d’approbation → Approuvé.

Comportement de démarrage automatique :

• Première période — le rapprochement passe automatiquement à l’état « En cours » quand un solde existe d’un côté ou de l’autre, même si aucune ligne n’a été ajoutée manuellement. Les préparateurs peuvent également lancer le rapprochement manuellement en ajoutant ou en important une ligne de report d’ouverture, ou en appariant manuellement une paire de transactions.

• Périodes suivantes — Une fois qu’un préparateur soumet un rapprochement pour révision, le rapprochement de la période suivante passe automatiquement à l’état « En cours » s’il existe un solde de part et d’autre.

Gérer les transactions dans l’onglet « Non appariées »

L’onglet Non appariées indique les entrées du compte général non appariées et celles du compte général de la contrepartie dans des tableaux côte à côte : Compte général à gauche et Compte général de la contrepartie à droite.

L’onglet « Non appariées » propose les commandes suivantes :

L'onglet « Non appariés » affiche les colonnes suivantes de chaque côté :

A noter: Lorsqu’il n’y a aucun élément non apparié, les deux volets affichent « Aucune transaction non appariée — Ce compte ne comporte plus aucune transaction non appariée. » Lorsque des éléments sont présents, chaque côté affiche en bas le nombre de lignes et le montant total.

Lignes de report d’ouverture

Lorsqu’un compte général apparaît pour la première fois dans un rapprochement, les préparateurs peuvent charger les éléments non appariés de la période précédente en tant que lignes de report d’ouverture des deux côtés. Les boutons Ajouter une ligne de report d’ouverture (+) et Importer des lignes de report d’ouverture (↑) sont disponibles des deux côtés lorsque le compte apparaît pour la première fois dans un rapprochement, dans les états « Non commencé » et « En cours ».

Ajouter des lignes de report d’ouverture

Pour ajouter manuellement une seule ligne de report d’ouverture de l’un ou l’autre côté :

1. Cliquez sur Ajouter une ligne de report d’ouverture (+) du côté correspondant.

2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne, renseignez les champs requis et toute information facultative :

   Champ	Description
   Date	La date de la transaction d’origine.
   Montant	Le montant de l’élément reporté.
   Conversion	La monnaie de transaction de l'élément.
   Description	Une désignation de l'élément.
   Référence n°	(Facultatif) Le numéro de référence de l'élément.
   Catégorie	(Facultatif) La catégorie de risque associée à ce poste.
   Commentaire	(Facultatif) Contexte supplémentaire.

3. Cliquez sur Ajouter une ligne.

   L'élément apparaît immédiatement sur la page correspondante. Le système déclenche automatiquement le moteur d’appariement pour évaluer le nouvel élément.

Importer les lignes de report d’ouverture

Pour importer plusieurs lignes de report d’ouverture via un fichier CSV sur l’un ou l’autre côté :

1. Cliquez sur Importer les lignes de report d'ouverture (↑) du côté correspondant.

2. Cliquez sur Télécharger le modèle.

3. Remplissez le modèle CSV. Champs requis : Date, Montant, Devise, Description. Champs facultatifs : Référence, Catégorie, Commentaire.

4. Cliquez sur Charger et sélectionnez le fichier CSV complété.

   Les éléments chargés avec succès apparaissent dans la partie correspondante de l'onglet Non appariés.

Si une ligne échoue à la validation, le fichier entier est rejeté et un message d'erreur est indiqué.

Appairer les transactions manuellement

L’appariement inter-sociétés s’effectue uniquement selon un rapport 1:1 : une ligne de grand livre correspond à une ligne de grand livre de la contrepartie. Un rapprochement est valide lorsqu’une ligne est sélectionnée de chaque côté, que les montants sont égaux en valeur absolue et de signe opposé, et que les deux lignes partagent la même monnaie de transaction.

A noter: Les lignes libellées dans des monnaies de transaction différentes ne peuvent pas être appariées. Le bouton « Rapprocher » reste désactivé si les lignes sélectionnées sont libellées dans des devises différentes ou si leur solde net n’est pas égal à zéro.

