Verwalten von Abstimmungsvorlagen [v26.3]

Das Untermodul „Abstimmungen“ im Bereich „Administration“ ermöglicht es Administratoren, Abstimmungsvorlagen zu erstellen und zu verwalten.

Eine Abstimmungsvorlage legt fest, wie Abstimmungen erstellt und verwaltet werden. Vorlagen legen den Abstimmungstyp, die beteiligten Hauptbuchkonten, die Belegquellen, die Kontenzuordnungsstruktur und den zugewiesenen Ersteller, Prüfer und Genehmiger fest.

Hinweis: Erweitern Sie die Abstimmungsvorlage, um die Details zu den Hauptbuchkonten und den Belegquellen anzuzeigen.

Hinweis: Abstimmungsvorlagen unterstützen 1:1-, 1:M-, M:1- und M:M-Kontozuordnungen.

Abstimmungsvorlage – die Konfiguration, die festlegt, wie eine Abstimmung eingerichtet wird.
Abstimmungsinstanz – die aktive Abstimmung, die aus einer Vorlage für einen bestimmten Zeitraum erstellt wurde. Für jeden offenen Zeitraum wird automatisch eine neue Instanz aus der aktiven Vorlage erstellt.

Wenn eine Vorlage erstellt wird:

werden für die offenen Zeiträume automatisch Abstimmungsinstanzen generiert.
Noch nicht gestartete Instanzen übernehmen automatisch Aktualisierungen der Vorlage.
Begonnene Instanzen verwenden weiterhin die Version der Vorlage, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktiv war.
Administratoren können berechtigte Instanzen mit der neuesten Version der Vorlage synchronisieren.

Hinweis: Nur Anwender mit Administratorrechten können Abstimmungsvorlagen erstellen, bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Die Konfiguration der Belegquelle wird nun auf der Registerkarte „Abstimmungen“ verwaltet. Zuvor wurde sie auf einzelnen Konten auf der Registerkarte „Konten“ festgelegt, die nun in „Hauptbuchkonten“ umbenannt wurde.

Abstimmungsvorlagen verwalten

So verwalten Sie Abstimmungsvorlagen:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Abstimmungen.

Auf der Seite „Abstimmungsvorlagen“ werden alle für Ihre Organisation konfigurierten Abstimmungsvorlagen angezeigt.

Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente, um Vorlagen zu filtern und zu verwalten:

Kontrolle	Funktion
Abstimmungen durchsuchen...	Sucht nach Vorlagen anhand des Abstimmungsnamens oder des Namens des Hauptbuchkontos.
Neue Abstimmung erstellen	Öffnet das Dialogfeld Abstimmung erstellen, um eine neue Vorlage hinzuzufügen.
Neu laden	Aktualisiert die Liste der Vorlagen mit den neuesten Daten.
Paginierung	Zeigt die Auswahl für die Anzahl der Zeilen pro Seite an (Standardwert: 25), die Gesamtzahl der Anwender und die Steuerelemente für die Seitennavigation.

Die Tabelle zeigt die folgenden Informationen zu Vorlagen an. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol (▶) in einer beliebigen Zeile, um diese zu erweitern und die vollständigen Details zum Hauptbuchkonto und zur Belegquelle mit Währungssymbolen anzuzeigen:

Spalte	Beschreibung
Name der Abstimmung	Der Name für das Anzeigen der Abstimmung. Der Standardwert für den Namen des Hauptbuchkontos ist dieser Name. Enthält ein Pfeilsymbol zum Ein- und Ausblenden.
Hauptbuchkonto	Das oder die dieser Vorlage zugeordneten Hauptbuchkonten – zum Beispiel „1 Hauptbuchkonto“. Erweitern Sie die Zeile, um den vollständigen Namen des Kontos und die Angabe zur Währung anzuzeigen
Belegquelle	Der Typ der Belegquelle: Bankkonto, Standard oder Konzernintern. Erweitern Sie die Zeile, um den vollständigen Namen des Kontos und das Symbol für die Währung anzuzeigen.
Ersteller	Inline-Dropdown-Menü zum Festlegen des Erstellers. Als Standardwert ist „Jeder“ ausgewählt.
Prüfer	Inline-Dropdown-Menü zum Festlegen des Erstellers. Als Standardwert ist „Jeder“ ausgewählt.
Genehmigender	Inline-Dropdown-Menü zum Festlegen des Erstellers. Als Standardwert ist „Jeder“ ausgewählt.
Bearbeiten	Bleistift-Symbol zum Bearbeiten der Abstimmungsvorlage. Sowohl das Bearbeiten als auch das Löschen einer Vorlage erfolgen hier.

