Rapprochement des comptes bancaires

Le rapprochement des comptes bancaires utilise un système d’appariement automatique basé sur l'IA pour rapprocher les transactions du grand livre des données des relevés bancaires. Le système analyse automatiquement les relevés chargés et effectue l’appariement entre les transactions, ce qui élimine 80 à 90 % du travail manuel.

Les rapprochements de comptes bancaires indiquent le numéro de compte dans la colonne Source justificative de la liste de rapprochement (par exemple, 125-111080-001 - INR).

Page « Détails du rapprochement des comptes bancaires »

La page « Détails du rapprochement des comptes bancaires » contient les sections suivantes :

• Barre d’en-tête – Indique le nom du rapprochement, la période, l’icône de statut et les icônes d’action au niveau de la page.

• Fiches récapitulatives : indique la fiche Compte et les fiches récapitulatives indiquant les soldes et les totaux d’appariement.

• Appariement des transactions - Effectue l’appariement des transactions entre les entrées du grand livre et les lignes du relevé bancaire. Comprend les onglets « Non appariées » et « Appariées ».

Barre d'en-tête

La barre d’en-tête indique l’identifiant du rapprochement et propose des icônes d’action au niveau de la page :

Fiches récapitulatives

Les fiches récapitulatives situées sous l'en-tête indiquent les comptes et les soldes clés du rapprochement.

Rapprochement des transactions

La section Appariement des transactions effectue l’appariement des transactions entre les entrées du grand livre et les lignes du relevé bancaire. Elle comporte deux onglets : Non appariées et Appariées.

Pour effectuer le rapprochement des transactions dans le cadre d’un rapprochement de compte bancaire :

1. Chargez les relevés bancaires.

2. Gérer les transactions dans l'onglet Non appariées :

3. Gérer les transactions dans l'onglet Appariées :

4. Soumettez le rapprochement pour revue.

Charger les relevés bancaires

Les relevés bancaires doivent être chargés avant que l’appariement automatique des transactions puisse commencer.

Pour charger des relevés bancaires :

1. Cliquez sur Charger sur la page « Détails du rapprochement ».

2. Dans la boîte de dialogue pour charger, cliquez sur Parcourir les fichiers ou déposez les fichiers dans la zone de chargement.

3. Sélectionnez le fichier de relevé bancaire — les formats Excel, CSV, PDF ou image sont pris en charge.

4. Vérifiez que le fichier contient le numéro de compte, la période, les montants et les désignations.

5. Assurez-vous que les transactions correspondent à la période comptable sélectionnée.

6. Cliquez sur Ouvrir pour sélectionner le fichier.

7. Cliquez sur Charger pour charger le fichier.

   A noter: [v26.1]  Le nombre de fichiers à charger est limité à 20 par lot. Si plus de 20 fichiers sont sélectionnés, le système indique un message d’erreur. Chargez les fichiers supplémentaires par lots successifs. Cette limite s’applique à toutes les zones de chargement de fichiers, y compris les relevés bancaires, les lignes de grand livre et les pièces jointes aux listes de contrôle.

8. Le moniteur suit le traitement des fichiers dans le module Fichiers :

   • Traitement (icône de chargement verte) : le fichier est en cours d’analyse.

   • Joint (coche verte) : le fichier a été traité avec succès.

   • Erreur (icône rouge) : le traitement a échoué pour l’une des raisons suivantes :

     • Données de période incorrectes.

     • Format de fichier corrompu.

     • Champ requis manquant.

   Le système analyse automatiquement le fichier. Le moteur d'IA effectue un appariement automatique :

   • L'onglet Appariées affiche les paires de transactions appariées.

   • L'onglet Non appariées indique les transactions restantes.

   • Les fiches récapitulatives sont mises à jour avec les totaux actuels.

A noter: [v26.3]  Lorsque les relevés bancaires sont analysés (Excel, CSV ou PDF), le système extrait également des informations supplémentaires sur les transactions et les références, aussi bien pour les transactions du grand livre que pour celles de la source justificative.

• Champs côté grand livre : N° de document, N° de référence, Type d’entrée, Méthode de paiement.

