Bankkontenabstimmung

Bei der Bankkontenabstimmung werden Hauptbuch-Transaktionen mithilfe von KI-gestütztem automatischem Abgleich mit den Daten aus den Kontoauszügen abgeglichen. Das System analysiert hochgeladene Kontoauszüge automatisch und führt den Abgleich der Transaktionen durch, wodurch 80 bis 90 Prozent des manuellen Aufwands entfallen.

Bei der Bankkontenabstimmung wird die Kontonummer im Feld Quelle der Liste der Abstimmungen angezeigt (zum Beispiel 125-111080-001 – INR).

Seite „Details zur Bankkontenabstimmung“

Die Seite „Details zur Bankkontenabstimmung“ enthält die folgenden Abschnitte:

• Kopfzeile – Zeigt den Namen der Abstimmung, den Zeitraum, das Status-Symbol und Aktionssymbole auf Seitenebene an.

• Zusammenfassungskarten – Zeigt die Kontokarte und Zusammenfassungskarten mit Salden und Summen der Übereinstimmungen an.

• Transaktionsabgleich – Führt den Transaktionsabgleich zwischen Hauptbuchposten und Kontoauszugszeilen durch. Enthält die Registerkarten „Nicht abgeglichene“ und „Abgeglichene“.

Kopfzeile

Die Kopfzeile zeigt die Abstimmungs-ID an und enthält Aktionssymbole auf Seitenebene:

Zusammenfassungskarten

Die Zusammenfassungskarten unterhalb der Kopfzeile zeigen die Konten und wichtigsten Salden für die Abstimmung an.

Transaktionsabgleich

Der Abschnitt Transaktionsabgleich führt einen Transaktionsabgleich zwischen Hauptbuch-Erfassungen und Kontoauszugszeilen durch. Er enthält zwei Registerkarten: Nicht abgeglichen und Abgeglichen.

So führen Sie den Transaktionsabgleich für eine Bankkontenabstimmung durch:

1. Hochladen Sie die Kontoauszüge.

2. Verwalten Sie Transaktionen auf der Registerkarte Nicht abgeglichen:

3. Verwalten Sie Transaktionen auf der Registerkarte Abgeglichen:

4. Abstimmung zur Überprüfung übermitteln.

Hochladen von Kontoauszügen

Kontoauszüge müssen hochgeladen werden, bevor der automatische Abgleich der Transaktionen beginnen kann.

So laden Sie Kontoauszüge hoch:

1. Klicken Sie auf der Seite „Abstimmungsdetails“ auf Hochladen.

2. Klicken Sie im Hochladen-Dialogfeld auf Dateien durchsuchen oder ziehen Sie die Dateien in den Hochladen-Bereich.

3. Markieren Sie die Kontoauszugsdatei – es werden die Formate Excel, CSV, PDF oder Bilddateien unterstützt.

4. Stellen Sie sicher, dass die Datei Kontonummer, Zeitraum, Beträge und Beschreibungen enthält.

5. Stellen Sie sicher, dass die Transaktionen mit dem ausgewählten Abrechnungszeitraum übereinstimmen.

6. Klicken Sie auf Öffnen, um die Datei auszuwählen.

7. Klicken Sie auf Hochladen, um die Datei hochzuladen.

   Hinweis: [v26.1]  Das Hochladen von Dateien ist auf maximal 20 Dateien pro Hochladen-Stapel begrenzt. Wenn mehr als 20 Dateien markiert sind, zeigt das System eine Fehlermeldung an. Laden Sie weitere Dateien in nachfolgenden Stapeln hoch. Diese Beschränkung gilt für alle Bereiche zum Hochladen von Dateien, einschließlich Kontoauszugs-Uploads, Uploads von Hauptbuchzeilen und Anhängen zu Checklisten.

8. Überwachen Sie die Verarbeitung von Dateien im Modul Dateien:

   • Verarbeitung (grüner Ladekreis) – Die Datei wird gerade analysiert.