Pour apparier des transactions :

1. Dans l’onglet Non appariées, sélectionnez une ligne dans le volet Compte général et une ligne dans le volet Compte général de la contrepartie.

2. Vérifiez que le récapitulatif de la sélection affiche un total net égal à zéro et que les deux lignes ont la même monnaie de transaction.

3. Cliquez sur Apparier.

   La paire appariée est déplacée vers l’onglet Appariées et les fiches récapitulatives se mettent à jour automatiquement.

Calcul du solde non apparié

Contrairement au rapprochement des comptes bancaires — où le montant non apparié correspond à la différence entre les deux côtés —, le montant non apparié inter-sociétés est calculé comme la somme des deux côtés. Comme les lignes inter-sociétés ont toujours des signes opposés, les paires appariées s’annulent mutuellement, et seules les lignes non appariées restantes contribuent au solde non apparié.

Commenter et classer les transactions non appariées

Pour les transactions inter-sociétés qui ne peuvent pas être appariées pendant la période actuelle, les préparateurs peuvent les documenter à l’aide de la boîte de dialogue Ajouter un commentaire. Cette boîte de dialogue permet également d’attribuer une Catégorie qui classe la nature de la transaction non appariée et contribue à la notation de risque sur le Tableau de bord des risques liés aux transactions non appariées. Les éléments documentés sont reportés à nouveau sur les périodes futures.

A noter: Les catégories doivent être configurées dans Paramètres → Catégories avant qu’elles soient disponibles pour l’attribution. Voir Catégories.

Pour ajouter un commentaire et une catégorie à un élément unique :

1. Sélectionnez la transaction non appariée soit du côté du compte général, soit du côté du compte général de la contrepartie.

2. Cliquez sur l’icône Commentaire sur la ligne de l’élément. La boîte de dialogue Ajouter un commentaire s'ouvre.

3. Saisissez un commentaire et sélectionnez une catégorie.

4. Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).

Pour ajouter un commentaire et une catégorie en bloc à plusieurs éléments :

1. Cochez la case de chaque ligne non appariée à mettre à jour.

2. Cliquez sur Mettre à jour [N] lignes. La boîte de dialogue de mise à jour groupée s’ouvre.

3. Saisissez un commentaire, sélectionnez une catégorie, ou les deux.

4. Cliquez sur Mettre à jour.

Gérer les transactions dans l’onglet « Appariées »

L'onglet Appariées indique toutes les paires de transactions dont la correspondance a abouti. L'en-tête de la section indique Résultats de l’appariement avec une vue consolidée des appariements entre les comptes généraux et les comptes généraux des contreparties.

Pour consulter et gérer les transactions appariées :

1. Accédez à l’onglet Appariées.

2. Utilisez les commandes suivantes pour rechercher ou filtrer les transactions appariées :

   Contrôle	Description
   Recherche	Recherche les transactions appariées par désignation ou par montant.
   Filtrer par niveau de confiance	Filtre les transactions appariées en fonction du niveau de confiance de l'IA.
   Trier par niveau de confiance	Trie les transactions appariées par niveau de confiance. Sélectionnez Le plus bas pour identifier les appariements pouvant nécessiter une vérification manuelle.
   Effacer la recherche et les filtres	Supprime tous les critères de recherche et de filtrage appliqués.
   Désappariement groupé	Désapparie plusieurs transactions à la fois : « Désapparier tout », « Désapparier IA » ou « Désapparier manuel ».

3. Pour annuler la correspondance d’une transaction individuelle, cliquez sur l’icône Annuler la correspondance située à droite de la ligne. Les deux transactions sont alors déplacées vers l'onglet Non appariées.

A noter: Les actions de suppression de correspondance sont disponibles uniquement pendant la phase de préparation (statut « En cours »). Une fois soumises pour la revue, les transactions sont verrouillées.

Soumettre le rapprochement à l’examen

Une fois toutes les transactions traitées :

1. Vérifiez que le rapprochement est complet :

   • Tous les appariements possibles ont été établis.

   • Les écarts restants ont été documentés.

   • Les fiches récapitulatives indiquent des soldes acceptables.