• Champs côté « Support » : N° de chèque, N° de référence, Type de transaction, Mode de paiement.

Lorsqu’ils sont disponibles, ces champs sont importés automatiquement depuis les systèmes ERP connectés, les intégrations bancaires et les formats de relevés bancaires pris en charge. Les transactions qui ne contiennent pas ces valeurs continuent d'être importées avec succès.

Si ces champs ne figurent pas dans le relevé, ils sont laissés vides.

A noter: Pour plus de détails sur l'analyse des fichiers de relevés bancaires, les types de fichiers pris en charge, les règles d'analyse et les bonnes pratiques pour les fichiers PDF, consultez Analyse des relevés bancaires.

Gérer les transactions dans l’onglet « Non appariées »

L’onglet Non appariées indique les transactions nécessitant un appariement manuel ou une justification. Elle présente les entrées comptables et les transactions sources (bancaires) dans des tableaux côte à côte : Côté compte général à gauche et Côté source justificative à droite, pour faciliter la comparaison.

L’onglet « Non appariées » propose les commandes suivantes :

L’onglet Non appariées affiche les entrées du grand livre (à gauche) et les transactions de la source justificative (banque) (à droite) dans des tableaux côte à côte. Les colonnes suivantes apparaissent de chaque côté :

A noter: Lorsqu’il n’y a aucun élément non apparié, les tableaux affichent « Aucune transaction non appariée ». Lorsque des éléments sont présents, chaque côté affiche en bas le nombre de lignes et le montant total (par exemple, « 3 lignes » - « -160 780,98 $ »).

Lignes de report d’ouverture

Les clients qui commencent à utiliser Account Reconciliation en cours d’année peuvent charger les éléments non appariés historiques des périodes précédentes dans leur première période de rapprochement active, garantissant ainsi que l’équation de rapprochement soit en solde dès le premier jour.

Les options Ajouter une ligne de report d’ouverture (+) et Importer des lignes de report d’ouverture (↑) sont disponibles des deux côtés uniquement au cours de la première période active, pendant la phase de préparation (états Non commencé et En cours). Une fois que le rapprochement passe à la phase de « Revue » ou à une phase ultérieure, ces options ne sont plus disponibles.

Les éléments non appariés ouverts sont pris en charge des deux côtés d’un rapprochement de compte bancaire :

• Côté du compte général (côté comptable) – Éléments enregistrés dans le grand livre mais qui n’apparaissent pas encore sur le relevé bancaire.

• Côté source (côté relevé) : les opérations figurant sur le relevé bancaire mais qui n’ont pas encore été enregistrées dans le grand livre.

Prérequis : Chargez les éléments non appariés ouverts avant de lancer le processus de rapprochement pour votre première période active.

Deux options sont disponibles pour charger les lignes de report d’ouverture de chaque côté :

• Ajouter une ligne de report d'ouverture - Ajoute les lignes une par une à l'aide d'une boîte de dialogue. Les lignes ajoutées manuellement peuvent être modifiées ou supprimées.

• Importer des lignes de report d’ouverture : importe plusieurs lignes à la fois à l’aide d’un modèle de fichier CSV. Les lignes importées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

A noter: Pour plus de détails sur les champs, reportez-vous aux tableaux des colonnes « Côté compte général (gauche) » ou « Côté source justificative (droite) » dans Gérer les transactions dans l'onglet Non appariées.

Ajouter des lignes de report d’ouverture

Pour ajouter manuellement une seule ligne de report d'ouverture de l'un ou l'autre côté :

1. Cliquez sur Ajouter une ligne de report d’ouverture [Grand livre/Justificatif] du côté correspondant.

2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne [Grand Livre/Relevé], renseignez les champs requis et, le cas échéant, les informations de référence facultatives.

   • Champs côté grand livre : N° de document, N° de référence, Type d’entrée, Méthode de paiement.

   • Champs côté « Support » : N° de chèque, N° de référence, Type de transaction, Mode de paiement.

   Tous les champs de référence sont facultatifs et peuvent être utilisés pour fournir des détails supplémentaires sur la transaction à des fins d’appariement et d’analyse.