   • Angehängt (grünes Häkchen) – Die Datei wurde erfolgreich verarbeitet.

   • Fehler (rotes Symbol) – Die Verarbeitung ist aus einem der folgenden Gründe fehlgeschlagen:

     • Falsche Periodendaten.

     • Beschädigte Datei.

     • Erforderliches Feld fehlt.

   Das System analysiert die Datei automatisch. Die KI-Engine führt einen automatischen Abgleich durch:

   • Die Registerkarte Abgeglichen wird mit abgeglichenen Transaktionspaaren gefüllt.

   • Auf der Registerkarte Nicht abgeglichen werden die verbleibenden Transaktionen angezeigt.

   • Die Zusammenfassungskarten werden mit den aktuellen Gesamtbeträgen aktualisiert.

Hinweis: [v26.3]  Wenn Kontoauszüge (Excel, CSV oder PDF) eingelesen werden, extrahiert das System außerdem zusätzliche Informationen zu Transaktionen und Referenzen sowohl für Hauptbuchtransaktionen als auch für Transaktionen der Belegquelle.

• Felder auf der Hauptbuchseite: Belegnummer, Referenznummer, Typ der Erfassung, Zahlungsmethode.

• Felder auf der Belegseite: Scheck-Nr., Referenz-Nr., Transaktionsart, Zahlungsart.

Wenn die Felder verfügbar sind, werden sie automatisch aus verbundenen ERP-Systemen, Bankintegrationen und unterstützten Kontoauszugsformaten importiert. Transaktionen, die diese Werte nicht enthalten, werden weiterhin erfolgreich importiert.

Sind diese Felder im Kontoauszug nicht vorhanden, bleiben sie leer.

Hinweis: Details zur Analyse von Kontoauszugsdateien, zu unterstützten Dateitypen, zu Analyseregeln und zu bewährten Vorgehensweisen für PDF-Dateien finden Sie unter Analyse von Kontoauszügen.

Transaktionen auf der Registerkarte „Nicht abgeglichen“ verwalten

Auf der Registerkarte Nicht abgeglichen werden Transaktionen angezeigt, für die ein manueller Abgleich oder eine Dokumentation erforderlich ist. Dort werden Hauptbuchbuchungen und Transaktionen der Belegquelle (Bank) in nebeneinander angeordneten Tabellen angezeigt: Seite „Konto des Hauptbuchs“ auf der linken Seite und Seite „Quelle“ auf der rechten Seite, um einen einfachen Vergleich zu ermöglichen.

Die Registerkarte „Nicht abgeglichen“ bietet die folgenden Steuerelemente:

Auf der Registerkarte Nicht abgeglichen werden Erfassungen im Hauptbuch (links) und Transaktionen der Finanzierungsquelle (Bank) (rechts) in nebeneinander angeordneten Tabellen angezeigt. Auf jeder Seite werden die folgenden Spalten angezeigt:

Hinweis: Wenn keine nicht abgeglichenen Posten vorhanden sind, werden in den Tabellen „Keine nicht abgeglichenen Transaktionen“ angezeigt. Wenn Posten vorhanden sind, wird auf jeder Seite unten eine Zeilenanzahl und ein Gesamtbetrag angezeigt (zum Beispiel „3 Zeilen“ – „-$160.780,98“).

Eröffnungsübertragungszeilen

Kunden, die Account Reconciliation erst im Laufe des Jahres nutzen, können historische nicht abgeglichene Posten aus früheren Perioden in ihre erste aktive Abstimmungsperiode laden, um sicherzustellen, dass der Saldo der Abstimmungsbilanz vom ersten Tag an ausgeglichen ist.

