Gérer les modèles de rapprochement [v26.3]
Le sous-module « Rapprochements » de la section « Administration » permet aux administrateurs de créer et de gérer des modèles de rapprochement.
Un modèle de rapprochement définit la manière dont les rapprochements sont créés et gérés. Les modèles déterminent le type de rapprochement, les comptes généraux concernés, les sources justificatives, la structure de mappage des comptes, ainsi que les personnes désignées pour la préparation, la révision et la validation.
A noter: Développez le modèle de rapprochement pour afficher les détails du grand livre et des sources justificatives.
A noter: Les modèles de rapprochement prennent en charge les mappages de comptes un-à-un (1:1), un-à-plusieurs (1:M), plusieurs-à-un (M:1) et plusieurs-à-plusieurs (M:M).
Modèle de rapprochement — Configuration définissant la manière dont un rapprochement est mis en place.
Instance de rapprochement — le rapprochement actif créé à partir d’un modèle pour une période spécifique. Une nouvelle instance est automatiquement créée pour chaque période ouverte à partir du modèle actif.
Lorsqu’un modèle est créé :
Des instances de rapprochement sont automatiquement générées pour les périodes ouvertes.
Les instances non lancées héritent automatiquement des mises à jour du modèle.
Les instances « Démarrées » continuent d’utiliser la version du modèle qui était active au moment de leur création.
Les administrateurs peuvent synchroniser les instances éligibles avec la dernière version du modèle.
A noter: Seuls les utilisateurs « Admin » peuvent créer, modifier ou supprimer des modèles de rapprochement.
A noter: La configuration des sources justificatives est désormais gérée dans l’onglet « Rapprochements ». Elle était auparavant définie sur chaque compte dans l’onglet « Comptes », qui a été renommé « Comptes généraux ».
Gérer les modèles de rapprochement
Pour gérer les modèles de rapprochement :
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Accédez à Paramètres > Rapprochements.
La page « Modèles de rapprochement » indique tous les modèles de rapprochement configurés pour votre organisation.
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Utilisez les commandes suivantes pour filtrer et gérer les modèles :
Contrôle
Fonction
Rechercher des rapprochements... Recherche de modèles par nom de rapprochement ou par nom de compte général. Créer un nouveau modèle de rapprochement
Ouvre la boîte de dialogue Créer un rapprochement pour ajouter un nouveau modèle.
Actualiser
Actualise la liste des modèles avec les données les plus récentes.
Pagination
Indique le sélecteur du nombre de lignes par page (par défaut : 25), le nombre total d’utilisateurs et les commandes de navigation entre les pages.
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Le tableau indique les informations suivantes sur les modèles. Cliquez sur la flèche (▶) d’une ligne pour la développer et afficher l’intégralité des détails du compte général et de la source justificative, avec les indicateurs de devise :
Colonne
Description
Nom du rapprochement
Le nom d'affichage du rapprochement. Par défaut, il s'agit du nom du compte général. Comprend une flèche d’expansion/de réduction.
Compte du grand livre
Le ou les comptes généraux affectés à ce modèle — par exemple, « 1 compte général ». Développez la ligne pour voir le nom complet du compte et l'indicateur de devise
Source du support
Le type de source pris en charge : Compte bancaire, Standard ou Inter-sociétés. Développez la ligne pour afficher le nom complet du compte et l'indicateur de devise.
Préparateur
Menu déroulant intégré permettant de définir le préparateur de la préparation. La valeur par défaut est « N'importe qui ».
Réviseur
Menu déroulant intégré permettant de définir le préparateur de la préparation. La valeur par défaut est « N'importe qui ».
Approbateur
Menu déroulant intégré permettant de définir le préparateur de la préparation. La valeur par défaut est « N'importe qui ».
Modifier
Icône en forme de crayon pour modifier le modèle de rapprochement. C'est ici que l'on peut modifier et supprimer un modèle.
Créer un modèle de rapprochement
Pour créer un nouveau modèle de rapprochement :
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Cliquez sur Créer un nouveau rapprochement.
Le système indique la boîte de dialogue Créer un rapprochement.