Abstimmungsvorlage erstellen

So erstellen Sie eine neue Abstimmungsvorlage:

Klicken Sie auf Neue Abstimmung erstellen.

Das System zeigt das Dialogfeld Abstimmung erstellen an.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Supporttyp * [v26.3]	Markieren Sie den Abstimmungs-Typ. Verfügbare Optionen sind Bankkonto und Standard Interco-
Name der Abstimmung *	Geben Sie einen Namen für die Abstimmung ein.
Hauptbuchkonten	Markieren Sie die Hauptbuchkonten mithilfe der Kontrollkästchen. Im Fenster wird die Anzahl der ausgewählten Konten angezeigt. Es sind nur Konten verfügbar, die im Untermodul „Hauptbuchkonten“ aktiviert sind; Konten, die bereits einer anderen Vorlage zugewiesen sind, werden mit der Bezeichnung „Zugewiesen zu“ eingeblendet und können nicht markiert werden. Verwenden Sie Hauptbuchkonten suchen, um nach Name oder Kontonummer zu filtern.
Bankkonten	Verfügbar, wenn der Belegtyp „Bankkonto“ ist. Markieren Sie ein oder mehrere Konten, die in die Abstimmung einbezogen werden sollen. Im Fenster wird die Anzahl der ausgewählten Konten angezeigt. Bereits zugewiesene Konten werden mit der Bezeichnung „Zugewiesen zu“ eingeblendet. Verwenden Sie Bankkonten suchen, um nach Name oder Kontonummer zu filtern.
Toleranz [v26.3]	Wählen Sie eine Toleranzeinstellung aus der Dropdown-Liste aus. Verfügbare Optionen: Systemstandard verwenden (Standardwert) Währungsbetrag Prozent des Saldos Der höhere Wert aus Währungsbetrag oder Prozent des Saldos

Hinweis: Der ausgewählte Typ bestimmt, wie die Abstimmung konfiguriert wird:

Bankkonto – Es erscheint eine Auswahl für Bankkonten. Markieren Sie ein oder mehrere Konten, die in die Abstimmung einbezogen werden sollen.
Standard – Es ist keine zusätzliche Auswahl der Konten erforderlich. Die Abstimmung verwendet das Kontensaldo des Hauptbuchkontos als Grundlage für die Abstimmung.
Konzerninterne Konten [v26.3] – Für die Gegenpartei (rechte Seite) wird eine Auswahl für konzerninterne Konten angezeigt. Das Hauptbuchkonto der Gegenpartei muss zu einer anderen juristischen Person gehören als das primäre Hauptbuchkonto. „Intercompany“ unterstützt ausschließlich eine 1:1-Zuordnung.

Die Anzahl der ausgewählten Hauptbuchkonten und Belegquellen bestimmt den Abstimmungs-Zuordnungstyp.

Ein Hauptbuchkonto + eine Belegquelle = Eins-zu-Eins (1:1)
Ein Hauptbuchkonto + mehrere Belegquellen = Eins-zu-Viele (1:M)
Mehrere Hauptbuchkonten + eine Belegquelle = Viele-zu-Eins (M:1)
Mehrere Hauptbuchkonten + mehrere Belegquellen = Viele-zu-Viele (M:M)

Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente, um die Auswahl im Bereich „Hauptbuchkonten“ oder „Bankkonten“ zu filtern und zu verwalten:
- Alle auswählen – Markiert alle sichtbaren, aktivierten Konten.
- Alle abwählen – Hebt die Auswahl aller Konten auf.
- Verwendete Ausblenden – Blendet Konten aus, die bereits einer anderen Vorlage zugewiesen sind.
- Deaktivierte einblenden – Schaltet das Anzeigen der deaktivierten Konten auf der entsprechenden Registerkarte (Registerkarte „Hauptbuchkonten“ oder „Bankkonten“) um. Deaktivierte Konten sind standardmäßig ausgeblendet, werden bei Einblendung durch ein visuelles Symbol gekennzeichnet und können nicht markiert werden. Klicken Sie auf Deaktivierte Ausblenden, um sie wieder auszublenden.
  
  Hinweis: Deaktivierte Hauptbuchkonten und Bankkonten werden nur zu Informationszwecken angezeigt und können nicht für neue oder aktualisierte Abstimmungsvorlagen markiert werden.
Um ein Konto hinzuzufügen, das nicht aufgeführt ist, klicken Sie auf Neues Konto hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neues Bankkonto hinzufügen.
Um mehrere Konten in einer einzigen Abstimmung zu gruppieren, markieren Sie zwei oder mehr Konten im Bereich „Sachkonten“, im Bereich „Bankkonten“ oder in beiden Bereichen.

Hinweis: Es sind nur Hauptbuchkonten derselben Währung oder derselben Finanzquelle zulässig.