Eröffnungsübertragungszeile hinzufügen (+) und Eröffnungsübertragungszeilen importieren (↑) sind auf beiden Seiten nur in der ersten aktiven Periode während der Vorbereitungsphase verfügbar (Statusseiten Nicht begonnen und In Bearbeitung). Sobald die Abstimmung in die Phase „Überprüfung“ oder darüber hinaus übergeht, sind diese Optionen nicht mehr verfügbar.

Offen, nicht abgeglichene Posten werden auf beiden Seiten einer Bankkontenabstimmung unterstützt:

• Konto-Seite (Buchungsseite) – Posten, die im Konto erfasst, aber noch nicht im Kontoauszug ausgewiesen sind.

• Quelle (Kontoauszugsseite) – Posten, die im Kontoauszug erscheinen, aber noch nicht im Hauptbuch erfasst wurden.

Voraussetzung: Laden Sie offene, nicht abgeglichene Posten, bevor Sie den Abstimmungsprozess für Ihre erste aktive Periode starten.

Für das Laden von Eröffnungsübertragungszeilen stehen auf jeder Seite zwei Optionen zur Verfügung:

• Eröffnungsübertragungszeile hinzufügen – Fügt Zeilen einzeln über ein Dialogfeld hinzu. Manuell hinzugefügte Zeilen können bearbeitet oder gelöscht werden.

• Eröffnungsübertragungszeilen importieren – Importiert mehrere Zeilen gleichzeitig mithilfe einer CSV-Vorlage. Importierte Zeilen können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Hinweis: Details zu den Feldern finden Sie in den Spaltentabellen „Hauptbuchkontoseite (links)“ oder „Belegquellenseite (rechts)“ unter Transaktionen auf der Registerkarte „Nicht abgeglichen“ verwalten.

Eröffnungsübertragungszeilen hinzufügen

So fügen Sie auf einer der beiden Seiten manuell eine einzelne Eröffnungsübertragungszeile hinzu:

1. Klicken Sie auf der jeweiligen Seite auf Eröffnungsübertragungszeile [Hauptbuch/Beleg] Hinzufügen.

2. Geben Sie im Dialogfeld [Hauptbuch-/Kontoauszugs-]Zeile Hinzufügen die erforderlichen Felder und beliebige optionale Referenzinformationen ein.

   • Felder auf der Hauptbuchseite: Belegnummer, Referenznummer, Typ der Erfassung, Zahlungsmethode.

   • Felder auf der Belegseite: Scheck-Nr., Referenz-Nr., Transaktionsart, Zahlungsart.

   Alle Referenzfelder sind optional und können verwendet werden, um zusätzliche Details für den Abgleich und die Untersuchung bereitzustellen.

3. Klicken Sie auf Zeile Hinzufügen.

   Der Posten erscheint sofort auf der jeweiligen Seite. Das System löst automatisch die Engine für den Abgleich aus, um den neuen Posten zu bewerten.

Import von Eröffnungsübertragungszeilen

So importieren Sie mehrere Eröffnungsübertragungszeilen per CSV auf einer der beiden Seiten:

1. Klicken Sie auf der jeweiligen Seite auf Eröffnungsübertragungszeilen [Hauptbuch/Support] importieren.

2. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen.

3. Füllen Sie die CSV-Vorlage mit den historischen, noch nicht abgeglichenen Posten für diese Seite aus.

   Zusätzlich zu den vorhandenen Feldern für Eröffnungszeilen unterstützt die Importvorlage:

   • Felder auf der Hauptbuchseite: Belegnummer, Referenznummer, Typ der Erfassung, Zahlungsmethode.

   • Felder auf der Belegseite: Scheck-Nr., Referenz-Nr., Transaktionsart, Zahlungsart.

4. Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie die ausgefüllte CSV-Datei aus.

   Erfolgreich hochgeladene Posten werden auf der jeweiligen Seite der Registerkarte Nicht abgeglichen angezeigt.

Wenn eine Zeile die Validierung nicht besteht, wird die gesamte Datei abgelehnt und eine Fehlermeldung angezeigt.