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Remplissez les champs suivants :
Champ
Description
type de justificatif *
[v26.3]
Sélectionnez le type de rapprochement. Les options disponibles sont
Compte bancaire et
Standard
Éliminations
Nom du rapprochement *
Saisissez un nom pour le rapprochement.
Comptes généraux
Sélectionnez les comptes généraux à l’aide des cases à cocher. Le panneau indique le nombre de comptes sélectionnés.
Seuls les comptes activés dans le sous-module « Comptes généraux » sont disponibles ; les comptes déjà affectés à un autre modèle sont affichés avec la mention « Affecté à » et ne peuvent pas être sélectionnés.
Utilisez Recherche des comptes généraux pour filtrer par nom ou par numéro de compte.
Comptes bancaires
Disponible lorsque le type de justificatif est « Compte bancaire ». Sélectionnez un ou plusieurs comptes bancaires à inclure dans le rapprochement.
Le panneau indique le nombre de comptes sélectionnés. Les comptes déjà affectés sont affichés avec la mention « Affecté à ».
Utilisez Recherche des comptes bancaires pour filtrer par nom ou par numéro de compte.
Tolérance
[v26.3]
Sélectionnez un paramètre de tolérance dans la liste déroulante. Options disponibles :
Utiliser la valeur par défaut du système (par défaut)
Montant en devise
Pourcentage du solde
Le montant le plus élevé entre le montant en devise et le Pourcentage du solde
A noter: Le type de justificatif sélectionné détermine la configuration du rapprochement :
Compte bancaire — un sélecteur de comptes bancaires s'affiche. Sélectionnez un ou plusieurs comptes bancaires à inclure dans le rapprochement.
Standard — aucun sélecteur de compte supplémentaire n’est requis. Le rapprochement utilise le solde de compte comme base de rapprochement.
Inter-sociétés [v26.3] — un sélecteur de comptes inter-sociétés s'affiche pour la contrepartie (à droite). Le compte général de la contrepartie doit appartenir à une entité juridique différente de celle du compte général principal. La fonction Inter-sociétés ne prend en charge que le mappage 1:1.
Le nombre de comptes généraux et de sources justificatives sélectionnés détermine le type de mappage de rapprochement.
Un compte général + une source justificative = un-à-un (1:1)
Un compte général + plusieurs sources justificatives = un-à-plusieurs (1:M)
Plusieurs comptes généraux + une source justificative = plusieurs-à-un (M:1)
Plusieurs comptes généraux + plusieurs sources justificatives = plusieurs-à-plusieurs (M:M)
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Utilisez les commandes suivantes pour filtrer et gérer la sélection dans le panneau Comptes généraux ou Comptes bancaires :
Tout sélectionner — Sélectionne tous les comptes visibles et activés.
Tout désélectionner — Désélectionne tous les comptes.
Masquer les comptes utilisés — Masque les comptes déjà affectés à un autre modèle.
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Afficher les comptes désactivés — Active ou désactive l’indication des comptes désactivés dans l’onglet correspondant (onglet « Comptes généraux » ou « Comptes bancaires »). Les comptes désactivés sont masqués par défaut ; lorsqu’ils sont affichés, ils sont signalés par un indicateur visuel et ne peuvent pas être sélectionnés. Cliquez sur Masquer les comptes désactivés pour les masquer à nouveau.
A noter: Les comptes généraux et les comptes bancaires désactivés sont indiqués à titre indicatif uniquement et ne peuvent pas être sélectionnés pour les modèles de rapprochement nouveaux ou mis à jour.
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Pour ajouter un compte bancaire qui ne figure pas dans la liste, cliquez sur Ajouter un nouveau compte bancaire.
Pour plus d’informations, consultez la section Ajouter un nouveau compte bancaire.
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Pour regrouper plusieurs comptes généraux ou comptes bancaires dans un même rapprochement, sélectionnez au moins deux comptes dans le volet Comptes généraux, le volet Comptes bancaires, ou les deux.
A noter: Seuls les comptes généraux ou les sources justificatives de la même devise sont autorisés.
