Présentation des rapprochements
Le module « Rapprochements » constitue l’espace de travail central permettant de gérer, de suivre et de finaliser les rapprochements relatifs aux comptes. Cette interface complète offre une visibilité sur toutes les activités de rapprochement pour la période sélectionnée, permettant ainsi aux préparateurs, aux réviseurs et aux approbateurs de préparer, vérifier et approuver efficacement les rapprochements.
Account Reconciliation consiste à comparer le solde du grand livre d’un compte à sa source de référence (relevé bancaire, livre auxiliaire ou documentation manuelle) et à résoudre les éventuels écarts.
Lineos accélère le rapprochement comptable pour les équipes financières en :Lineos accélère le rapprochement comptable pour les équipes financières en :
Extrait les soldes du grand livre directement depuis l’ERP.
Chargement des données justificatives (relevés bancaires, lignes justificatives) dans un espace de travail unique.
Appariement automatique des transactions entre le grand livre et la source justificative à l’aide de l’IA.
Mettant à disposition des workflows de préparation, de révision et de validation avec des pistes d’audit complètes.
Prise en charge des rapprochements groupés, de la classification des risques et des tableaux de bord pour une visibilité au niveau du portefeuille.
Accéder aux rapprochements
Pour accéder à Rapprochements :
Connectez-vous à Account Reconciliation.
-
Sélectionnez Rapprochements dans la barre de navigation de gauche.
La page de liste des rapprochements s'affiche avec la période en cours indiquée dans l'en-tête (par exemple, Rapprochements (juillet 2026)).
Pour afficher les rapprochements d'une autre période :
Cliquez sur le Sélecteur de période dans l'en-tête en haut à droite.
Choisissez la période requise dans le menu déroulant du calendrier. La liste s'actualise et affiche les rapprochements pour la période sélectionnée.
Comprendre les types de comptes de rapprochement
Account Reconciliation prend en charge les types de rapprochement suivants, déterminés par la configuration Source justificative définie dans le modèle de rapprochement :
Rapprochement des comptes bancaires
Utilise les relevés bancaires comme source justificative.
Permet l’appariement automatique des transactions grâce à l’IA.
Il faut charger des fichiers de relevés bancaires (au format Excel, CSV ou PDF).
Le système analyse automatiquement les relevés et apparie les transactions aux écritures du grand livre.
Convient aux comptes de caisse, bancaires et de carte de crédit.
Utilise les onglets « Non appariées » et « Appariées » pour le rapprochement des transactions.
Rapprochement standard [v26.3]
Utilise des lignes justificatives saisies manuellement qui justifient le solde.
S'applique aux comptes ne disposant pas de relevés bancaires (charges à payer, comptes prépayés et autres comptes du grand livre requis pour un rapprochement basé sur une appréciation).
Le solde du grand livre est extrait de l’ERP et ne peut pas être modifié.
Le solde justificatif est automatiquement calculé comme la somme des lignes justificatives et ne peut pas être modifié.
Les préparateurs ajoutent des lignes justificatives qui expliquent la composition du solde justificatif.
Aucun appariement des transactions. Le rapprochement est considéré comme terminé lorsque la différence entre le solde du grand livre et le solde justificatif se situe dans la marge de tolérance configurée.
A noter: Le type de rapprochement est défini dans le modèle sous Paramètres > Rapprochements.
Comprendre le workflow de rapprochement
Account Reconciliation suit un workflow de validation en trois étapes, avec une séparation claire des rôles et des responsabilités.
Étape de préparation
Indicateurs d’étape :Non démarré (gris) avant le début des travaux ; En cours (bleu) une fois les travaux commencés.
La personne chargée de la préparation effectue les actions suivantes :
-
Pour les rapprochements de comptes bancaires :
Il charge les relevés bancaires.
Examine les transactions appariées par l’IA.
Apparie ou désapparie manuellement les transactions si nécessaire.
Ajoute les postes non appariés et documente les écarts à l'aide de catégories et de commentaires.
Soumettez le rapprochement pour validation quand le solde est équilibré.