Der angewendete Gruppierungstyp hängt davon ab, wie viele Konten in jedem Bereich ausgewählt sind. Details zu den unterstützten Gruppierungstypen finden Sie unter Gruppierte Abstimmungen.
Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Abstimmungsvorlage wird in der Liste angezeigt. Abstimmungsinstanzen werden automatisch für die aktuelle und die kommenden Perioden generiert, wobei jeder Rolle als Standardwert Jeder zugewiesen wird. Die Zuweisungen können später aktualisiert werden.

Hinweis: Ersteller und Prüfer können dieselbe Person sein. Prüfer und Genehmiger können nicht dieselbe Person sein.

Hinweis: Der Standardwert für alle Rollen lautet Anyone – jeder Anwender mit den entsprechenden Berechtigungen kann diese Rolle ausüben.

Eine Abstimmungsvorlage bearbeiten

So bearbeiten Sie eine vorhandene Abstimmungsvorlage:

Suchen Sie die Vorlage in der Liste.
Klicken Sie in der Zeile der Vorlage auf Bearbeiten (Bleistift-Symbol). Das Dialogfeld Abstimmung bearbeiten wird mit den aktuellen Feldwerten geöffnet
Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf.

Verwenden Sie dieselben Bedienelemente wie unter Vorlage zum Erstellen einer Abrechnung erstellen beschrieben.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Abstimmungsvorlage wird aktualisiert und eine neue Version der Vorlage erstellt. Bestehende Abstimmungsinstanzen werden entsprechend ihrem aktuellen Status angepasst.

Hinweis:

Das Bearbeiten einer Vorlage wirkt sich wie folgt auf Abstimmungsinstanzen aus:
- Noch nicht gestartete Instanzen – werden automatisch aktualisiert, um die neueste Version der Vorlage widerzuspiegeln.
- Laufende Instanzen – können mit der neuesten Version synchronisiert werden (siehe Synchronisation einer Abstimmungsinstanz mit der neuesten Version).
- Instanzen jenseits der Vorbereitungsphase – verwenden weiterhin die Version, die zum Zeitpunkt des Starts der Instanz aktiv war. Um die Änderungen zu übernehmen, setzen Sie die Instanz zunächst auf den Status „In Vorbereitung“ zurück oder lehnen Sie sie ab.
Hinweis: Der Belegtyp kann nicht bearbeitet werden. Um den Belegtyp für ein Konto zu ändern, entfernen Sie das Konto aus der Vorlage und fügen Sie es unter dem erforderlichen Typ erneut hinzu.

Bearbeiten einer gruppierten Abstimmungsvorlage

Wenn eine gruppierte Abstimmungsvorlage aktualisiert wird, wirken sich die Änderungen sowohl auf zukünftige Abstimmungsinstanzen als auch auf bestehende Instanzen aus, die mit der neuesten Version der Vorlage synchronisiert sind.

Konten hinzufügen

Wenn ein Hauptbuchkonto oder eine Belegquelle hinzugefügt wird:

Wird das Konto Teil der Abstimmungsgruppe.
Die aggregierten Salden umfassen das neue Konto.
Historische Salden werden nicht automatisch angepasst.
Bei Bedarf können für neu hinzugefügte Konten Eröffnungsübertragungszeilen hochgeladen werden.

Konten entfernen

Wenn ein Hauptbuchkonto oder eine Belegquelle entfernt wird:

wird das Konto bei zukünftigen Abstimmungen nicht mehr berücksichtigt.
Bestehende nicht abgeglichene und übertragene Posten werden nicht automatisch verschoben.
Eröffnungsübertragsposten können in eine andere Abstimmung hochgeladen werden, wenn diese Posten weiterhin nachverfolgt werden sollen.

Informationen zum Verhalten bei gruppierten Abstimmungen finden Sie unter „Gruppierte Abstimmungen“.

Vorlage zur Abstimmung löschen

Die Option „Löschen“ befindet sich unten links im Dialogfeld „Abstimmung bearbeiten“.

So löschen Sie eine Abstimmungsvorlage:

Suchen Sie die Vorlage in der Liste.
Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) am Ende der Zeile der Vorlage. Das Dialogfeld „Abstimmung bearbeiten“ wird geöffnet.
Klicken Sie unten links im Dialogfeld auf Löschen.

Das Bestätigungsdialogfeld Abstimmung löschen wird mit folgender Meldung angezeigt: „Möchten Sie [Name der Abstimmung] wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Klicken Sie auf Löschen, um den Vorgang zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um zum Dialog zum Bearbeiten zurückzukehren.

Die Vorlage wird aus der Liste entfernt.