Importierte CSV-Dateien werden als Anhänge gespeichert. Das System erkennt doppelte Dateien anhand des Dateiinhalts und zeigt eine Meldung an, wenn bereits eine identische Datei vorhanden ist.

Durch das Löschen einer importierten Datei werden alle zugehörigen Einträge entfernt, einschließlich der Einträge mit Übereinstimmung und der Einträge ohne Übereinstimmung.

Manuell hinzugefügte Zeilen bearbeiten

So bearbeiten Sie einen manuell hinzugefügten Eintrag:

1. Klicken Sie in der Zeile des Eintrags auf Bearbeiten (Bleistift-Symbol).

2. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf, einschließlich aller Referenzinformationen wie Belegnummer, Referenznummer, Typ der Erfassung, Transaktionstyp oder Zahlungsmethode.

3. Klicken Sie auf Zeile Hinzufügen.

Manuell hinzugefügte Zeilen löschen

Um einen manuell hinzugefügten Eintrag zu löschen, klicken Sie in der Eintragszeile auf Löschen (Papierkorbsymbol) und bestätigen Sie den Löschvorgang.

Die Symbole Bearbeiten und Löschen werden nur für manuell hinzugefügte Eröffnungsübertragungszeilen angezeigt (hinzugefügt über +).

Bei allen anderen Zeilenquellen, einschließlich importierter Zeilen zur Eröffnung (über ↑), aus dem ERP stammenden Hauptbuchzeilen und aus Kontoauszügen stammenden Belegzeilen, werden keine Symbole zum Bearbeiten oder Löschen angezeigt.

Wenn durch eine Bearbeitung oder das Löschen eine bestehende Übereinstimmung unterbrochen wird, wird der Gegenposten wieder in die Liste „Nicht abgeglichen“ verschoben.

Die Funktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ sind in zukünftigen Perioden nicht verfügbar.

Belegsaldo einstellen

Die Funktion Saldo festlegen ist nur für Bankkontenabstimmungen verfügbar. Wenn der Schlussbestand im Kontoauszug nicht angegeben ist, können Sie Saldo festlegen verwenden, um den Saldo manuell einzugeben, damit die Abstimmung abgeschlossen werden kann.

So legen Sie den Belegsaldo fest:

1. Klicken Sie auf Saldo festlegen.

2. Geben Sie den Saldo ein, der mit dem Hauptbuchsaldo übereinstimmen soll. Das System berechnet automatisch die Differenz und zeigt sie an.

   Abstimmungsszenarien:

   Szenario	Hauptbuchsaldo vs. Belegsaldo	Erforderlicher Vorgang
   Ausgeglichen	Hauptbuchsaldo = Belegsaldo	Zur Überprüfung übermitteln, ohne dass nicht abgeglichene Posten vorhanden sind.
   Abweichung vorhanden	Hauptbuchsaldo ≠ Belegsaldo	Hinzufügen nicht abgeglichener Posten, um die Differenz zu erklären.

3. Klicken Sie auf Saldo festlegen. Das System berechnet und zeigt die Differenz automatisch an.

Hinweis: Die Schaltfläche Saldo festlegen ist deaktiviert, sobald die Abstimmung die Vorbereitungsphase überschritten hat.

Transaktionen manuell zuordnen

So führen Sie den Abgleich von Transaktionen durch:

1. Suchen Sie eine Hauptbuch-Erfassung und einen Bankvorgang mit demselben Betrag.

2. Markieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Hauptbuchposten und dem entsprechenden Bankvorgang.

3. Vergewissern Sie sich, dass die Auswahlleiste am unteren Rand der Seite die übereinstimmenden Summen anzeigt.

4. Klicken Sie auf Übereinstimmung, um die Transaktionen miteinander zu verknüpfen.

5. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu, um Unregelmäßigkeiten bei der Übereinstimmung zu erläutern.