3. Cliquez sur Ajouter une ligne.

   L’élément apparaît immédiatement sur le côté correspondant. Le système déclenche automatiquement le moteur d’appariement pour évaluer le nouvel élément.

Importer les lignes de report d’ouverture

Pour importer plusieurs lignes de report d’ouverture via un fichier CSV sur l’un ou l’autre des côtés :

1. Cliquez sur Importer les lignes de report d’ouverture [Comptabilité générale/Support] du côté correspondant.

2. Cliquez sur Télécharger le modèle.

3. Remplissez le modèle CSV avec les postes historiques non appariés pour ce côté.

   Outre les champs existants relatifs aux lignes d’ouverture, le modèle d’importation prend en charge :

   • Champs côté grand livre : N° de document, N° de référence, Type d’entrée, Méthode de paiement.

   • Champs côté « Support » : N° de chèque, N° de référence, Type de transaction, Mode de paiement.

4. Cliquez sur Charger et sélectionnez le fichier CSV complété.

   Les éléments chargés avec succès apparaissent du côté correspondant de l’onglet Non appariés.

Si une ligne échoue à la validation, le fichier entier est rejeté et un message d’erreur est indiqué.

Les fichiers CSV importés sont enregistrés en tant que pièces jointes. Le système détecte les doublons en fonction du contenu des fichiers et indique un message si un fichier identique existe déjà.

La suppression d’un fichier importé supprime tous les éléments associés, qu’ils soient appariés ou non.

Modifier les lignes ajoutées manuellement

Pour modifier un élément ajouté manuellement :

1. Cliquez sur Modifier (icône en forme de crayon) sur la ligne de l'élément.

2. Mettez à jour les champs selon vos besoins, y compris les informations de référence telles que le n° de document, le n° de référence, le type d’entrée, le type de transaction ou le mode de paiement.

3. Cliquez sur Ajouter une ligne.

Supprimer des lignes ajoutées manuellement

Pour supprimer un élément ajouté manuellement, cliquez sur Supprimer (icône de corbeille) dans la ligne de l'élément et confirmez la suppression.

Les icônes Modifier et Supprimer n'apparaissent que pour les lignes de report d'ouverture ajoutées manuellement (ajoutées via +).

Toutes les autres sources de lignes, y compris les lignes de report d’ouverture importées (via ↑), les lignes du grand livre provenant d’un ERP et les lignes justificatives provenant d’un relevé bancaire, n’indiquent pas les icônes Modifier ou Supprimer.

Si une modification ou la suppression rompt une correspondance existante, le poste correspondant revient dans la liste « Non appariés ».

Les fonctions « Modifier » et « Supprimer » ne sont pas disponibles pour les périodes futures.

Définir le solde justificatif

La fonctionnalité Définir le solde est disponible uniquement pour les rapprochements de comptes bancaires. Si le solde de clôture n’est pas indiqué dans le relevé bancaire, vous pouvez utiliser Définir le solde pour saisir le solde manuellement afin de pouvoir terminer le rapprochement.

Pour définir le solde justificatif :

1. Cliquez sur Définir le solde.

2. Saisissez le solde qui doit correspondre au solde du grand livre. Le système calcule et indique automatiquement la Différence.

   Scénarios de rapprochement :

   Scénario	Solde du grand livre vs solde justificatif	Action requise
   Solde équilibré	Solde du grand livre = solde justificatif	Soumettre pour la revue sans éléments non appariés.
   Il existe une variance	Solde du grand livre ≠ Solde justificatif	Ajouter les postes non appariés pour expliquer la différence.

3. Cliquez sur Définir le solde. Le système calcule et indique automatiquement la différence.

A noter: Le bouton Définir le solde est désactivé dès que le rapprochement dépasse la phase de préparation.

Rapprocher les transactions manuellement

Pour apparier les transactions :

1. Recherchez une entrée comptable et une transaction bancaire dont les montants sont identiques.

2. Sélectionnez les cases à cocher situées à côté de l’entrée comptable et de la transaction bancaire correspondante.

3. Vérifiez que la barre de sélection indique les totaux correspondants au bas de la page.

4. Cliquez sur Apparier pour relier les opérations entre elles.

5. Ajoutez un commentaire, si requis, pour expliquer tout élément inhabituel concernant le rapprochement.

La paire appariée est déplacée vers l’onglet Appariées, et les fiches récapitulatives se mettent à jour automatiquement.