Pour plus d’informations, consultez la section « Rapprochement des comptes bancaires ».
-
Pour les rapprochements Standard [v26.3] :
Ajoute des lignes justificatives qui expliquent la composition du solde justifié.
Attribue des catégories et des commentaires aux lignes justificatives au niveau de chaque ligne.
Soumettez le rapprochement pour vérification lorsque la différence entre le solde du grand livre et le solde justificatif se situe dans la tolérance configurée.
Le système calcule automatiquement la différence entre le solde du grand livre et le solde justificatif.
Le préparateur soumet le rapprochement pour vérification lorsque celui-ci a un solde (ou que la différence se situe dans la limite de tolérance configurée pour les rapprochements Standard).
Pour plus d’informations, consultez les sections « Rapprochement des comptes bancaires » et « Rapprochement Standard ».
Étape de revue
Indicateur d’étape :En cours de vérification (jaune).
Le réviseur désigné :
Examine le rapprochement terminé.
Vérifie l'exactitude des transactions appariées et des justifications des écarts.
Soit il donne son accord pour la validation finale, soit il rejette le dossier, qui retourne alors à la phase de préparation.
Étape d’approbation
Indicateurs d’étape :En attente d’approbation (orange) lorsque l’approbation est en attente ; Approuvé (vert) lorsque l’approbation est accordée.
Le responsable de l’approbation désigné :
Revue l’ensemble de la documentation et les explications relatives aux écarts.
Donne son accord définitif ou rejette le dossier, qui retourne alors à la phase de préparation.
Une fois approuvée, la réconciliation est verrouillée. Seul l’approbateur d’origine peut annuler la validation, ce qui ramène le rapprochement au statut En cours.
Réouvrir le rapprochement
La fonctionnalité Réouvrir le rapprochement relance le processus de rapprochement lorsque des variations du solde du grand livre surviennent. La réinitialisation se fait automatiquement lorsque le système détecte des variations du solde du grand livre après la soumission ou l’approbation.
Pendant la période de rapprochement, les soldes du grand livre peuvent évoluer en raison :
Des écritures comptables tardives enregistrées dans l’ERP.
Des corrections ou des ajustements apportés à des écritures existantes.
Des transactions supplémentaires traitées après la synchronisation initiale des données.
Lorsque le système détecte que le solde du grand livre d’un compte a changé après la soumission ou l’approbation d’un rapprochement :
Le workflow ramène automatiquement le rapprochement à l’étape Préparation (statut En cours).
Si la modification du solde du grand livre affecte les périodes précédentes, le système rouvre toutes les périodes jusqu’à celle où la modification s’est produite, incluse.
Une fois le rapprochement clôturé pour la période concernée, les périodes suivantes doivent être saisies à nouveau et suivre manuellement le workflow.
Règles du workflow de rapprochement
Attribution des rôles
Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne.
Le réviseur et l’approbateur ne peuvent pas être la même personne (le système impose la séparation des tâches).
Tous les rôles peuvent être attribués à N'importe qui, ce qui permet à tout utilisateur d'exercer cette fonction.
Exigences relatives aux commentaires
Les commentaires sont facultatifs quand on soumet pour la revue ou la validation.
Les commentaires sont obligatoires quand on rejette un rapprochement.
Annuler l'approbation
Seul l’utilisateur ayant approuvé un rapprochement peut annuler cette approbation.
L'annulation ramène le rapprochement à l'étape En cours.
Restrictions relatives au workflow de rapprochement
Afin de protéger l’intégrité des données et de garantir la bonne tenue des pistes d’audit, les actions de modification sont automatiquement désactivées dès qu’un rapprochement dépasse la phase de « Préparation ».
Les actions sont également bloquées si le rapprochement du même compte pour une période antérieure est toujours en cours. Le système affiche un message indiquant qu’aucune action ne peut être effectuée tant que le rapprochement de la période précédente n’est pas clôturé.
Rapprochements des comptes bancaires
Une fois soumises pour la revue, les actions suivantes sont verrouillées :
Apparier/désapparier des transactions.