2. Cliquez sur Soumettre pour la revue. La boîte de dialogue « Soumettre le rapprochement pour revue » s'ouvre.

3. Si vous le souhaitez, ajoutez des commentaires concernant le rapprochement.

4. Cliquez sur Soumettre.

   Le rapprochement passe à l’étape Revue et l’indicateur de statut se met à jour.

Avertissement de déséquilibre

L'option « Soumettre pour révision » n'est activée que si la différence entre le solde du grand livre et le solde du grand livre de la contrepartie se situe dans la limite de tolérance configurée. La tolérance configurée correspond à la tolérance définie dans le modèle de rapprochement ou, quand le modèle utilise la valeur par défaut du système, à la tolérance par défaut définie dans Paramètres > Configuration.

Si le solde du rapprochement dépasse la tolérance, le bouton « Soumettre pour révision » est désactivé et une icône d’avertissement rouge est indiquée à côté. Passez la souris sur l’icône pour afficher une info-bulle expliquant le déséquilibre.

Exporter l’état de rapprochement

L’action d’exportation ouvre la boîte de dialogue « Exporter le relevé de rapprochement », dans laquelle vous pouvez choisir le format d’exportation et configurer l’affichage du relevé avant l’exportation.

Pour exporter l’état de rapprochement :

1. Cliquez sur l’icône Exporter dans la barre d’en-tête ou sur l’action de ligne de la page « Liste de rapprochement ».

   La boîte de dialogue « Exporter le relevé de rapprochement » s’ouvre.

2. Configurez les options suivantes :

   Option	Description
   Sections	Sélectionnez les lignes à exporter : Relevé complet, Uniquement les éléments non correspondants ou Uniquement les éléments correspondants.
   Format	Sélectionnez le format d’exportation : Excel (.xlsx), PDF (.pdf) ou CSV (.csv).
   Niveau de détail	Sélectionne le niveau de détail : Résumé uniquement ou Résumé + Détails. S'applique à tous les formats.
   Inclure l'image de la première page du relevé	Lorsque cette option est activée, l’image de la première page du relevé bancaire est incluse dans l’exportation. S'applique uniquement aux formats Excel et PDF.
   Longueur maximale de la description	Nombre maximal de caractères autorisés pour les désignations de ligne. La valeur par défaut est 100.

3. Cliquez sur Exporter.

   Le relevé est téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

Le relevé exporté affiche sur le côté droit l’étiquette Contrepartie (compte général), inclut le solde du compte général de la contrepartie et sépare les lignes appariées et non appariées conformément à la mise en page à l’écran.

A noter: Pour les exportations au format PDF, si le rapprochement comprend des pièces jointes, toutes les pages de ces pièces jointes sont ajoutées intégralement au fichier PDF après le relevé. Les pièces jointes ne sont pas incluses lors de l'exportation au format CSV.

Lignes reportées

Le comportement de report dépend des comptes participant au rapprochement plutôt que du modèle de rapprochement lui-même. Les lignes de transaction non appariées sont reportées à nouveau à la fin de chaque période, tant du côté du compte général que du côté du compte général de la contrepartie.

• Les lignes reportées sont en lecture seule dans les périodes futures et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées, mais il est possible d’y ajouter des commentaires.

• Les lignes sont reportées à nouveau, période après période, jusqu’à ce qu’elles correspondent ou que l’entrée ERP sous-jacente soit corrigée.

• Lorsque des comptes sont déplacés d’un modèle à un autre ou supprimés d’un rapprochement, les lignes reportées existantes ne sont pas transférées automatiquement. Les lignes de report d’ouverture peuvent être chargées manuellement afin de continuer à suivre ces éléments.

Réouverture d’un rapprochement

Si un solde du grand livre est retraité dans une période antérieure, le rapprochement concerné est rouvert et replacé en phase de « Préparation ». La logique de réouverture suit le principe compte général, et non le modèle.

• Tous les rapprochements historiques contenant le compte retraité sont rouverts, au-delà des limites des modèles, en suivant ce compte quel que soit le modèle auquel il appartenait au cours de chaque période.

• Le retour en arrière s’arrête lorsque la contribution du compte au solde cesse de varier.

• Un modèle qui ne contient plus le compte retraité n’est pas rouvert.