Pour plus de détails sur les types d’appariement pris en charge (un-à-un, un-à-plusieurs et plusieurs-à-un) et leurs limites de transactions, consultez Fonctionnalités d’appariement des transactions.

Commenter et classer les transactions non appariées

Pour les transactions bancaires qui ne peuvent pas être appariées pendant la période actuelle (périodes différentes, chèques en attente et situations similaires), documentez-les à l’aide de la boîte de dialogue Ajouter un commentaire. À partir de la version 26.2, cette boîte de dialogue vous permet également d’attribuer une Catégorie qui classe la nature de la transaction non appariée et contribue à la notation de risque sur le Tableau de bord des risques liés aux transactions non appariées. Les éléments documentés sont reportés à nouveau sur les périodes futures.

Prérequis :[v26.2] 

Les catégories doivent être configurées dans Paramètres > Catégories avant qu'elles soient disponibles pour l'attribution. Voir Catégories.

Pour ajouter un commentaire et une catégorie à un élément unique :

1. Sélectionnez la transaction non appariée soit du côté du compte général, soit du côté de la source justificative.

2. Cliquez sur l’icône Commentaire sur la ligne de l’élément. La boîte de dialogue Ajouter un commentaire s'ouvre.

3. Dans le champ Commentaire, saisissez une explication claire comprenant :

   • La raison de la variance.

   • La date prévue de résolution.

   • Tous les numéros de référence ou tous les détails justificatifs.

4. Cliquez sur le menu déroulant Catégorie et sélectionnez la catégorie appropriée. Chaque catégorie indique un indicateur de niveau de risque (Élevé, Moyen ou Faible).

5. Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).

Pour ajouter un commentaire et une catégorie en bloc à plusieurs éléments :[v26.2] 

1. Cochez la case de chaque ligne non appariée à mettre à jour. Le bouton d’action indique le nombre de lignes sélectionnées.

2. Cliquez sur Mettre à jour [N] lignes. La boîte de dialogue de mise à jour groupée s’ouvre.

3. Saisissez un commentaire, sélectionnez une catégorie, ou les deux.

4. Cliquez sur Mettre à jour. Le commentaire et la catégorie sont appliqués à toutes les lignes sélectionnées.

Pour modifier une catégorie, rouvrez la boîte de dialogue Ajouter un commentaire sur la ligne de l'élément, sélectionnez une autre catégorie, et cliquez sur Enregistrer.

Règles d'attribution des catégories [v26.2] 

• Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence Entreprise et d’une licence Professionnelle. Non disponible pour les utilisateurs de la licence gratuite.

• Seuls les « Préparateurs » peuvent effectuer l’attribution ou la modification des catégories. Les autres rôles d’utilisateur (Administrateur, Concepteur, Utilisateur avancé et Lecteur) peuvent consulter les catégories.

• L'attribution des catégories n'est disponible que pendant la phase de préparation (statut En cours). Une fois le rapprochement soumis pour revue, les attributions de catégories sont verrouillées, sauf si le rapprochement est rejeté et renvoyé en phase de préparation.

• Les attributions de catégories sont reportées avec les éléments vers les périodes suivantes et restent modifiables pendant la phase de préparation.

• Les éléments auxquels aucune catégorie n’est attribuée sont considérés par défaut comme présentant un risque élevé.

A noter: Lorsque vous sélectionnez à nouveau les mêmes lignes qui partagent déjà un commentaire, la boîte de dialogue de modification groupée s’ouvre avec le commentaire existant prérempli afin que vous puissiez le modifier. Si la sélection comprend des lignes comportant des commentaires différents ou aucun commentaire, la boîte de dialogue s'ouvre vide.

A noter: Les commentaires et la catégorisation au niveau de chaque ligne restent disponibles en plus de l’option groupée.

A noter: Contrairement aux rapprochements standard, les rapprochements de comptes bancaires suivent les éléments non appariés directement à partir des relevés bancaires et des transactions du grand livre, plutôt que de créer des lignes distinctes pour les éléments non appariés.