Das Löschen einer Vorlage wirkt sich wie folgt auf Abstimmungsinstanzen aus:
- Noch nicht gestartete Instanzen – werden sofort entfernt.
- Bereits gestartete Instanzen – bleiben für den aktuellen Zeitraum aktiv. Bei den betroffenen Instanzen wird die Option „Instanz löschen“ angezeigt, mit der ein Administrator diese einzeln entfernen kann. Siehe „Eine Abstimmungsinstanz löschen“.
Informationen zum Aktivieren von Hauptbuchkonten für die Abstimmung finden Sie unter „Hauptbuchkonten verwalten“.

Neues Bankkonto hinzufügen

Wenn das gewünschte Konto nicht im Bereich „Bankkonten“ aufgeführt ist, können Sie es hinzufügen, ohne den Dialog „Erstellen von Abstimmungen“ zu verlassen.

So fügen Sie ein Konto hinzu:

Klicken Sie unten im Bereich „Bankkonten“ auf Neues Bankkonto hinzufügen. Das Dialogfeld Konto hinzufügen wird geöffnet.

Klicken Sie im Bereich „Bankkonten“ auf Neues Bankkonto hinzufügen.

Das Dialogfeld „Konto hinzufügen“ wird geöffnet.

Geben Sie die erforderlichen Angaben in die folgenden Felder ein:

Feld	Beschreibung
Name des Bankkontos	Der Name für das Bankkonto.
Name der Bank	Der Name der Bank.
Kontonummer/IBAN	Die Kontonummer oder IBAN. Dies ist ein Pflichtfeld.
Währung	Die Währung des Kontos. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus. Dies ist ein Pflichtfeld.

Klicken Sie auf Konto erstellen.

Das neue Bankkonto wird hinzugefügt und ist im Bereich „Bankkonten“ verfügbar, um ausgewählt zu werden.

Eine Abstimmungsvorlage löschen

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Überschreiben der Abstimmtoleranz [v26.3]

Im Abschnitt Toleranzüberschreitung in den Dialogfeldern „Abstimmung erstellen“ und „Abstimmung bearbeiten“ können Administratoren eine Einreichungstoleranz für eine bestimmte Vorlage festlegen. Die Toleranz definiert den maximal zulässigen nicht abgeglichenen Saldo, wenn ein Ersteller eine Abstimmung für die Überprüfung übermittelt.

Wenn der nicht abgeglichene Saldo bei der Einreichung die konfigurierte Toleranz überschreitet, ist die Schaltfläche Zur Überprüfung übermitteln deaktiviert und ein Warnsymbol wird angezeigt. Der Ersteller muss die offenen Posten klären, bevor die Einreichung zugelassen wird.

So konfigurieren Sie die Toleranzüberschreitung für eine Abstimmungsvorlage:

Öffnen Sie das Dialogfeld Abstimmung erstellen oder Abstimmung bearbeiten.
Scrollen Sie zum Abschnitt Toleranzüberschreitung.

Markieren Sie im Dropdown-Menü Toleranz eine der folgenden Optionen:

Option	Beschreibung
Standardwert verwenden	Wendet den systemweiten Standardwert für die Toleranz an, der unter Einstellungen > Konfiguration konfiguriert wurde. Dies ist der Standardwert für die Auswahl. Wenn diese Option markiert ist, wird im Dialogfeld unterhalb des Dropdown-Menüs der aktuelle Standardwert angezeigt – zum Beispiel „Verwendet den Standardwert: Währungsbetrag = 1,00“.
Währungsbetrag	Legt einen festen Toleranzwert in der Währung der juristischen Person des Kontos fest. Geben Sie den Betrag in das angezeigte Feld ein.
Prozent des Saldos	Legt eine Toleranz als Prozent des Kontensaldos zum Zeitpunkt der Übermittlung fest. Geben Sie den Prozent-Wert in das angezeigte Feld ein.
Der höhere Wert aus Währungsbetrag oder Prozent des Saldos	Konfiguriert sowohl einen festen Betrag als auch einen Prozent-Anteil. Das System wertet beide Werte bei der Übermittlung aus und wendet den höheren Schwellenwert an.

Klicken Sie auf Speichern.

Die Toleranzüberschreibung gilt für alle aus dieser Vorlage generierten Instanzen. Änderungen an der Überschreibung werden sofort auf Instanzen wirksam, die sich derzeit in der Vorbereitungsphase befinden.

Hinweis: Änderungen an den Einstellungen der Konfiguration werden sofort auf neue Abstimmungsinstanzen und Vorlagen in der Vorbereitungsphase angewendet. Änderungen wirken sich nicht auf Abstimmungen aus, die sich bereits in der Phase „Überprüfung“ oder darüber hinaus befinden.

Informationen zum Festlegen der Toleranz auf Systemebene finden Sie unter Konfiguration verwalten.