Das abgeglichene Paar wird auf die Registerkarte Abgeglichen verschoben, und die Zusammenfassungskarten werden automatisch aktualisiert.

Details zu den unterstützten Abgleichstypen (Eins-zu-Eins, Eins-zu-Viele und Viele-zu-Eins) und deren Transaktionslimits finden Sie unter Funktionen zum Transaktionsabgleich.

Kommentieren und Kategorisieren nicht abgeglichener Transaktionen

Banktransaktionen, die in der aktuellen Periode nicht im Abgleich sind (unterschiedliche Perioden, ausstehende Schecks und ähnliche Situationen), dokumentieren Sie über das Dialogfeld Kommentar hinzufügen. Ab Version 26.2 können Sie im Dialogfeld außerdem eine Kategorie zuweisen, die die Art der nicht abgeglichenen Transaktion klassifiziert und zur Risikobewertung am Dashboard für nicht abgeglichene Risiken beiträgt. Dokumentierte Posten werden in zukünftige Perioden vorgetragen.

Voraussetzung:[v26.2] 

Kategorien müssen unter Einstellungen > Kategorien konfiguriert werden, bevor sie für die Zuweisung verfügbar sind. Siehe Kategorien.

So fügen Sie einem einzelnen Posten einen Kommentar und eine Kategorie hinzu:

1. Wählen Sie die nicht abgeglichene Transaktion entweder auf der Seite „Hauptbuchkonto“ oder auf der Seite „Belegquelle“ aus.

2. Klicken Sie am Symbol Kommentar in der Zeile des Postens. Das Dialogfeld Kommentar hinzufügen wird geöffnet.

3. Geben Sie im Feld Kommentar eine klare Erklärung ein, die Folgendes enthält:

   • Grund für die Abweichung.

   • Das voraussichtliche Datum der Klärung.

   • Beliebige Referenznummern oder weitere Details.

4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kategorie und markieren Sie die passende Kategorie. Jede Kategorie wird mit einem Risikostufen-Symbol angezeigt (Hoch, Mittel oder Niedrig).

5. Klicken Sie auf Speichern.

So fügen Sie mehreren Einträgen gleichzeitig einen Kommentar und eine Kategorie hinzu:[v26.2] 

1. Markieren Sie das Kontrollkästchen für jede nicht abgeglichene Position, die für die Fortschreibung aktualisiert werden soll. Die Aktionsschaltfläche zeigt die Anzahl der markierten Zeilen an.

2. Klicken Sie auf Aktualisieren [N] Zeilen. Das Dialogfeld für die Sammelfortschreibung wird geöffnet.

3. Geben Sie einen Kommentar ein, markieren Sie eine Kategorie oder beides.

4. Klicken Sie auf Aktualisieren. Der Kommentar und die Kategorie werden auf alle ausgewählten Zeilen angewendet.

Um eine Kategorie zu ändern, öffnen Sie erneut das Dialogfeld Kommentar Hinzufügen in der Elementzeile, wählen Sie eine andere Kategorie aus und klicken Sie auf Speichern.

Regeln zur Zuweisung von Kategorien [v26.2] 

• Nur für Benutzer mit Enterprise-Lizenz und Professional-Lizenz verfügbar. Nicht verfügbar für Benutzer der kostenlosen Lizenz.

• Nur Ersteller können Kategorien zuweisen oder ändern. Andere Benutzerrollen (Admin, Designer, Power User und Viewer) können Kategorien anzeigen.

• Die Zuweisung der Kategorien ist nur während der Vorbereitungsphase verfügbar (Status In Bearbeitung). Sobald die Abstimmung für die Überprüfung übermittelt wurde, werden die Zuweisungen zu den Kategorien gesperrt, es sei denn, die Abstimmung wird abgelehnt und kehrt in die Vorbereitungsphase zurück.