Gérer les transactions dans l’onglet « Appariées »

L’onglet Appariés indique toutes les paires de transactions appariées avec succès, y compris les appariements un-à-un, un-à-plusieurs et plusieurs-à-un. L’en-tête de la section indique Résultats de l’appariement avec une vue consolidée des appariements entre les comptes généraux et les sources justificatives (comptes bancaires).

Vérifier les transactions appariées

Pour vérifier et gérer les transactions appariées :

1. Accédez à l’onglet Appariées.

2. Utilisez les commandes suivantes pour rechercher, filtrer ou trier les transactions appariées :

   Contrôle	Description
   Recherche	Recherche les transactions appariées par désignation, montant ou partenaire commercial.
   Filtre [v26.3]	Développe ou réduit la section des filtres. Filtre les transactions appariées par niveau de confiance, date, montant, description et partenaire commercial, et permet de combiner plusieurs filtres. Voir « Filtrer les transactions appariées ».
   Trier par colonne [v26.3]	Trie les transactions appariées selon toutes les colonnes. Les options disponibles sont les suivantes : Date (la plus récente ou la moins récente) Montant (le plus élevé ou le plus bas) Niveau de confiance (le plus élevé ou le plus bas) Numéro de compte (A-Z ou Z-A) Description (A-Z ou Z-A), et Partenaire commercial (A-Z ou Z-A)
   Effacer la recherche et les filtres	Supprime tous les critères de recherche et de filtrage appliqués.
   Désappariement groupé [v26.1]	Désapparie plusieurs transactions à la fois.

3. Passez en revue chaque paire appariée et vérifiez l’exactitude des informations suivantes :

   Colonne	Description
   Indicateur d’appariement	ID d’appariement et indicateur de type d’appariement (1:1, 1:M, M:1).
   Date	Date de la transaction.
   Montant	Montant apparié. Code couleur : vert pour les montants positifs et rouge pour les montants négatifs.
   Compte [v26.3]	Numéro de compte général ou numéro de compte bancaire, avec une icône indiquant la source.
   Description	Description de la transaction.
   Partenaire commercial	Nom du partenaire commercial.
   Référence n° [v26.3]	Numéro de référence.
   Méthode de paiement [v26.3]	Méthode de paiement.

4. Pour désapparier un appariement individuel, cliquez sur l’icône Désapparier située à droite de la ligne. Les deux transactions sont alors déplacées vers l'onglet Non appariées.

5. [v26.1] Pour annuler le rapprochement de plusieurs transactions à la fois, cliquez sur le menu déroulant Annuler le rapprochement en masse et sélectionnez l'une des options suivantes :

   Option	Fonction
   Désapparier tout	Désapparie toutes les transactions appariées du rapprochement en cours.
   Désapparier IA	Désapparie uniquement les transactions appariées automatiquement (par l’IA).
   Désapparier manuel	Annule uniquement l'appariement des transactions appariées manuellement.

6. Confirmez l'action. Les transactions sélectionnées sont replacées dans l'onglet Non appariées.

A noter: Les appariements « plusieurs à un » indiquent les transactions regroupées avec un indicateur de regroupement. Développez le groupe pour afficher toutes les transactions individuelles incluses dans l’appariement. Cliquer sur Désapparier sur une association « plusieurs-à-un » renvoie toutes les transactions groupées vers l’onglet Non associées.

A noter: Les actions de désappariement sont disponibles uniquement pendant la phase de préparation (statut En cours). Une fois soumises pour la revue, les transactions sont verrouillées.

Soumettre le rapprochement à l’examen

Une fois toutes les transactions traitées :

1. Vérifiez que le rapprochement est complet :

   • Tous les appariements possibles ont été effectués.

   • Les variations restantes ont été documentées.

   • Les fiches récapitulatives indiquent des soldes acceptables.

2. Cliquez sur Soumettre pour la revue. La boîte de dialogue « Soumettre le rapprochement pour revue » s'affiche.

   

3. Si vous le souhaitez, ajoutez des commentaires concernant le rapprochement.

4. Cliquez sur Soumettre.

Le rapprochement passe à l’étape Revue et l’indicateur de statut se met à jour.