Télécharger des fichiers
Modifier les détails d’une transaction.
Supprimer des transactions.
Réinitialiser le rapprochement.
Définir le solde
Rapprochements standard [v26.3]
Une fois soumises pour la revue, les actions suivantes sont verrouillées :
Ajouter des lignes justificatives.
Modifier les lignes justificatives.
Supprimer des lignes justificatives.
Charger les pièces justificatives.
Ajouter ou modifier des catégories et des commentaires au niveau des lignes.
Rapprochements inter-sociétés [v26.3]
Une fois soumises pour la revue, les actions suivantes sont verrouillées :
Apparier/désapparier des transactions
Ajouter ou importer des lignes de report d’ouverture
Modifier ou supprimer des lignes de report
Ajouter ou modifier des commentaires et des catégories
Démarrage anticipé des rapprochements de la période suivante [v26.1]
Les préparateurs peuvent lancer le rapprochement de la période continue dès que la période en cours a dépassé la phase de préparation.
Règles :
Le rapprochement de la période suivante peut être lancé dès que la période en cours a été soumise pour révision.
Le rapprochement de la période suivante ne peut être soumis pour révision tant que le rapprochement de la période précédente n’est pas terminé (approuvé).
Si la période précédente est rejetée ou rouverte, le système réinitialise automatiquement les appariements automatiques de la période suivante (les appariements manuels sont conservés) et restreint certaines actions jusqu’à ce que la période précédente soit à nouveau soumise à revue.
A noter: Le message de rejet de la période précédente comprend l’avertissement suivant : « Cela réinitialisera les appariements automatiques lors du prochain rapprochement. »
Comportement du démarrage automatique du rapprochement [v26.3]
Lorsque les comptes sont connectés à des sources de données intégrées (intégrations ERP, flux bancaires ou connecteurs), les rapprochements démarrent automatiquement et progressent d’une période à l’autre en fonction des soldes disponibles. Cela élimine le lancement manuel des périodes et assure une progression fluide du workflow.
Les exigences en matière de solde varient selon le type de rapprochement :
Les rapprochements de comptes bancaires et inter-sociétés nécessitent des soldes à la fois du côté du grand livre et du côté justificatif/contrepartie
Les rapprochements standard nécessitent un solde uniquement du côté du grand livre
La progression automatique suit cette séquence :
Première période : Lorsque vous créez une instance de rapprochement, le système vérifie que les soldes sont suffisants. Si des soldes existent, la première période ouverte passe automatiquement de « Non commencée » à « En cours » et déclenche l’appariement automatique. Pour les rapprochements inter-sociétés, vous pouvez également démarrer manuellement en ajoutant ou en important une ligne de report d’ouverture, ou en appariant une paire de transactions.
Périodes suivantes : Une fois que vous avez soumis une période pour révision, le système évalue la période suivante. Si des soldes existent sur les côtés requis, la période suivante passe automatiquement à l’état « En cours » et déclenche l’appariement automatique. Ce processus se poursuit pour toutes les périodes.
Après un rejet : Si une période soumise est rejetée lors de la revue et revient à l’état « En cours », la période suivante est maintenue à l’état « Non démarrée ». La période suivante ne continuera pas à avancer tant que la période en cours n’aura pas dépassé la phase de « Préparation ». Une fois que la période en cours a terminé la phase de « Préparation », la période suivante continue l’évaluation en vue d’un démarrage automatique et se poursuit si les conditions de solde sont remplies. Cela garantit l’intégrité des périodes en empêchant les périodes en aval d’avancer tant qu’une période antérieure reste incomplète.
Le démarrage automatique n’a lieu que quand :
les comptes sont connectés à des sources de données intégrées actives
Les soldes suffisants existent du côté requis
La période est dans l’état « Non démarrée »
Le démarrage automatique ne se produit PAS si :
Les comptes ne sont pas connectés à des sources de données intégrées
Les soldes requis n'existent pas
Une période a été manuellement déplacée vers un autre statut ou marquée comme terminée