• Kategorien werden zusammen mit den Posten in nachfolgende Perioden übernommen und bleiben während der Vorbereitungsphase bearbeitbar.

• Posten, denen keine Kategorie zugewiesen ist, werden standardmäßig als Hoch Risiko eingestuft.

Hinweis: Wenn Sie dieselben Zeilen erneut auswählen, für die bereits ein Kommentar vorhanden ist, öffnet sich das Massendialogfeld mit dem bestehenden Kommentar vorausgefüllt, sodass Sie diesen ändern können. Wenn die Auswahl Zeilen mit unterschiedlichen Kommentaren oder ohne Kommentar enthält, öffnet sich das Dialogfeld leer.

Hinweis: Das Hinzufügen von Kommentaren und die Kategorisierung auf Einzelzeilenebene sind neben der Massenoption weiterhin verfügbar.

Hinweis: Im Gegensatz zu Standard-Abstimmungen verfolgen Bankkonto-Abstimmungen nicht abgeglichene Posten direkt aus Kontoauszügen und Hauptbuch-Transaktionen, anstatt separate, nicht abgeglichene Einzelposten zu erstellen.

Transaktionen auf der Registerkarte „Abgeglichen“ verwalten

Die Registerkarte Abgeglichen zeigt alle erfolgreich abgeglichenen Transaktionspaare an, einschließlich Eins-zu-Eins-, Eins-zu-Viele- und Viele-zu-Eins-Abgleiche. Die Kopfzeile des Abschnitts zeigt Abgleichsergebnisse und zeigt eine konsolidierte Ansicht der Zuordnungen zwischen Hauptbuchkonten und Quellen (Bankkonten).

Überprüfung von abgeglichenen Transaktionen

So überprüfen und verwalten Sie abgeglichene Transaktionen:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Mit Übereinstimmung.

2. Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente, um abgeglichene Transaktionen zu suchen, zu filtern oder zu sortieren:

   Kontrolle	Beschreibung
   Suchen	Sucht nach abgeglichenen Transaktionen nach Beschreibung, Betrag oder Handelspartner.
   Filter [v26.3]	Erweitert oder reduziert den Filterbereich. Filtert abgeglichene Transaktionen nach Vertrauensniveau, Datum, Betrag, Beschreibung und Handelspartner und ermöglicht die Kombination mehrerer Filter. Siehe „Abgeglichene Transaktionen filtern“.
   Nach Spalte sortieren [v26.3]	Sortiert abgeglichene Transaktionen nach einer beliebigen Spalte. Zu den verfügbaren Optionen gehören: Datum (neueste oder älteste) Betrag (höchster oder niedrigster) Vertrauensgrad (höchster oder niedrigster) Kontonummer (A–Z oder Z–A) Beschreibung (A–Z oder Z–A) und Geschäftspartner (A–Z oder Z–A)
   Suche & Filter löschen	Entfernt alle angewendeten Such- und Filterkriterien.
   Massenabgleich aufheben [v26.1]	Hebt den Abgleich mehrerer Transaktionen auf einmal auf.

3. Durchführen Sie eine Überprüfung jedes abgeglichenen Paares und vergewissern Sie sich, dass die folgenden Angaben korrekt sind:

   Spalte	Beschreibung
   Abgleichindikator	Abgleich-ID und Abgleichtyp-Kennzeichen (1:1, 1:M, M:1).
   Datum	Transaktionsdatum.
   Betrag	Abgeglichener Betrag. Farbcodiert: grün für positive Beträge und rot für negative Beträge.
   Konto-Nummer [v26.3]	Kontonummer des Hauptbuchs oder Bankkontonummer, mit einem Symbol zur Angabe der Quelle.
   Beschreibung	Beschreibung der Transaktion.
   Handelspartner	Name des Geschäftspartners.
   Ref.-Nr. [v26.3]	Referenznummer.
   Zahlungsmethode [v26.3]	Zahlungsmethode.