Avertissement de déséquilibre [v26.1] 

Si le rapprochement présente un déséquilibre, le bouton Soumettre pour la revue est désactivé et une icône d’avertissement rouge est indiquée à côté. Passez la souris sur l'icône pour afficher une info-bulle expliquant le déséquilibre. Résolvez le déséquilibre avant de soumettre le rapprochement.

Exporter le relevé de rapprochement [v26.3] 

L'action d'exportation ouvre la boîte de dialogue Exporter l'état de rapprochement, dans laquelle vous pouvez choisir le format d'exportation et configurer l'affichage de l'état avant l'exportation.

Pour télécharger l’état de rapprochement :

1. Cliquez sur l'icône Exporter dans la barre d'en-tête ou sur l'action de ligne sur la page Liste de rapprochement. La boîte de dialogue Exporter l'état de rapprochement s'ouvre.

2. Configurez les options suivantes :

   Option	Description
   Sections	Sélectionnez les lignes à exporter : Relevé complet, Éléments non appariés uniquement ou Éléments appariés uniquement.
   Format [v26.3]	Sélectionnez le format d’exportation : Excel (.xlsx), PDF (.pdf) ou CSV (.csv).
   Niveau de détail	Sélectionne le niveau de détail : Résumé uniquement ou Résumé + détails. A noter: Cette option s'applique à tous les formats.
   Inclure l'image de la première page du relevé	Lorsque cette option est activée, l’image de la première page du relevé bancaire est incluse dans l’exportation.
   Longueur maximale de la description	Nombre maximal de caractères autorisés pour les désignations de ligne. La valeur par défaut est 100.

3. Cliquez sur Exporter. Le relevé est téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

Le fichier Excel exporté comprend des informations récapitulatives sur le rapprochement, les transactions appariées et non appariées, les lignes de report d’ouverture, l’historique du workflow, les commentaires, les catégories et des détails supplémentaires sur les transactions lorsqu’ils sont disponibles.

Les détails supplémentaires des transactions comprennent :

• Côté grand livre : n° de document, n° de référence, Type d’entrée et mode de paiement.

• Côté justificatif : n° de chèque, n° de référence, Type de transaction et mode de paiement.

Lignes reportées

Le comportement des lignes reportées dépend des comptes participant au rapprochement plutôt que du modèle de rapprochement lui-même.

Lorsqu’un compte général ou une source justificative continue de participer à un rapprochement, les lignes de report sont reportées normalement.

Lorsque des comptes sont déplacés d’un modèle à l’autre ou supprimés d’un rapprochement :

• les lignes de report existantes ne sont pas transférées automatiquement.

• Les lignes de report d’ouverture peuvent être chargées manuellement afin de continuer à suivre ces éléments.

• Le système conserve l'historique des activités de rapprochement dans l'instance de rapprochement d'origine.

Réouverture d’un rapprochement

Si un solde du grand livre est retraité pour une période antérieure, le rapprochement concerné est rouvert et replacé en phase de préparation. Étant donné qu’un solde de rapprochement correspond à la somme de tous ses comptes membres, tandis qu’un retraitement du grand livre concerne un compte du grand livre spécifique, la logique de réouverture suit le principe compte du grand livre, et non le modèle.

• Tout les rapprochements historiques contenant le compte retraité sont rouverts, au-delà des limites du modèle, en suivant ce compte quel que soit le modèle auquel il appartenait au cours de chaque période.

• Le retour en arrière s’arrête lorsque la contribution du compte au solde cesse d’évoluer.

• Un modèle qui ne contient plus le compte retraité n’est pas rouvert, car son solde est calculé uniquement à partir de ses comptes membres actuels et ne dépend pas du compte qui en a été retiré.

A noter: Le traitement de réouverture prend en charge les rapprochements de groupes. Lorsqu’une variation du solde du grand livre affecte un compte participant à un rapprochement groupé, le système identifie l’instance de rapprochement appropriée et suit le compte d’une période à l’autre et lors des changements de modèle afin de déterminer quels rapprochements doivent être rouverts.

Pour plus d’informations sur l’activation des comptes pour le rapprochement, voir Gérer les comptes généraux.