Le type de regroupement appliqué dépend du nombre de comptes sélectionnés dans chaque panneau. Pour plus de détails sur les types de regroupement pris en charge, consultez Rapprochements groupés.
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Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Le nouveau modèle de rapprochement apparaît dans la liste. Des instances de rapprochement sont automatiquement générées pour la période en cours et les périodes à venir, avec Tout le monde attribué à chaque rôle par défaut. Les personnes désignées peuvent être modifiées ultérieurement.
A noter: le préparateur et le Réviseur peuvent être la même personne. Le réviseur et l’approbateur ne peuvent pas être la même personne.
A noter: L'affectation par défaut pour tous les rôles est N'importe qui — tout utilisateur disposant des autorisations appropriées peut assumer ce rôle.
Modifier un modèle de rapprochement
Pour modifier un modèle de rapprochement existant :
Recherchez le modèle dans la liste.
Cliquez sur Modifier (icône en forme de crayon) dans la ligne du modèle. La boîte de dialogue Modifier le rapprochement s'ouvre avec les valeurs actuelles des champs
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Mettez à jour les champs selon vos besoins.
Utilisez les mêmes commandes du panneau que celles décrites dans Créer un modèle de rapprochement.
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Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Le modèle de rapprochement est mis à jour et une nouvelle version du modèle est créée. Les instances de rapprochement existantes sont affectées en fonction de leur état actuel.
A noter:
La modification d’un modèle affecte les instances de rapprochement comme suit :
Instances non lancées — mises à jour automatiquement pour refléter la dernière Version du modèle.
Instances en cours — peuvent être synchronisées avec la dernière Version (voir Synchroniser une instance de rapprochement avec la dernière Version).
Instances ayant dépassé la phase de préparation — continuent d’utiliser la Version qui était active au moment du lancement de l’instance. Pour appliquer les modifications, remettez d’abord l’instance en phase de préparation ou rejetez-la.
A noter: Le type de justificatif ne peut pas être modifié. Pour modifier le type de justificatif d’un compte, supprimez le compte du modèle, puis ajoutez-le à nouveau sous le type requis.
Modification d’un modèle de rapprochement groupé
Lorsqu’un modèle de rapprochement groupé est mis à jour, les modifications affectent à la fois les futures instances de rapprochement et les instances existantes synchronisées avec la dernière version du modèle.
Ajout de comptes
Lorsqu’un compte général ou une source justificative est ajouté :
Le compte est intégré au groupe de rapprochement.
Les soldes agrégés incluent le nouveau compte.
Les soldes historiques ne sont pas automatiquement modifiés.
Des lignes de report d'ouverture peuvent être importées pour les comptes nouvellement ajoutés, si requis.
Suppression de comptes
Lorsqu’un compte général ou une source justificative est supprimé :
Les futurs rapprochements n'incluent plus ce compte.
Les lignes existantes non appariées et reportées ne sont pas automatiquement déplacées.
Les lignes de report d’ouverture peuvent être importées dans un autre rapprochement si ces éléments doivent continuer à faire l’objet d’un suivi.
Pour plus d’informations sur le comportement des rapprochements groupés, consultez la section « Rapprochements groupés ».
Supprimer un modèle de rapprochement
L'option Supprimer se trouve en bas à gauche de la boîte de dialogue Modifier le rapprochement.
Pour supprimer un modèle de rapprochement :
Recherchez le modèle dans la liste.
Cliquez sur l’icône Modifier (crayon) dans la ligne du modèle. La boîte de dialogue « Modifier le rapprochement » s'ouvre.
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Cliquez sur Supprimer en bas à gauche de la boîte de dialogue.
La boîte de dialogue de confirmation Supprimer le rapprochement s'ouvre avec le message : « Voulez-vous vraiment supprimer [nom du rapprochement] ? Cette action ne peut être annulée.
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Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Abandonner pour revenir à la boîte de dialogue Modifier.
Le modèle est supprimé de la liste.
Supprimer un modèle affecte les instances de rapprochement comme suit :
Instances non lancées — supprimées immédiatement.