4. Um eine einzelne Übereinstimmung aufzuheben, klicken Sie auf das Symbol Übereinstimmung aufheben am rechten Rand des Einzelpostens. Beide Transaktionen werden auf die Registerkarte Nicht abgeglichen verschoben.

5. [v26.1] Um mehrere Transaktionen gleichzeitig die Zuordnung aufzuheben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Massenweise Zuordnung aufheben und markieren Sie eine der folgenden Optionen:

   Option	Funktion
   Alle Abgleiche aufheben	Hebt die Übereinstimmung aller zugeordneten Transaktionen in der aktuellen Abstimmung auf.
   KI-Abgleiche aufheben	Hebt nur die Übereinstimmung von automatisch zugeordneten (AI-zugeordneten) Transaktionen auf.
   Manuelle Abgleiche aufheben	Hebt nur manuell zugeordnete Transaktionen auf.

6. Bestätigen Sie den Vorgang. Die ausgewählten Transaktionen werden zurück auf die Registerkarte Nicht abgeglichen verschoben.

Hinweis: „Viele-zu-Eins“-Übereinstimmungen werden als gruppierte Transaktionen mit einem Gruppierungssymbol angezeigt. Erweitern Sie die Gruppe, um alle einzelnen Transaktionen anzuzeigen, die in der Übereinstimmung enthalten sind. Wenn Sie bei einer „Viele-zu-Eins“-Übereinstimmung auf Übereinstimmung aufheben klicken, werden alle gruppierten Transaktionen auf die Registerkarte Nicht abgeglichen zurückgesetzt.

Hinweis: Vorgänge zum Aufheben von Zuordnungen sind nur während der Vorbereitungsphase verfügbar (Status In Bearbeitung). Sobald Transaktionen für die Überprüfung übermittelt wurden, sind sie gesperrt.

Abstimmung zur Überprüfung übermitteln

Sobald alle Transaktionen bearbeitet sind:

1. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Abstimmung:

   • Alle möglichen Übereinstimmungen wurden vorgenommen.

   • Verbleibende Abweichungen wurden dokumentiert.

   • Die Zusammenfassungskarten weisen akzeptable Salden aus.

2. Klicken Sie auf Zur Überprüfung übermitteln. Das Dialogfeld „Abstimmung zur Überprüfung übermitteln“ wird angezeigt.

   

3. Optional können Sie Kommentare zur Abstimmung hinzufügen.

4. Klicken Sie auf Übermitteln.

Die Abstimmung wechselt in die Phase Überprüfung und die Statusanzeige wird aktualisiert.

Warnung bei Unstimmigkeit [v26.1] 

Wenn die Abstimmung nicht ausgeglichen ist, ist die Schaltfläche Zur Überprüfung übermitteln deaktiviert und daneben wird ein rotes Symbol für Warnungen angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um einen Tooltip mit einer Erklärung zur Unstimmigkeit anzuzeigen. Beheben Sie die Unstimmigkeit, bevor Sie die Abstimmung übermitteln.

Abstimmungsbericht exportieren [v26.3] 

Der Exportvorgang öffnet das Dialogfeld Abstimmungsbericht exportieren, in dem Sie das Exportformat auswählen und vor dem Export festlegen können, wie der Bericht dargestellt werden soll.

So laden Sie die Abstimmungsaufstellung herunter:

1. Klicken Sie auf das Symbol Export in der Kopfzeile oder auf den Vorgang der Zeilen auf der Seite „Abstimmungsliste“. Das Dialogfeld Abstimmungsbericht für den Export wird geöffnet.

2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen:

   Option	Beschreibung
   Abschnitte	Markieren Sie, welche Zeilen exportiert werden sollen: Vollständige Abrechnung, Nur nicht im Abgleich stehende Posten oder Nur im Abgleich stehende Posten.
   Format [v26.3]	Markieren Sie das Exportformat: Excel (.xlsx), PDF (.pdf) oder CSV (.csv).
   Detaillierungsgrad	Wählt den Detaillierungsgrad aus: Nur Zusammenfassung oder Zusammenfassung + Details. Hinweis: Dies gilt für alle Formate.
   Bild der ersten Seite des Kontoauszugs einbeziehen	Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Bild der ersten Seite des Kontoauszugs in den Export einbezogen.
   Maximale Länge der Beschreibung	Die maximal zulässige Zeichenanzahl für Beschreibungen von Zeilen. Der Standardwert beträgt 100.

3. Klicken Sie auf Exportieren. Der Kontoauszug wird in Ihren Standard-Ordner zum Herunterladen heruntergeladen.

Die exportierte Excel-Datei enthält Informationen zur Abstimmungs-Zusammenfassung, abgeglichene und nicht abgeglichene Transaktionen, Eröffnungssalden, den Workflow-Verlauf, Kommentare, Kategorien und weitere Transaktionsdetails, wenn sie verfügbar sind.

Zu den zusätzlichen Transaktionsdetails gehören:

• Hauptbuchseite: Belegnummer, Referenznummer, Typ der Erfassung und Zahlungsmethode.

• Belegseite: Scheck-Nr., Referenz-Nr., Typ der Transaktion und Zahlungsmethode.

Übertragungszeilen

Das Übertragungsverhalten richtet sich nach den an einer Abstimmung beteiligten Konten und nicht nach der Abstimmungsvorlage selbst.

Wenn ein Hauptbuchkonto oder eine Quelle weiterhin an einer Abstimmung teilnimmt, werden die Übertragungszeilen wie gewohnt fortgeführt.

Wenn Konten zwischen Vorlagen verschoben oder aus einer Abstimmung entfernt werden:

• werden vorhandene Übertragungszeilen nicht automatisch übertragen.

• Zeilen der Eröffnung der Übertragungen können manuell hochgeladen werden, um diese Posten weiterhin zu verfolgen.

• Das System bewahrt die historischen Abstimmungsaktivitäten in der ursprünglichen Abstimmungsinstanz.

Abstimmung erneut öffnen

Wird ein Hauptbuchsaldo in einer vergangenen Periode neu ausgewiesen, wird die betroffene Abstimmung wiedereröffnet und zurück in den Status „Vorbereitung“ versetzt. Da ein Abstimmungssaldo die Summe aller zugehörigen Konten ist, eine Hauptbuchkorrektur jedoch zu einem bestimmten Hauptbuchkonto gehört, folgt die Logik zum Wiedereröffnen dem Schema Hauptbuchkonto und nicht der Vorlage.

• Alle historischen Abstimmungen, die das neu ausgewiesene Konto enthielten, werden über Vorlagengrenzen hinweg wiedereröffnet, wobei diesem Konto über die jeweilige Vorlage hinweg in jeder Periode gefolgt wird.

• Der Rückverfolgungsvorgang endet, wenn sich der Beitrag des Kontos zum Saldo nicht mehr ändert.

• Eine Vorlage, die das neu ausgewiesene Konto nicht mehr enthält, wird nicht erneut geöffnet, da ihr Saldo nur über ihre aktuellen Mitglieder summiert wird und nicht von dem Konto abhängt, das entfernt wurde.

Hinweis: Die Wiedereröffnungsverarbeitung unterstützt gruppierte Abstimmungen. Wenn sich eine Änderung des Hauptbuch-Saldos auf ein Konto auswirkt, das an einer gruppierten Abstimmung teilnimmt, identifiziert das System die entsprechende Abstimmungsinstanz und verfolgt das Konto über Perioden und Vorlagenwechsel hinweg, um zu ermitteln, welche Abstimmungen wieder geöffnet werden müssen.

Informationen zum Aktivieren von Konten für die Abstimmung finden Sie unter Verwalten von Hauptbuchkonten.