Instances déjà lancées : elles restent actives pendant la période en cours. Une option « Supprimer l’instance » apparaît sur les instances concernées, permettant à un administrateur de les supprimer individuellement. Voir Supprimer une instance de rapprochement.
Pour plus d’informations sur l’activation des comptes généraux pour le rapprochement, consultez la section « Gérer les comptes généraux ».
Ajouter un nouveau compte bancaire
Si le compte bancaire dont vous avez besoin ne figure pas dans le panneau Comptes bancaires, vous pouvez l’ajouter sans quitter la boîte de dialogue Créer un rapprochement.
Pour ajouter un compte bancaire :
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Cliquez sur Ajouter un nouveau compte bancaire au bas du panneau Comptes bancaires. La boîte de dialogue Ajouter un compte bancaire s'ouvre.
Dans le panneau Comptes bancaires, cliquez sur Ajouter un nouveau compte bancaire.
La boîte de dialogue « Ajouter un compte bancaire » s’ouvre.
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Saisissez les détails requis dans les champs suivants :
Champ
Description
Nom du compte bancaire
Nom d'affichage du compte bancaire.
Nom de la banque
Le nom de la banque.
Numéro de compte/IBAN
Le numéro de compte ou l'IBAN. Ce champ est obligatoire.
Conversion
La devise du compte bancaire. Sélectionnez-la dans la liste déroulante. Ce champ est obligatoire.
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Cliquez sur Créer un compte bancaire.
Le nouveau compte bancaire est ajouté et est disponible dans le panneau Comptes bancaires pour être sélectionné.
Supprimer un modèle de rapprochement
(missing or bad snippet)
Remplacement de la tolérance de rapprochement [v26.3]
La section Remplacer la tolérance des boîtes de dialogue « Créer un rapprochement » et « Modifier un rapprochement » permet aux administrateurs de définir une tolérance de soumission pour un modèle de rapprochement spécifique. La tolérance définit le solde non apparié maximal autorisé lorsqu’un préparateur soumet un rapprochement pour révision.
Lorsque le solde non apparié dépasse la tolérance configurée au moment de la soumission, le bouton Soumettre pour révision est désactivé et un indicateur d’avertissement est indiqué. Le préparateur doit résoudre les éléments en suspens avant que la soumission ne soit autorisée.
Pour configurer la dérogation à la tolérance pour un modèle de rapprochement :
Ouvrez la boîte de dialogue Créer un rapprochement ou Modifier un rapprochement.
Faites défiler jusqu’à la section Dérogation à la tolérance.
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Dans le menu déroulant Tolérance, sélectionnez l’une des options suivantes :
Option Description Utiliser la valeur par défaut du système
Applique la tolérance par défaut à l'échelle du système configurée dans Paramètres > Configuration. Il s'agit de l'option sélectionnée par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée, la boîte de dialogue indique la valeur par défaut actuelle du système sous le menu déroulant — par exemple, « Utilise la valeur par défaut du système : Montant en devise = 1,00".
Montant en devise
Définit une valeur de tolérance fixe dans la devise de l’entité juridique du compte. Saisissez le montant dans le champ qui s’affiche.
Pourcentage du solde
Définit une tolérance sous forme de pourcentage du solde de compte au moment de la soumission. Saisissez le pourcentage dans le champ qui s’affiche.
Le montant le plus élevé entre le montant en devise et le Pourcentage du solde
Configure à la fois un montant fixe et un Pourcentage. Le système évalue les deux lors de la soumission et applique le seuil le plus élevé.
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Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
La dérogation à la tolérance s'applique à toutes les instances de rapprochement générées à partir de ce modèle. Les modifications apportées à la dérogation prennent effet immédiatement sur les instances se trouvant actuellement en phase de préparation.
A noter: Les modifications apportées aux paramètres de configuration prennent effet immédiatement sur les nouvelles instances de rapprochement et les nouveaux modèles se trouvant en phase de préparation. Les modifications n’affectent pas les rapprochements déjà en phase de « Revue » ou au-delà.
Pour plus d’informations sur la définition de la tolérance au niveau du système, voir Gérer la configuration.